20

Филиал Санкт-Петербургского государственного

инженерно-экономического университета в г. Череповце

Менеджмент

С.В Бойко

Тема 2.3. Организация в системе менеджмента

Лекция

Череповец, 2003

Тема 2.3. Организация в системе менеджмента Содержание лекции

Понятие функции «организация». Организация, как базисная функция менеджмента. Содержание функции «организация». Место функции «организация» в системе функций менеджмента, этапы развития организационных структур. Линейные, функциональные связи, их сочетание и взаимодействие в различных условиях производства. Разделение менеджмента по функциям «организация» на предприятии.

Делегирование, ответственность и полномочия в организации. Взаимоотношения полномочий как обеспечение возможности распре­деления и координации задач. Понятие делегирования. Ответственность в контексте делегирования. Организационные полномочия. Концепции полномочий. Пределы полномочий. Полномочия и власть.

Вопросы лекции

1. Необходимость и принципы построения организации

2. Элементы проектирования организации

* * *

Ныне одной из важнейших функций управления остается функция орга­низации, которая заключается в установлении постоянных и временных вза­имоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирмы.

Данная функция реализуется двумя способами: (1) через административно-ор­ганизационное управление и (2) через оперативное управление.

Административно-ор­ганизационное управление пред­полагает:

- определение структуры компании (фирмы),

- установление взаимосвя­зей и распределение функций между всеми ее подразделениями,

- предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответ­ствии с утвержденным планом и заключается в периодическом или непрерыв­ном сравнении фактически полученных результатов с результатами, которые на­мечены планом. Именно поэтому оперативное управление, о котором говорилось на предыдущей лекции, тесно связано с текущим планированием.

В настоящей лекции разговор пойдет, в основном, о содержании функции «организация» в системе функций менеджмента как о построении и развитии организационных структур фирмы.

Учебными задачами лекции являются:

1. Рассмотрение принципов построения организации.

2. Выяснение общих проблем проектирования управления в организации.

3. Анализ основных элементов проектирования организации.

1. Необходимость и принципы построения организации

1.1. Проблемы разработки структуры организации

Разработка структур управления выступает необходимым компонентом планирования. Организационная структура должна обеспечивать, прежде всего, установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределение между ними прав и ответственности. Но и в этой сфере проявляются некоторые пробле­мы:

- установление оптимальных взаимоотношений между отдельными под­разделениями, что связано с определением их целей, условий работы и сти­мулирования;

- распределение ответственности между руководителями;

- выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений;

- организация информационных потоков; выбор соответствующих технических средств.

В связи с этим совершенствование организационной структуры управле­ния предполагает уточнение функций подразделений, прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника; устранение многоступенчатости, дубли­рования функций и информационных потоков. Несомненно, важнейшим в этой сфере следует считать повышение эффективности управления.

Процесс реорганизации управленческих структур становится перманент­ным и ставится в прямую зависимость от изменений в стратегии развития фирмы. Среди факторов, вызывающих необходимость проведения структур­ной перестройки компаний (фирм), выделяются такие, как:

- ускоренная раз­работка новых видов продуктов под воздействием научно-технического прогресса в условиях обостряющейся конкуренции;

- интенсивное внедрение на­иболее передовых технологий;

- систематическое внедрение новых методов организации и управления производством на базе активного использования компьютерной техники;

- усиление функции управления, связанной с маркетингом. Практически это означает почти повсеместное введение в структуру управления отделов маркетинга, так как одна из основных функций коммерческой организации связана с поисками рынков в целях увеличения сбыта продукта;

- возрастание требований к системе принятия решений (СПР), что требует более широкого применения компьютерной техники для реализации не только функции учета, но и всех остальных функций управления.

В настоящее время при разработке СПР в организациях пер­востепенным является не проблема обработки данных с помощью компьютерной техники, например, учет заработной платы, прибы­ли, убытков, спроса и предложений, потребностей, а проблема создания сложных электронных систем обработки данных, четко вписанных в действующие СПР (подготовка решений на всех уровнях управления с помощью компьютерной техники).

Использование электронных систем обработки данных в со­четании с действующей системой принятия решений в значи­тельной мере влияет на структуру управления. На практике это означает введение должностей, управляющих по информаци­онным системам, и создание централизованных отделов обра­ботки информации:

• в которые поступает вся входная информация (документы);

• с помощью которых в память организации вносят эти документы, отслеживается их перемещение, а также содержа­ние всех действующих в системе принятия решений документов;

• в которых для подготовки конкретных решений исполь­зуются только данные, зарегистрированные в информационной системе.

Работа в фирме должна быть организована таким образом, чтобы персонал фирмы выполнял свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знал свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать с целями организации в целом.

Указанные факторы следует учитывать при построении лю­бой реальной структуры управления в организации.

Для четкой работы организации необходимо следующее:

• цели должны быть понятны всем работникам фирмы;

• система целей должна реализовать глобальную цель;

• информационные каналы связи не должны иметь «узких» мест;

• работники должны иметь четкие рабочие инструкции, регламентирующие их деятельность;

• удовлетворенность в работе должна обеспечиваться вы­бранной системой мотивации.

Можно сделать вывод, что управление фирмами реализуется в рамках конкретного хозяйственного механизма, в котором различают статистику (его организационную структуру) и ди­намику (протекающие процессы принятия решений).

Основные правила создания организацион­ной структуры управления:

1) организационная структура должна быть предельно про­ста, чем она проще, тем легче персоналу её понять;

2) схема организационной структуры должна быть обозрима;

3) каждый работник должен иметь должностную инструк­цию;

4) информационные каналы должны обеспечить передачу информации как в прямом направлении (передача управленче­ских решений), так и в обратном (контроль исполнения);

5) линии подчиненности и ответственности должны быть четкими, необходимо избегать двойного подчинения;

6) координацию всей деятельности осуществляет высшее руководство на уровне заместителей руководителей фирмы;

7) окончательные, глобальные решения принимаются на уровне руководителей фирмы с учетом возможностей и пер­спектив ее развития;

8) функции линейного руководства и функциональных под­разделений должны быть разграничены.

Реализация указанных правил позволит проектировать наи­более эффективную структуру управления фирмой.