16

Филиал Санкт-Петербургского государственного

инженерно-экономического университета в г. Череповце

Менеджмент

С.В Бойко

Тема 2.5. Контроль в системе менеджмента

Лекция

Череповец, 2003

Тема 2.5. Контроль в системе менеджмента Содержание лекции

Понятие функции контроля, задачи функции. Классификация контроля по времени его включения в процесс управления. Процесс контроля. Разработка стандартов, норм, нормативов. Сопоставление реальных результатов. Разработка общей схемы (системы) отклонений или достижения критических параметров. Поведенческие аспекты контроля. Адекватность системы контроля личности руководителя.

Основные принципы контроля (объективность, гибкость, экономичность). Предварительные условия организации системы контроля. Система эффективного контроля. Нерациональные способы контроля. Регулирование и обратная связь.

Вопросы лекции

1. Содержание и смысл контроля

2. Процесс контроля

3. Социальные аспекты контроля

* * *

Управление необходимости рассматривать как своего рода бесконечный процесс, который сопровождают различного рода неопре­деленности. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться.

Как же руководству организации удается, в конце концов, определить, достигло ли оно своих целей?

Как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала?

Как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации?

Ответ прост - все это достигается с помо­щью контроля. Контроль - это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, пра­вильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.

Задачами лекции являются:

1. Уяснение роли контроля как функции управления.

2. Определение содержания и видов контроля.

3. Анализ процесса контроля.

4. Выявление приемов эффективного контроля.

1. Содержание и смысл контроля

1.1. Общая характеристика контроля

Если спро­сить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам: это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе, это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении под­чинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исклю­чающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

В настоящее время некоторые изменения претерпело содержание функции контроля, который тесно связан с осуществлением прочих функций и способствует их более полной реализации. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и раз­вития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в за­планированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и фирмы в целом. Именно контроль выступает поэтому одним из главных ин­струментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей в долго-, средне- и краткосрочном плане.

Осуществление функции контроля предусматривает сбор, обработку и ана­лиз данных о фактических результатах хозяйственной деятельности всех под­разделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработку мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. По этой причине контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие ка­ких-либо отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия сроч­ных решений, касающихся оперативной деятельности данного подразделения.

Сегодня компании (фирмы) широко используют различные формы кон­троля:

 финансовый (как основу общего управленческого контроля),

 качества продукции,

 ценообразования,

 административный.

Таким образом, контроль призван обеспечить проверку исполнения управленческих решений на всех уровнях и во всех сферах управления фирмой.

Немаловажной задачей контроля остается разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хо­зяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подраз­деления. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансо­вые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

Хозяйственный учет как функция внутрифирменного управления имеет целью сбор и обработку экономической информации о деятельности фирмы и принятие на основе этой информации управленческих решений. Не случайно, поэтому, к термину «учет» применяется определение «управленческий» или «оперативный».

Управленческий учет связан с другими функциями управления и, прежде всего, с маркетингом и планированием.

Маркетинг и планирование служат исходными пунктами управленческо­го цикла, при определении целей и задач хозяйственной деятельности опира­ются на анализ информации о результатах хозяйственной деятельности фирмы в прошлый и текущий периоды времени. Именно функция учета и при­звана обеспечить сбор, хранение и обобщение необходимой для экономиче­ского анализа информации.

На практике хозяйственный учет как система внутрифирменного управ­ления включает в себя три вида учета и отчетности:

 оперативный (обслужи­вающий текущее управление фирмой, выполняя функцию текущего регули­рования и контроля научно-технической и производственно-сбытовой деятельностью фирмы),

 финансовый (бухгалтерский, представляющий сис­тему сбора, обобщения и хранения информации об обороте всех средств и ре­сурсов в процессе хозяйственной деятельности фирмы),

 статисти­ческий (осуществляемый как по данным оперативного и бухгалтерского учета, так и с помощью самостоятельного наблюдения; дополняет бухгалтер­скую отчетность о тех процессах и явлениях, которые не имеют стоимостной оценки).

Каждый из них эффективно выполняет свои специфические функции и имеет определенные формы отчетности.

Перечисленные виды учета и отчетности объединяются одним общим по­нятием - «экономическая информация», к качеству которой предъявляются определенные требования в интересах удовлетворения потребностей пользова­телей этой информации. При этом система внутрифирменного учета и отчет­ности ориентирована на предоставление информации не только для внутрен­него контроля и принятия управленческих решений, но и на удовлетворение интересов внешних пользователей информации. В качестве последних, прини­мающих на ее основе свои решения, как правило, выступают:

 акционеры и ин­весторы фирмы;

 лица или банки, обеспечивающие финансирование фирмы (владельцы и кредиторы);

 поставщики и потребители товаров фирмы;

 налого­вые органы;

 правительственные организации, регулирующие развитие хозяй­ственной деятельности компаний - производителей товаров и услуг;

 фирмы, заинтересованные в установлении деловых связей или партнерства.

Практиче­ски всем пользователям нужна, прежде всего, информация о финансовом поло­жении фирмы и результатах ее хозяйственной деятельности позволяющая оценивать положение фирмы и движение ее наличных средств.