Документ "Видатковий касовий ордер"

Документ "Видатковий касовий ордер" (ВКО) призначений для обліку виплати готівки. Залежно від встановленого виду операції за допомогою даного документа може бути зафіксована видача готівки коштів по різних торгівельних операціях:

•  Оплата постачальнику

•  Повернення коштів покупцеві

•  Видача коштів подзвітній особі

•  Інша витрата коштів

•  Виплата заробітної плати

•  Внесок готівкою в банк

• Інкасація коштів 

В випадку оформлення виплати коштів постачальникові або комітенту "ВКО" може бути виписаний на підставі документів "Замовлення постачальникуі", "Надходження товарів та послуг" або документа "Звіт комітенту". При оформленні таких операцій варто встановлювати вид операції "Оплата постачальнику". Зміни у взаєморозрахунках з контрагентами відбуваються при акцепті документа.

Якщо необхідно оформити операцію видачі коштів покупцеві за повернуті їм товари, то необхідно встановити вид операції: "Повернення коштів покупцеві". У цьому випадку ВКО може бути виписаний на підставі документа "Повернення від покупця" , або документа "Замовлення покупця".

У випадку оформлення операції по видачі коштів підзвітній особі встановлюється вид операції "Видача коштів підзвітній особі". При оформленні даної операції необхідно з довідника "Фізичні особи" вибрати підзвітну особа, якій видаються кошти.

Валюта, зафіксована в документі ВКО, по якому видаються кошти підзвітній особі, буде визначена як валюта підзвітної особи. Саме в цій валюті підзвітна особа повинна буде звітувати, та оформляти авансовий звіт.

При оформленні операції "Внесок готівкою в банк" в документі вказується та каса компанії, з якої вилучається готівка, та той розрахунковий рахунок організації, на який вони надходять

На підставі видаткового касового ордера з установленим видом операції "Інкасація коштів"  можна ввести документ "Платіжний ордер: надходження коштів", що відображає операцію по зарахуванню інкасованих коштів на розрахунковий рахунок організації

В документі передбачена можливість фіксації виплати так званих інших сум, які прямо не відносяться ні до однієї торгівельної операції.  Наприклад - це може бути оплата оренди приміщень, видача коштів на представницькі витрати і т.д. В цьому випадку вид операції встановлюється "Інша витрата коштів" та вводиться додаткова інформація про статтю руху коштів

В документі також вводиться необхідна інформація для правильного формування друкованої форми документа, а саме: інформація про те, кому видана готівка (поле "Видати" в друкованій формі документа), а також підстава та додаток по документу При проведенні документа в бухгалтерському обліку в групі полів «Одержувач» вказується додаткова інформація про вид розрахунків , тип розрахунків та про той рахунок обліку, на який необхідно віднести даний платіж.

 

Розділ ІV. Кадри і заробітна плата

Підсистема обліку кадрів і розрахунку заробітної плати вирішує наступні завдання:

• облік руху кадрів по кожній організації;

• нарахування заробітної плати;

• обчислення регламентованих законодавством податків і внесків, оподатковуваною базою яких служить заробітна плата працівників організацій, і формування відповідних звітів (по НДФЛ, внескам до фондів соціального страхування).

Кадровий облік дозволяє оформляти документи (накази про прийом на роботу, про переказ, про звільнення) формувати звітність (особисті картки працівників, звіти по складу працівників організації). Можливий облік працівників по основному місцю роботи і за сумісництвом, при цьому внутрішнє сумісництво підтримується опционально (тобто підтримку можна відключити, якщо на підприємстві це не прийнято).

Конфігурація дозволяє користувачеві вести необмежений список видів нарахувань, а також коректувати список нарахувань, що входять в оподатковувану базу для внесків до фондів соціального страхування. При наповненні розрахунків податків і внесків враховується наявність на підприємстві співробітників інвалідів і податкових нерезидентів.

Виплату зарплати можна проводити як наявними грошовими коштами, так і шляхом перерахування зарплати на карткові рахунки працівників. Виплату зарплати наявними грошовими коштами можна оформляти за допомогою спільної платіжної відомості, або автоматично сформувавши пачку витратних касових ордерів по працівниках. Також, суми заробітної плати можуть депонувати. При виплаті зароби плати є можливість автоматично сформувати пакет документів для перерахування до бюджету обов’язкових податків і внесків.

Дана підсистема є спеціалізованою, тобто при проведенні поточних документів підсистеми бухгалтерські і податкові проводки не формуються.

Для виконання цієї функції в підсистемі передбачений спеціальний механізм. Віддзеркалення нарахованої зарплати, а також сум податків і внесків в бухгалтерському і податковому обліку, власне формування проводок, проводиться спеціальним документом після закінчення і перевірки всіх розрахунків. Для коректного обліку розрахунків по заробітній платі не рекомендується вносити дані за допомогою ручних операцій.

У підсистемі передбачено автоматичне заповнення регламентованих звітів по фізичних особах і до фондів, а також деякій статті звітності.

Підтримується заповнення наступних звітів:

• Форма № 1ДФ

• Звіт у ФСС від нещасних випадків

• Звіт до Пенсійного фонду (місячна форма)

• Звіт у ФСС на випадок тимчасової втрати працездатності

• Звіт у ФСС на випадок безробіття

• Звіт по праці

Довідник "Підрозділи організацій"

Довідник «Підрозділи організацій» використовується для ведення аналітичного обліку в розріз підрозділів кожної організації

Довідник дозволяє вести облік витрат на місцях провадження робіт (цех №1, цех №2) і по місцях концентрації господарських функцій (дирекція, бухгалтерія).

Підрозділи організацій також використовуються в ряді документів по обліку основних засобів

Довідник «Посади організацій»

Довідник містить список посад, використовуваних в організаціях

Довідник «Фізичні особи»

Довідник «Фізичні особи» призначений для зберігання інформації про всіх фізичних осіб, що є працівниками організацій

У довіднику можна поєднувати фізичних осіб в довільні групи й підгрупи, наприклад, можна виділити такі групи осіб: підзвітні особи, інші працівники, звільнені і т.п.

Редагування і введення нової інформації про фізичну особу проводиться в окремому діалоговому вікні.

Документ «Зарплата до виплати організації»

Документ призначений для підготовки до виплати зарплати працівникам організації через касу або до перерахування зарплати на рахунки працівників в банку.

У формі документа передбачена можливість автоматичного розрахунку сум до виплати працівникам організації по стану на дату документа або на кінець розрахункового місяця (див. меню "Заповнити").

По документу можна роздрукувати платіжну відомість або звіт про попередній розрахунок внесків і податок у випадку виплати авансу або міжрозрахункової виплати

Після фактичної виплати грошей працівникам через касу ("закриття" платіжної відомості) в документі необхідно відзначити, видана сума працівникові або задепонована (для спрощення цієї процедури рекомендується використовувати пункти меню "Замінити на ..."), а потім відобразити в обліку факт виплати за допомогою документу Видатковий касовий ордер.