Тема 2. Концептуальні основи інформаційних систем менеджменту

В управлінні слід розрізняти процеси інформаційні та організаційні, пов’язані з реалізацією управлінських рішень. Говорячи про автоматизовані системи у сфері економіки, розуміють саме автоматизовані інформаційні системи, призначені для автоматизації інформаційних процесів в економічних галузях. Інформаційна система менеджменту — це різновид інформаційної системи (ІС), її конкретизація щодо області застосування, тобто менеджменту.

Важливим питанням створення ІСМ є визначення її складу та функцій. У складі ІСМ виділяють забезпечувальну та функціональ­ну частину. У функціональній структурі виділяють такі елементи: функціональна підсистема, блок, комплекс задач, задача. Склад функціональних підсистем залежить від прийнятої структуризації управлінських робіт, групування задач, вирішуваних об’єктом автоматизації.

Функціональна підсистема ІСМ — це відносно самостійна частина системи, яка характеризується певним цільовим призначенням, підпорядкованістю, відокремленістю інформаційної бази, методичною спрямованістю результатних показників і вироблених рішень й спеціалізацією робіт апарату менеджерів. В ІСМ виділяють такі головні підсистеми: ІС стратегічного менеджменту, ІС виробничого менеджменту, ІС фінансового менеджменту, ІС маркетингу, ІС управління персоналом. Крім названих, можуть бути виокремлені підсистема обліку та аудиту господарської діяльності, підсистема підприємницької діяльності та інші.

Під час створення інформаційної системи, на стадії технічного проектування одним з найважливіших етапів, який виконується з активною участю користувача, є розробка постановок задач для автоматизованого розв’язання. Результати цієї роботи подаються у вигляді документа “Опис постановки задачі”. Відповідно до держ- стандарту РД 50 – 34.698 – 90 цей документ вміщує такі розділи:

Опис постановки задачі (комплексу задач)

1. Характеристика комплексу задач:

1) призначення комплексу задач;

2) перелік об’єктів, при управлінні якими вирішують комплекс задач;

3) періодичність і тривалість рішення;

4) умови, за яких припиняється рішення комплексу задач автоматизованим способом;

5) зв’язки даного комплексу задач з іншими комплексами (задачами);

6) посади осіб та (або) найменування підрозділів, які визначають умови і часові характеристики конкретного рішення задачі;

7) розподіл дій між персоналом і технічними засобами при різних ситуаціях рішення комплексу задач.

2. Вихідна інформація.

2.1. Перелік та опис вихідних повідомлень.

2.2. Перелік та опис структурних одиниць інформації вихідних повідомлень, які мають самостійне смислове значення.

3. Вхідна інформація.

3.1. Перелік та опис вхідних повідомлень.

3.2. Перелік та опис структурних одиниць інформації вхідних повідомлень, які мають самостійне смислове значення.

Постановка економічної задачі для автоматизованого розв’язан­ня супроводжується алгоритмом, який відображає логіку розв’язан­ня задачі та спосіб формування вихідних даних. Документ “Опис алгоритму” (РД 50 – 34.698 – 90) вміщує: перелік масивів інформації, що використовуються при реалізації алгоритму і формуються в результаті його реалізації; математичний опис і алгоритм розв’язан­ня, який може бути виражений графічно (у вигляді схеми), у вигляді тексту або таблично. Математичний опис подається за допомогою формул розрахунків.

Проблеми організаційного управління залежно від ступеня їх формалізації поділяються на проблеми структуровані (цілком формалізовані, кількісно сформульовані), неструктуровані (неформалі­зовані, якісно виражені) та слабоструктуровані (змішані), що мають як кількісні, так і якісні елементи. У менеджменті автоматизованому розв’язанню підлягають як структуровані, так і слабоструктуровані проблеми. Перший клас проблем вирішується в ІС традиційного типу, а другий — у комп’ютерних системах підтримки прийняття рішень (СППР).

СППР є порівняно новим класом інформаційних систем, що створювалися для підтримки розумової діяльності людини, яка приймає рішення у багатоваріантних задачах з високим ступенем невизначеності. СППР, використовувані в економічній галузі, мають у своєму розпорядженні широкий діапазон спеціальних методів прийняття рішень та універсальних економіко-математичних методів. Менеджери у своїй професійній діяльності досить часто стикаються з необхідністю приймати рішення у проблемних ситуаціях — здебільшого у погано визначених (неструктурованих) умовах з неповною або нечіткою інформацією. Тому застосування комп’ютерних систем підтримки прийняття рішень у менеджменті обумовлюється нагальними потребами управління.

Розв’язання задачі прийняття рішень спрямоване на визначення найкращого (оптимального) або прийнятного способу дії для до­сягнення однієї або декількох цілей. Кінцевим результатом зада- чі прийняття рішень є рішення, яке може виступати як курс дії, спосіб дії, план роботи, варіант проекту і т. ін. Основними ета- пами процесу прийняття рішень є виявлення проблемної ситуації, здійснення постановки задачі прийняття рішень, генерація або формування рішень, вибір оптимального рішення, впровадження рішення.

Для постановки задачі прийняття рішень для автоматизованого розв’язання немає затвердженого стандарту. У загальному випадку постановка задачі прийняття рішень включає опис (можливо формальний) таких складових:

— початкова проблемна ситуація;

— час, який має у своєму розпорядженні особа, що приймає рішення (ОПР), для прийняття рішень;

— потрібні для прийняття рішень ресурси (можливості мислення ОПР, комп’ютерна техніка, методи підтримки прийняття рішень, фінансові та матеріальні ресурси);

— кінцева множина гіпотетичних ситуацій для довизначення початкової проблемної ситуації, а також імовірності їх настання;

— множина цілей, яких домагається ОПР при прийнятті рішень;

— множина обмежень (фінансових, матеріальних, правових);

— множина рішень, з яких має бути вибране єдине — оптимальне або прийнятне — рішення;

— функція переваги, що оцінює корисність, цінність рішення у даній ситуації для досягнення даної цілі. Може мати якісний і кількісний характер;

— критерій вибору, за яким здійснюється вибір оптимального або прийнятного рішення. Формулювання критерію є функцією ОПР.

Останнім часом системи підтримки прийняття рішень впроваджуються у різних областях менеджерської діяльності. Прикладами таких систем є СППР для корпоративного планування SIMPLAN, СППР для фінансового планування IFPS, система для формування портфеля замовлень ISDS, СППР для розв’язання задач маркетингу PIMS.

Разом із системами підтримки прийняття рішень в окремих областях менеджменту можуть використовуватися експертні системи, що є системами штучного інтелекту, які копіюють хід міркувань людини-експерта. Основні сфери їх використання — управління матеріальними ресурсами, оперативне управління виробництвом, маркетинг.