Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов, а также единолично президентом РФ.

Распоряжение имеет ограниченный срок действия, касается узкого круга должностных лиц и организации, составляется по вопросам информационного характера, повседневной, административной и хозяйственной деятельности. По вопросам распределения обязанностей, о порядке использования.

Распоряжение затрагивает права и интересы граждан, должны быть опубликованы государственными и муниципальными органами управления в течение 2-х недель.

Распорядительная часть начинается с ключевых слов: «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Возможно оформление без ключевых слов.

Подписывается руководителем. Согласовывается с заинтересованными лицами.

Указание

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем или его замом по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным организацией выполнения приказов, инструкций и т.д.

Ключевые слова в распорядительной части: «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ»

При необходимости на указании печатается адресат.

Подписывается руководителем или его заместителем.

Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация

Носит вспомогательный характер и является основанием для создания распорядительных и организационно-правовых документов.

С помощью этой документации осуществляется вертикальные горизонтальные коммуникации.

Условно выделяют справочно-информационную документацию (протоколы, докладные и служебные записки, объяснительные записки, предложения, заявления, представления, переписка (письма, телефонограммы, факсограммы, телеграммы, электронные сообщения)).

К справочно-аналитической документации относят акты, справки, сводки, отзывы, списки, перечни.

Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на заседаниях, как постоянно действующих , так и временных коллегиальных органах.

Оформляются на основе черновых записей хода заседания, а также на основе стенограммы, звукозаписи и т.д.

В зависимости от вида заседания выделяют протоколы:

• краткие (оформленные по сокращенной схеме и в них фиксируются рассмотренные вопросы и принятые решения)

• полные (содержат весь ход обсуждения вопросов)

Оформляются не позднее 5 дней со дня заседания. Ответственность возлагается на секретаря коллегиального органа.

Протокол печатается на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка. Дата и номер соответствуют дате и номеру совещания.

В заголовке указывается наименование коллегиального органа и вида его деятельности. Заголовок должен соответствовать виду документа (грамматически согласовываться).

Текст состоит из 2-х частей: вводной и основной.

В вводной фиксируется указание на председателя, секретаря, присутствующих (если менее 15 человек – указывается фамилия, инициалы; более 15 человек – составляется список приглашенных (указываются фамилия, инициалы, должность, место работы)). Вводная часть заканчивается повесткой дня. Повестка дня оформляется прописными буквами, вопросы о повестке дня располагаются по степени сложности и порядку обсуждения.

К каждому вопросу указываются фамилия и должность заказчика.

Основная часть оформляется по каждому вопросу повестки дня, строится по схеме: слушали – выступили - постановили.

В разделе СЛУШАЛИ фиксируется текст доклада по вопросу, если доклад прилагается к протоколу, то он должен быть оформлен в установленном порядке.

В разделе ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии выступивших и краткий текст выступления. Он излагается в виде диалога.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ записывается принятое решение, которое должно формулироваться кратко, срочно.

Каждый пункт должен содержать принятое решение, срок исполнения, ответственный исполнитель.

По каждому вопросу повестке дня записывать результаты голосования.

Участник собрания или заседания, высказывавшийся против принятого решения может представить особое мнение в письменной форме, председателю заседания.

Протоколы подписываются председателем и секретарем при наличии президиума, подписывается всеми членами президиума.

Протокол вместе со всеми материалами по подготовке заседания или собрания подшивается в дело.

К протоколу прикрепляется:

1. план работы по подготовке

2. повестка дня

3. извещение

4. список присутствующих и приглашенных

5. тексты докладов, выступлений и проекты решений по каждому вопросу

6. протокол редакционной и счетной комиссии

7. особое мнение участников заседания

Протоколы заседания формируются отдельно от протоколов собрания.