17. Облік в магазині. Ознайомлення з первинною документацією. Інвентаризація в магазині.

У магазинах зосереджені величезні маси товарно-матеріальних цінностей, рух яких проходить три етапи: надходження, зберігання й реалізацію. Рух товарно-матеріальних цінностей для забезпечення їхньої схоронності повинне бути відбите в первинних документах обліку.

Первинними називаються документи, що оформляють господарські операції в момент їхнього здійснення. Вони діляться по змісту операцій, призначенню й місцю виникнення.

По змісту операцій первинні документи можуть бути разовими й накопичувальними.

Разові (прості) документи відбивають одну господарську операцію, їх складають у момент її здійснення (наприклад, прийом або відпуск товарів).

Накопичувальні (групові) документи містять дві й більше операції, їх складають на основі разових. Вони призначені для оформлення ряду однорідних господарських операцій за певний період (наприклад, звіт касира, товарний звіт).

По призначенню первинні документи бувають розпорядницькі, виконавчі, комбіновані й бухгалтерського оформлення.

Розпорядницькі документи є підставою для здійснення певної господарської операції (наприклад, наказ про переоцінку товарів).

Виконавчі документи вказують на виконання розпорядницьких документів (наприклад, акт про переоцінку товарів).

Комбіновані документи є й розпорядницькими, і виконавчими (наприклад, рахунок-фактура) .

Документи бухгалтерського оформлення — довідки й розрахунки, що становлять бухгалтерією.

По місцю виникнення первинні документи ділять на внутрішні й зовнішні. До внутрішні відносять документи, що складають у магазині і відображені його операції (наприклад, накладна на відпуск товарів зі складу магазина в торговельний зал). До зовнішніх відносять документи, що складають на інших підприємствах (наприклад, рахунок на товар, що надійшов).

Всі документи повинні містити дані, що складають фактичне положення. Ці дані називаються реквізитами. До обов'язкового для всіх документів реквізитам відносять: назва документа, найменування підприємства або організації, дату складання документа і його номер, зміст господарської операції і її підстава, одиниці виміру (у кількісному й грошовому вираженні), підписи осіб, відповідальних за операції й правильність їхнього оформлення.

На отримання всіх товарів, що поступають в магазин як з оптових баз і підприємств промисловості, так і з складів торгу, працівники магазина повинні мати довіреність на бланку типової форми М – 2 і М – 2а.

Товарний звіт складають таким чином. На початку в нім указують найменування організації магазина і відділу, прізвище і ініціали матеріально відповідальної особи. Проставляють ліміт залишку, указують номер звіту і звітний період.

У прибуткову частину звіту заносять залишки товарів і тари на початок звітного періоду, підраховують і заносять підсумкові суми приходу і витрати, визначають залишок на кінець звітного періоду, який розраховується як залишок на початок звітного періоду + прихід – витрата.

Число прибуткових і витратних документів, що додаються до звіту, повинне бути в нім вказане прописом. Звіт підписує матеріально відповідальну особу, проставляє дату його складання.

Продаж товарів визначають кількістю грошей, що поступили в касу за продані населенню товари.Що поступили з операційних кас в головну касу грошові суми здають в Держбанк або центральну касу торгу, за винятком сум, необхідних для виплати заробітної плати.

Видачу грошей з головної каси проводять по витратному касовому ордеру. Особа, одержуюча гроші, указує суму прописом і розписується чорнилом або кульковою ручкою.

Гроші в Держбанк передають в основному через його довірених представників – інкасаторів. До моменту приїзду інкасатора в магазин треба розсортувати гроші по купюрах; укласти їх в пачки по 100 листів і перев'язати паперовою стрічкою, на якій слід записати кількість листів, їх гідність і загальну суму; упакувати металеву монету в мішечки по гідності; вкласти гроші в інкасаторську сумку, закріплену за магазином; заповнити супровідну відомість в спеціальну кишеню сумки; закрити сумку і запломбувати її пломбіром магазина.

Інвентаризація. Всі підприємства державної торгівлі зобов'язані проводити інвентаризацію основних коштів, товарно-матеріальних цінностей, коштів й ін. Інвентаризації підлягають також матеріальний^-матеріальні-товарно-матеріальні цінності, що не належать підприємствам, що як значаться в обліку (на відповідальному зберіганні, в орендному користуванні, отримані для переробки), так і не враховані по яким - або причинах. В основі завдання інвентаризації входять: виявлення фактичної наявності основних коштів, товарно -матеріальних цінностей і коштів; контроль за схоронністю матеріальних цінностей і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

виявлення товарно-матеріальних цінностей, що частково втратили свою первісну якість, що застаріли фасонів і моделей;

виявлення наднормативних і невикористовуваних матеріальних цінностей для їхньої наступної реалізації;

перевірка дотримання правил й умов зберігання матеріальних цінностей і коштів і т.д. Продавці зобов'язані знати правила проведення інвентаризацій, які встановлені Інструкцією про порядок проведення інвентаризації основних коштів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і розрахунків в об'єднаннях — на підприємствах й в організаціях державної торгівлі. В обов'язковому порядку інвентаризації проводять у наступних випадках: у строки, установлені відповідно до Положення про бухгалтерський звіту й балансах;

у випадку зміни матеріально відповідальних осіб - на день передачі-приймання-передачі справ; при встановленні фактів крадіжок, пограбувань, розкрадань або зловживань, а також псування цінностей- негайно по встановленні таких фактів;

після пожежі або стихійних лих (повеней, землетрусів й ін.) - негайно по закінченні пожежі або стихійного лиха;

при переоцінці товарно-матеріальних цінностей - у строки, установлені відповідними нормативними документами;

при передачі підприємств й їхніх структурних підрозділів, а також будинків і споруджень кооперативній й іншій громадській організаціям - на встановлену дату передачі.

При колективній (бригадній) - матеріальної відповідальності інвентаризація обов'язково повинна бути проведена при зміні керівника колективу (бригадира), догляді його в чергову відпустку, вибутті з колективу (бригади) більше 50 % членів, а також на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади). При поверненні керівника колективу із чергової відпустки, а також при тимчасовому його вибутті зі складу бригади (хвороба, відрядження й т.п.) інвентаризацію цінностей проводять у тому випадку, якщо її вимагають адміністрація, керівник колективу або його члени. При одержанні відмови постачальника в задоволенні претензії за недовантаження товарів або при одержанні претензії покупців за недовантаження товарів проводять вибіркову інвентаризацію товарів, по яких заявлені зазначені претензії. Інвентаризацію товарів у магазинах і у всіх інших роздрібних підприємствах проводять не менш двох разів у рік.