Порядок работы с исходящими документами

1. Инициирование создание документа, составление проекта документа

2. Предварительное согласование проекта документа

3. Составление окончательного варианта проекта документа с внесением замечаний

4. Проставление грифа согласования или визы на проекте документа (на 2 экземпляре)

5. Передача проекта документа на подписание руководителю

6. Регистрация

7. Экспедиторская обработка (проверка правильности адресования, наличие приложений, фольцевание, конвертирование, маркировка, составление описей, отправка документа)

8. Подшивка копий документа в дело

Порядок работы с внутренними документами

1. Инициирование создание документа (сбор информации)

2. Предварительное согласование проекта

3. Внесение замечаний в проект и окончательное оформление

4. Проставление грифа согласования

5. Передача на подпись и подписание

6. Регистрация

7. Передача документов исполнителю

8. Контроль исполнения

9. Исполнение

10. Подшивка в дело

Регистрация документов

Регистрация документов – фиксирование факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Регистрация необходима:

1. для обеспечения сохранности документов

2. для удобства поиска документов

3. для учета и контроля исполнения документов.

Регистрация может осуществляться централизованно, децентрализовано и смешанно. Все регистрируемые документы подразделяются на входящие, исходящие, внутренние, договоры (трудовые, коммерческие), документы имеющие гриф ограничения доступа.

Виды регистрации:

• журнальная (плюсы: надежность, применяется при повышенных требованиях к сохранности документа; минусы: медленный поиск)

• карточная (плюсы: дает возможность регистрационной карточке располагать по различным признакам; минусы: возможна потери карточки)

• компьютерная (плюсы: наиболее удобна, оперативность поиска; минусы: возможность потери информации)

Любая форма регистрации должна иметь сведения о документе: номер и дата документа, номер и дата поступления, автор документа, адресат, количество листов, резолюция, исполнитель, срок исполнения, ход исполнения, отметка об исполнителе (номер дела, подпись).

Рекомендуемый перечень документов, не подлежащих регистрации:

• поздравительные письма

• приглашения

• проект документа

• документы, присланные для сведения

• рекламные извещения

• печатные издания

• коммерческие предложения, не имеющие отношение к предприятию

• первичные, учетные и другие финансовые документы

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документа – это одна из форм управления, осуществляемая с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручения, зафиксированных в документах и решение вопросов.

Выделяют: ● контроль по существу решения вопросов

● контроль за сроками исполнения документов

● контроль за соответствием формы документов, решаемым вопросом.

Осуществление контроля возлагается на руководителя, его заместителя, назначенного приказом руководителя работником службы делопроизводства.

Содержание контроля исполнения заключается

1. в занесении данных о документе в учетной форме (РКК)

2. в установлении промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителю

3. извещение исполнителю срок и о получении информации о ходе исполнения

4. фиксация промежуточных результатов исполнения документов в РКК

5. информирование руководства о результатах контроля

6. снятие документа с контроля по указанию руководителя

7. анализ состояния дел и управления исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, по видам документа и др.

Для руководителя готовятся сводки, сообщения об исполнительской дисциплине, итоги докладываются на оперативных совещаниях. Контроль за сроками исполнения документов имеет очень важное значение в деятельности любой организации.

Сроки исполнения бывают:

● типовые (устанавливается законодательными и подзаконными актами органов власти и управления)

● индивидуальные (устанавливается руководителем организации в резолюции или в тексте документа)

Изменение сроков исполнения осуществляется в типовых документах путем введения нового нормативного акта, индивидуального срока - руководителем, поставившим документ на контроль.

Необходимость переноса срока должен быть аргументирован исполнителем в докладной записке при личной встрече, но в письменной форме. Исчисление сроков исполнения для входящих документов начинается с даты поступления. Для исходящих и внутренних с датой подписания или утверждения.

Контрольные действия осуществляются с помощью картотеки, ПК, журнала.

Картотечный контроль осуществляется путем создания контрольных картотек, которые делятся на 31 ячейку и 2 дополнительные.

Компьютерная система контроля включает в себя помещение номера документа , взятого на контроль, в соответствии с днем календаря; в заданном режиме устанавливаются промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводится номер документа для проведения по нему контрольных операций.

Результаты контроля докладываются руководителю в виде отчета. Отчеты составляются за месяц, квартал, полгода, год.

Кроме перечисленных видов контроля выделяют:

● предварительный контроль (осуществляется на стороне постановки документа на контроль, включает проверку подготовки, решение вопроса исполнителем).

● текущий контроль (осуществляется в процессе исполнения документа, предполагает предупреждение исполнителя о том, что срок исполнения документа истекает через несколько дней).

Документы, исполняющиеся в течении 5 лет проверяются раз в год, раз в месяц(в последнем году) и за 2-3 дня до истечения срока. Документы, исполняющиеся в течении года проверяются раз в месяц и за 2-3 дня до истечения срока. Документы, исполняющиеся раз в месяц проверяются ежедекадно (раз в 10 дней) и за 2-3 дня до истечения срока. Документы, исполняющиеся в течении 10 дней проверяются через неделю и за 2-3 дня до истечения срока. Срочные документы исполняются немедленно.

● итоговый контроль (необходим для проведения анализа об исполнительской дисциплине).

Обеспечение сохранности документа

Обеспечение сохранности документа начинается с систематизации документов и составления номенклатуры дел.