Управление документацией Организация работы с документацией

- Организация условий, обеспечивающая хранение, получение, необходимой информацией и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

Включает в себя:

1. Организацию рационального документооборота

2. Создание информациооно-поисковых систем по документам

3. Контроль исполнения документов

4. Подготовка документов к передаче в архив и обеспечение сохранности документов

Документооборот. Принципы работы с документами.

Эффективность организации документооборота определяется:

1. Оперативностью перемещения

2. Качеством и своевременностью исполнения

3. Эффективностью обеспечения руководства документируемой информацией (оперативность доведения информации до руководителя)

Документооборот осуществляется в виде документопотоков между руководством и исполнителем, структурными подразделениями или работниками организации.

Документопоток – сложившийся или организованный в пределах предприятия порядок движения информации в определенном направлении.

По направлению: - горизонтальный

- вертикальный

По отношению к управленческому объекту выделяют:

• ВХОДЯЩИЙ

Включает документы вышестоящих органов, документы подведомственной организации, сторонних организаций и обращения граждан.

• ИСХОДЯЩИЙ

Создается из документов данной организации, пересылаемых в другой организации.

• ВНУТРЕННИЙ

Документы, используемые самой организацией и не выходящие за ее пределы.

Обеспечивают решение управленческих задач:

- организационно-правовые

- распорядительные

- информационно-справочные

- документы по учету материальных ценностей

- личного состава

- денежных средств, оборудования

Маршруты движения зависят от установленного порядка документа в организации.

Требования к документообороту:

1. Единый порядок оформления и составления документов

2. Четкое распределение функций и обязанностей между работниками организации, исключающее дублирование документаций

3. Целесообразность всех делопроизводственных операций

4. Своевременное техническое сношение

5. Применение современных информационных технологий

6. Сочетание документированного обеспечения управления с бездокументационным управлением

7. мax сокращение инстанций прохождения документом

8. мax сокращение или исключение возвратных операций с документами

9. прямоточность направления в документообороте

10. ритмичность движения документов

Для организации работы с документами должны быть разработаны инструкции по делопроизводству, образцы документов, номенклатуры дел, должностных инструкций, должно быть обеспеченно техническое обучение работников новыми технологиями, службой делопроизводства, работой с документами с структурных подразделениях, обеспечено информирование руководства о состоянии работы с документами.

В конце года подсчитывается объем документооборота.

Объем документооборота – количество входящей, исходящей и внутренней документации за определенный период времени.

Подсчет осуществляется на основе данных регистрационных форм.

Объем документооборота выражается дробью. В числителе - подлинник, в знаменателе - копии.

На основе документооборота и его анализа определяют загрузку организации в целом, разрабатывают мероприятия процессов, устанавливают необходимое количество информации для функции препарата, рассчитывается работниками службы ДОУ, определяют состояние маршрутов движения документов и соответствующих им задачам и функциям структурного подразделения и должностных лиц.