Создание конфиденциальных документов

Исполнитель на стадии создания документа должен соблюдать правила конфиденциальности, установленной инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

Черновые материалы для таких документов и оформление проектов конфиденциальных документов должно проводиться в изолированных помещениях, на компьютере, на компьютере имеющих средства защиты информации. Использованные черновики, варианты проектов должны быть по акту уничтожены.

Оформляются по установленным правилам в соответствии с видом документа. Причем на самом документе оформляется гриф конфиденциальности.

Затем документ регистрируется. Регистрация осуществляется специально назначенными лицами. Подписывается руководителем организации и отправляется в соответствии с установленными правилами.

При исполнении документа на стадии согласования руководитель должен на обороте документа указать кому разрешено знакомиться с документом. С документами дела могут знакомиться только должностные лица, указанные на обороте обложки дела. Снятие грифа конфиденциальности производится руководителем, либо автором организаций, приславший документ.

Конфиденциальные документы проверяются не менее, чем 1 раз в год с целью установления их наличия у исполнителя, либо в службе, занимающейся с работой конфиденциальными документами.

Использование информационных технологий в делопроизводстве

Для эффективного использования информационных технологий необходимо их систематизировать по признакам:

1. комплексность подходов при решении задач.

2. функциональные характеристики программных продуктов.

3. особенность программной реализации.

4. стоимостные показатели.

5. дружелюбность использования интерфейса.

Эффективность делопроизводственной операции и организационной работы. Подходы: 1) к совершенствованию выполнения путем применения универсальных информационных технологий. 2) в рамках комплексного подхода к внедрению информационных технологий создается единое информационное пространство (локальная сеть)

К основным универсальным технологиям, которые применяются в организации относят:

1) на стадии подготовки и создания применяют технологии баз данных, интеллектуальные информационные (переводчики, словари);

2) на стадии оформления применяют текстовой, графический, табличный редакторы.

3) на стадии приема и передачи документа используются сетевые информационные технологии и технология, обеспечивающая электронную почту.

4) на стадии регистрации и контроля исполнения используются технологии баз данных.

5) на стадии хранения информации и организации к ней справочно-информационной детальности.

6) на стадии подготовки и организации презентаций используют презентационные информационные технологии.

7) при подготовке совещаний и деловых встреч используют базы данных, словари и переводчики.

8) при оказании помощи в информационном обеспечении процедур принятия решения используют интеллектуальные информационные технологии: экспертные системы и аналитическая информационная система.

Информационные технологии, используемые при оформлении документов чаще всего применяют редакторы составления электронных документов ( документ, в котором информация представлена в электронной форме с реквизитами, необходимыми для признания его действительным)

Требования к созданию документа:

1. он создается, обрабатывается, передается с помощью программных технических средств.

2. содержит реквизиты, подтверждающие его подлинность.

3. должен быть воспроизведен в понятной для восприятия форме.

Преимущества применения информационных технологий при создании документа:

1. использование готовых образцов;

2. быстрота обработки электронных данных;

3. оперативность систематизации и поиска любого документа;

4. оперативная передача документов;

5. уменьшение количества потерь документов;

6. возможность согласования электронного документа и его исправления и возможность согласования.

Документ считается юридически правомочным при наличии электронно-цифровой подписи.

Электронные документы должны быть обеспечены защитой от искажений, несанкционного допуска. При необходимости допуска к документам необходимо соблюдать соответствующие правила, установленные нормативными актами. Должна быть обеспечена возможность получения копий на бумажном носителе и должна быть обеспечена возможность подтверждения подлинности электронного документа в течение всего его срока хранения.