Номенклатура дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков хранения и оформление в установленном порядке.

Это многофункциональный документ, предназначенный для группировки и обеспечения сохранности дел, для оперативного поиска документа в делах, для определения сроков хранения дел и для изучения структуры организации.

Принципы составления:

1. охват всех документов организации

2. раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения.

3. четкая формулировка заголовков дел

4. систематизация дел внутри разделов номенклатуры: по степени важности и по срокам хранения

Виды номенклатур дел:

1. типовая (составляется для организаций однородных по характеру деятельности и структуре организации; устанавливает для организации типовой состав дел с единой индексацией, является нормативным документом)

2. примерная (устанавливается примерный состав дел для организаций однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, носит рекомендательный характер)

3. индивидуальная (разрабатывается каждой организацией на основе типовой или примерной)

Каждое структурное подразделение составляет свою номенклатуру дел. Служба ДОУ на основании номенклатуры дел структурное подразделение составляет сводную номенклатуру всей организации.

Этапы составления номенклатуры дел

1. Изучение состава документов, их содержание, количество в организации.

2. Составление заголовка дел. Формулируется в обобщенной форме, кратко, без двоякого толкования, последовательность составления заголовка:

• род заводимого дела

• название вида документа о содержании документа

• автор документа (корреспондент)

• дата

• копийность

Понятие дела употребляется в наименовании личных, арбитражных, следственных делах. Включает в себя разные документы, объединенные последовательностью делопроизводства по конкретному вопросу.

Запрещено употреблять в заголовках разные материалы, общая переписка и т.д.

Термин документы употребляется в заголовке дел, содержащих требования по 1 вопросу, но не связаны с последовательностью его решения. В этом случае в скобках перечисляются конкретные документы, подшитые в дело.

3. Разработка классификационных схем. Составленные заголовки систематизируются с целью определения порядка расположения дел в номенклатуре. Схема строится с учетом организационно-структурного аппарата управления.

В структурном подразделении первые включаются

─ дела директивных и вышестоящих органов.

─ дела, содержащие организационно-правовые документы

─ дела, с распорядительной документацией

─ с плановой документацией

─ отчетная документация

─ переписка и т.д.

─ заканчивается включение учетных форм

4. Индексация дел. Индекс дела состоит из разделов, через тире указывается номер дела, куда подшивается документ. Разделом номенклатуры дел является цифровое, условное обозначение структурного подразделения, зафиксированное в организационно-справочной документации (структура и штатная численность, штатное расписание, устав и т.д.)

Индекс структурного подразделения должен быть постоянным и повторяться из года в год при неизменности структуры организации. Переходящие дела вносятся в номенклатуру дел под одним индексом.

5. Определение срока хранения дел. Устанавливается по перечням документальных материалов, образованном в государственных учреждениях, ведомствах с указанием срока хранения, либо по перечням документальных материалов акционерных обществ.

Устанавливаются 3 срока хранения:

• Постоянный (организационно-правовые, ведомственные, финансового характера)

• Временного, свыше 10 лет (документация по личному составу; 15 лет, 25 лет, 50 лет, 75 лет)

• Временные, до 10 лет (основная масса документов; 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, доминнад)

В номенклатуре вписывается номер статьи по типовому перечню и срок хранения дела.

6. Оформление документа и удостоверение. Составление номенклатуры начинается за 2-3 месяца, до года, на который она составлена. Вводится в действие с 1 января текущего года.

Оформляется по унифицированной форме, разработанной глав архивом и закрепленной в ГСДОУ. Печатается на стандартном листе бумаги, с нанесением реквизитов общего бланка. В заголовке указывают на какой год составлена. Текст табличной формы состоит из разделов: 1-индекс дела; 2-заголовок дела; 3-количество дел , томов, частей, заполняется в конце года; 4-срок хранения и номер статьи по перечню; 5-примечание.

Подписывается руководителем службы ДОУ. После идет процесс согласования. Согласуется с экспертной комиссией организации и архивом. Последний этап-утверждение. Утверждается руководителем организации. Заверяется печатью.

Печатается не менее, чем в 3 экземплярах:

1-ый – в дело на постоянное хранение;

2-ой – остается в службе ДОУ для справочных целей;

3-ий – передается в архив

Из сводных номенклатур дел делают выписки по структурным подразделениям и передаются им для работы. В начале года по вновь созданной номенклатуре заводятся дела, которые в дальнейшем в течении года пополняются соответственными документами.

По истечению года заполняется третья графа номенклатуры дел: подсчитывается количество дел, отдельно постоянного срока хранения, временного с 10 лет, временного до 10 лет. Составляется итоговая запись к номенклатуре, сведения передаются в архив и используются для составления справок руководителю. Номенклатура дел пересоставляется при изменении структуры и функций организаций. При неизменной структуре и функций она заново не составляется, а только переутверждается один раз в 5 лет.