Формирование дел

Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участков деятельности и помещение в отдельную обложку.

Формирование дел – отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него.

Целями формирования являются:

• Сохранность документов

• Оперативность поиска

• Надежность документационного обслуживания

Требования, предъявляемые к формированию дел: в дела подшиваются только полностью исполненные документы, подлинники или заверенные копии (наличие отметки об исполнении документов), документы должны быть оформлены в соответствии со стандартном.

Документы постоянного и временного срока хранения формируются в дела. А также в дела группируются документы одного делопроизводственного года, кроме переходящего.

В деле не должно быть подшито более 250 листов. Документы личного состава группируются отдельно от документов по основной деятельности. Личные дела в соответствии с установленным порядком. Протоколы совещания группируются отдельно от протоколов собрания, годовые отчеты отдельно от полугодовых. Они помещаются в год деятельности.

Дело должно иметь обложку, оформленную в установленном порядке.

Оперативное хранение дел

В деятельности организации возникает необходимость обращения документов дела в справочных целях. Из дела документы извлекаются только по указанию руководителя. На изъятый документ из дела заводится крточка-земеститель.

При необходимости документ копируется и подшивается в дело вместо подлинников. При возврате подлинника его копия и карточка-заместитель уничтожаются. Документы выдаются только под расписку. Сторонними организациями дела выдаются по письменному запросу и с разрешения руководителя организации.

При передаче составляется акт приема передачи дела. Факт передачи фиксируется в журнале выдачи дел или в карточке. Под расписку дело передается в другую организацию. Дела и документы могут изыматься с места хранения на 1 месяц. Времянахождение документа из дела - 5 минут.

Правила оформления документов для передачи в архив

При оформлении документов в архив необходимо:

1. провести экспертизу ценности документов

2. полностью оформить дела

3. составить описи на дела, передаваемые в архив

4. на документы с истекшими сроками хранения составить акт «о выделении к уничтожению документов и дел»

Экспертиза ценности – определение политического, экономического, социального, культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза проводится в несколько этапов: начиная с текущего года и заканчивая в архиве. Экспертизу проводит ЭК, назначаемая приказом руководителя. В комиссии должно быть не менее 3 человек, имеющих соответствующее образование и опыт работы. Председателем назначается заместитель 1-ого руководителя. Комиссия проводит не менее, чем 2 раза в год заседание. Решение комиссии протоколируется и доводится до сведения руководителей структурного подразделения. Решение носит рекомендательный характер. После утверждения руководителем организации эти решения имеют обязательный характер для всех сотрудников организации. Экспертная комиссия осуществляет деятельность в соответствии с положением об экспертной комиссии.

Комиссия собирается для одобрения номенклатуры дел и для отбора документов на длительное и постоянное хранение и рассмотрение описей для передачи в архив.

ЭК детально рассматривает все документы и дела, уточняет сроки их хранения и выделяет документы для передачи в архив по следующим группам документов:

1. дела постоянного хранения

2. дела временного хранения свыше 10 лет

3. дела временного хранения до 10 лет

4. дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока. Из этой категории выделяют дела по личному составу, конфиденциальные дела.