Докладная записка (служебная)

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она информирует руководство о фактах, событиях, явлениях, требующих принятие решения.

Цель докладной: побудить к действию руководство.

Виды докладной:

1) Внутренняя записка (представляется руководителю организации, либо подразделения, создается по инициативе работника с целью повышения эффективности деятельности организации; Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка; Текст докладной должен содержать вводную часть, причину содержания документа и основную, в которой указываются факты, события, явления и предложения. Подписывается составителем).

2) Внешняя записка (представляется руководителю вышестоящей организации; Составляется на общем бланке организации, текст строится по схеме: первая часть – факты, события, цели создания; вторая часть – излагает анализ сложившейся организации; третья часть – излагает возможные последствия и результаты. Подписывается руководителем организации).

Предложение

Предложение – документ, представляющий разновидность докладной записки и содержащий перечень конкретных предложений по определенным вопросам.

Составляется по заданию руководителя. Текст не содержит аналитической части, только вводную, в которой излагается обоснование и заключительную, в которой излагаются сами предложения. Подписывается составителем.

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составленный работником организации и представленный вышестоящему должностному лицу. Оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст состоит из 2 частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом ее написания; во второй излагаются причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Подписывается составителем. (Может быть написана от руки).

Заявление

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Чаще всего составляется по кадровым вопросам. Адресуется руководителю организации. Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением обязательных реквизитов (вид документа, дата, адресат, автор, текст). Текст начинается с изложения вопроса, затем излагаются детали этого вопроса. К заявлению прилагается приложение. Подписывается заявителем.

Представление

Представление –документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов (наименование подразделения, вид документа, дата, номер, адресат, заголовок, текст). Текст должен содержать информацию: ФИО, дата рождения, образование, занимаемая должность, место работы, стаж работы в данной области, общий стаж, оценка служебной должности, мотивы назначения, должность и подразделение, куда предлагают назначить ил перевести работника.

Подписывается руководителем подразделения, адресуется руководителю организации.

Письма

Служебные или деловые письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста по почте.

Виды писем:

1. инструктивные

2. гарантийные (подписываются руководителем и главным бухгалтером по финансовым вопросам)

3. информационные

4. рекламные

5. коммерческие

6. рекламационные (претензии по качеству товаров и услуг)

7. письма-приглашения

8. поздравления

9. сопроводительные

Письма подготавливаются в определенной последовательности:

1. изучение вопроса, излагаемого в письме

2. сбор сведений информации

3. подготовка проекта письма

4. согласование и визирование

5. внесение дополнений, изменений в проект и окончательное оформление

6. подписание

7. регистрация

8. отправка (либо как простое письмо, либо заказное, либо ценное)

Оформляется на бланке письма. Текст должен быть лаконичным, корректным, не должен превышать 1-2стр. (в исключительных случаях до 5стр). Текст состоит из 2-3 частей. Первая часть – вводная, где указываются причины составления письма, вторая часть - основная, где излагается существо вопросов, третья часть – заключительная, в которой формулируется основная цель письма. Обязательные реквизиты: адресат, текст, дата, номер, подпись. Визируется заинтересованными лицами на втором экземпляре письма, остающимся в деле