Приказы по личному составу

Это правовой акт, изданный руководителем по вопросу приема, увольнения и перевода работника в организации.

Это обязательный документ трудовых правоотношений, издается на основе личных документов (заключение трудового контракта, заявление) при приеме на работу. При увольнении в связи с истечением срока контракта или заявления об увольнении. При переводе основанием является докладная записка руководителя структурного подразделения и заявление о переводе.

Приказы оформляются по установленной форме Т-1 (о приеме работника), Т-5 (о переводе), Т-8 (б увольнении), либо оформляется на стандартном листе бумаги с реквизитами бланк приказа. В тексте указывают распорядительные действия: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т.д. Далее ФИО полностью, наименование структурного подразделения, должность и условия приема/увольнения/перевода на работу. Указывают дату приема/увольнения/перевода, при необходимости испытательный срок (при приеме). При увольнении указывают причину увольнения и статью трудового кодекса.

В основании указывается вид документа, дата, номер, после основания ставится отметка об ознакомлении, в которой должна быть проставлена подпись работника и дата об ознакомлении. Если в приказе указывается одно действие, его относят к категории простых, несколько – к категории сложных.

Подписывается один экземпляр приказа, остальные заверяются, предварительно приказы визируются юридической службой и должностным лицом управления персоналом. Регистрируется отдельно от других видов приказов, индекс состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива приказов по личному составу в течение года, через тире добавляются литеры.

Приказы подшиваются в дело по личному составу, хранятся 75 лет ЭК по требованию работника, работодатель обязан выдать заверенную копию, либо выписку из прикза.

Личная карточка формы т-2

Относится к учетной документации службы персонала и составляется на работника вновь поступившего в организацию на основании приказа о приеме на работу и содержит краткие сведения о работнике.

Оформляется по установленной форме, содержит 11 разделов. Личная карточка заполняется на основании приказа по личному составу трудовой книжки, паспорта, военного билета, документов об образовании, страховые свидетельства, пенсионного фонда и других документов.

Реквизиты:

1. Наименование организации

2. Вид документа

3. Дата составления

4. Текст (общие сведения о работнике, воинском учете, сведения об этапах работы, о профессиональной подготовке и повышении квалификации, поощрениях и наградах, отпусках, дополнительных сведений и об основании увольнения). Все записи должны иметь ссылки на документы.

Оформляется без помарок полностью, в 1 экземпляре; хранится в сейфе, подписывается работников отдела кадров и работником на кого она заполняется. Формируется по алфавиту. Срок хранения карточек уволенного работник – 75 лет.

Личное дело

Личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Оформляется в службе персонала, после издания приказа о приеме на работу. Заводится на всех руководителей, специалистов, материально ответственных лиц, на должностные лица, имеющие отношение к конфиденциальной информации и т.д. На обложке личного дела, в заголовочной части, указывается наименование организации, структурного подразделения, относящиеся к службе персонала. В основной части указывается номер дела и ФИО полностью и сведения о начале и окончании заведения дела. В оформительской части, справа указывается срок хранения (75 лет минус возраст) и количество листов.

В дело документы подшиваются в хронологическом порядке, причем вначале подшиваются документы, оформляющие человека на должность, далее все остальные.