Классификация документов

Классификация документов – распределение документов по группам или видам на основе признаков, содержащих формы составления, с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Она позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях и организовать делопроизводство.

Критерии классификации:

1) По назначению:

• управленческие (ОРД)

• научно-технические

• конструкторские

• технологические

• по труду

• отчетно-статистические

• по торговле

• по социальному обеспечению

2) По наименованию:

• указы

• уставы

• протоколы

3) По способу фиксации:

• письменное

• графическое

• фото/фоно/кино/документы

4) По месту составления:

• внутренние

• внешние: - входящие

- исходящие

5) По степени сложности:

• простые

• сложные

6) По степени гласности:

• открытые

• с ограничением доступа (для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, кодидентифициальные, коммерческая тайна)

7) По юридической силе:

• подлинники (оригинал)

• копии

• дубликаты

• недействительные документы

8) По срокам исполнения:

• срочные

• несрочные

9) По срокам хранения:

• постоянного срока хранения

• временного срока хранения: - до 10 лет

- свыше 10 лет

10) По происхождению:

• официальные (служебные)

• личные (именные)

11) По форме изложения:

• индивидуальные (самим надо писать текст)

• трафаретные (уже заложен текст)

• типовые

12) По степени обязательности:

• информационные

• директивные

Все документы должны создаваться по единой форме и по единым образцам. Министерства и ведомства, крупные предприятия в пределах своей компетентности создает табель унифицированных форм.

Табель унифицированных форм – перечень унифицированных форм документов управленческого характера (организационно-распорядительных документов), характеризующих те или иные виды управленческой деятельности. Он создается с целью сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними. Составляется в виде таблицы, в которой документы систематизированы по функциям и задачам.

Форма табеля должна содержать следующие реквизиты:

• номер по порядку

• наименование

• кем утвержден, дата утверждения

• периодичность издания

• подразделение ответственное за подготовку данной формы

• с кем согласовывается

• примечание

Дополняется следующими разделами:

• код формы документа

• ответственный за контроль исполнения

• годовой тираж бланков

Форматы бумаги. Бланки документов

При составлении документов УСОРДа используются потребительские форматы бумаги раздела А. Для измерения форматов применяется метрическая система мер. Площадь основного формата А0 равное примерно 1 м² делится пополам для получения последующих форматов. Все форматы геометрически подобны. В управлении применяются форматы бумаги А4 (210х297), А5 (210х148).

Для составления графиков, таблиц, диаграмм применяется бумага А3.

При оформлении документов выделяют рабочие поле - определенное пространство между краем листа и текстом.

Размеры полей не менее: верхнее, левое и нижнее 20мм, правое-10мм.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе документа, позволяющего его идентифицировать, как создателя официального письменного документа.

На бланке изготовляется только первая страница документа. При изготовлении бланков используют типографические шрифты от 6 до 24 кегля. Бланки оформляются с уголовным расположением реквизитом и продольным расположением.

Для изготовления бланков применяют бумагу плотностью от 80 до 200 г/м² со степенью белизны от 88 до 98%.

Бланки печатают красками насыщенного цвета.

Виды бланков: 1) основные: ● общие

● бланк письма

2) дополнительные: ● конкретного вида документа

● должностной бланк

● бланк структурного подразделения

● для работы с зарубежными партнерами

Реквизиты: 1) реквизиты общего бланка

2) герб или эмблема

3) наименование вышестоящей организации

4) наименование организации

5) наименование структурного подразделения

6) трафаретные части реквизитов (дата, номер реквизита)

7) место издания

Ограничительными уголками указываются заголовок к тексту, гриф утверждения (при необходимости)

Общий бланк используют для составления всех видов документов, кроме писем.

Бланк письма содержит реквизиты:

1. герб или эмблема

2. наименование вышестоящей организации

3. наименование организации

4. наименование структурного подразделения

5. справочные данные об организации:

- почтовый адрес;

- номера телефонов/факсы;

- адрес электронной почты;

- веб страница;

- номера счетов в банке/БИК;

- номер, дата лицензии;

- код организации(ОКПО)

- код ОГРН (основной государственный регистрирующий номер юридического лица)

- код ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет)

- трафаретные части для даты и номера, ссылка на номер и дату документа

Ограничительными уголками отличается адрес и заголовок к тексту.