- •Основные понятия делопроизводства. Термины и определения
- •Понятие о документе, носители источника информации
- •Нормативно-правовая база делопроизводства
- •Классификация документов
- •Форматы бумаги. Бланки документов
- •Оформление организационно-распорядительных документов
- •Учредительный договор
- •Положение
- •Должностная инструкция
- •Регламент
- •Штатное расписание
- •Инструкция по видам деятельности
- •Плановая документация
- •Система распорядительной документации. Ее назначение и состав
- •Технология подготовки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения
- •Технологическая цепочка издания распорядительных документов в условиях конгениального принятия решени
- •Решение
- •Распоряжение
- •Указание
- •Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация
- •Протокол
- •Докладная записка (служебная)
- •Предложение
- •Объяснительная записка
- •Заявление
- •Представление
- •Претензионные письма
- •Ответ на претензию
- •Исковое заявление
- •Кассационная жалоба
- •Телеграмма
- •Факсограмма
- •Телефонограмма
- •Электронное сообщение
- •Справка (по основной деятельности)
- •Заключение
- •Перечень
- •Отчетная документация
- •Копии и выписки из документов
- •Договорная документация
- •Договор
- •Трудовой договор
- •Соглашение
- •Коллективный договор
- •Доверенность
- •Документирование деятельности коллегиальных органов
- •Повестка дня
- •Извещение
- •Проект выступления
- •Проект решения
- •Документация по личному составу
- •Документация, сопровождающая прием на работу
- •Документация, сопровождающая перевод на другую работу в рамках организации
- •Документация, сопровождающая увольнение
- •Личные документы. Резюме
- •Автобиография
- •Характеристика
- •Трудовой контракт (договор)
- •Приказы по личному составу
- •Личная карточка формы т-2
- •Личное дело
- •Порядок формирование личного дела
- •Трудовая книжка
- •Обращения граждан
- •Управление документацией Организация работы с документацией
- •Документооборот. Принципы работы с документами.
- •Организация и функции службы доу
- •Этапы обработки входящей, исходящей и внутренней документации порядок работы с входящими локументами
- •Порядок работы с исходящими документами
- •Порядок работы с внутренними документами
- •Регистрация документов
- •Номенклатура дел
- •Этапы составления номенклатуры дел
- •Формирование дел
- •Оперативное хранение дел
- •Правила оформления документов для передачи в архив
- •Оформление дел
- •Составление описи
- •Документирование конфиденциальной информации
- •Коммерческая тайна
- •Создание конфиденциальных документов
- •Использование информационных технологий в делопроизводстве
Факсограмма
Факсограмма – обобщенное название различных документов, передаваемые по каналам факсимильной связи и получаемое на бумажном носителе копия документа.
Оформляется в соответствии с требованиями конкретных видов документов. При передаче не допускается волнистость, деформация, пятна, изгибы и т.д.
При соблюдении определенных процедур Факсограмма обладает юридической силой.
Телефонограмма
Телефонограмма используется для оперативной передачи информации информативного характера.
Оформляется на стандартном листе бумаги, либо записывается в журнале. Обязательные реквизиты:
сведения об отправителе, авторе документа (наименование организации кто передал (должность, инициалы, фамилия), дата, время передачи)
затем указывается наименование документа, дата и номер документа
текст (краткий, четкий, без труднопроизносимых слов), не более 50 слов. Подписывается руководителем.
при передаче текста записываются сведения о получателе телефонограммы (наименование, должность)
кто принял
дата приема и время окончания приема
Электронное сообщение
Электронное сообщение – документ, передаваемый электронной почтой по системе связи между ЭВМ, полученной в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копией, отпечатанной на принтере.
Оформление справочно-аналитической документации
Акт
Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий, явлений.
Виды актов:
ревизии
приема и передачи
обследования
инвентаризации
расследований аварий и несчастных случаев
ликвидации помещения
приема сдачи
о выделении к уничтожению документов и дел
коммерческие
Акты, содержащие выводы и рекомендации относятся к актам расследования, проверок, ревизий.
Все акты составляются коллегиально. Утверждаются распорядительными документами, реже руководителем. Оформляется на основании черновых записей, содержащих фактические сведения, количественные показатели и т.д., выявленные проверяющими.
После тщательного изучения акт оформляется не позднее 5 дней после проверки на общем бланке организации. Вил документа пишется прописными буквами, далее дата и номер акта. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом «АКТ». Текст состоит из 2 частей: вводной и основной. В водной части указывается основание для составления акта и кем составлен. В основной части излагаются фактические данные, выявленные комиссией, методы и сроки проделанной работы. При необходимости фиксируется вывод и заключение. Содержание основной части можно разделить на пункты или представить в виде таблицы. При необходимости в заключительной части акта предлагаются решения, выводы, заключение проверяющих.
В конце текста указывают количество составленных экземпляров текста и адресат каждого экземпляра. При наличии приложения оно оформляется в виде отметки о наличии.
Подписывается председателем и всеми членами комиссии.
Справка (по основной деятельности)
Справка – документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.
Справки по основной деятельности могут быть внешними и внутренними. Внешние составляются для представления людей в организации. Оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем.
Внутренние оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов: наименование акта структурного подразделения, вид документа (СПРАВКА), дата, номер, место издания.
Текст состоит из 2 частей: в первой указывается причина составления документа. Во второй излагаются конкретные сведения (вторая часть оформляется в виде таблицы, или связанного текста). Внутренние справки подписываются составителем.
Адресат справки оформляется по основной форме.
Справка составлена для подтверждения сведений. Оформляется на бланке формата А5. Указывается автор, справочные данные об организации, вид документа (СПРАВКА), дата, номер, заголовок, адресат, текст.
Подписывается руководителем и главным бухгалтером, либо начальником службы персонала. Заверяется печатью.
Сводка
Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В ней излагается информация, полученная из разных источников по заранее установленным параметрам и связанные одной темой, в сводке можно приводить сведения об источнике информации.
Оформляется как справка, текст может быть в табличной форме.
Внутренняя сводка подписывается составителем, внешняя – руководителем.