- •Основные понятия делопроизводства. Термины и определения
- •Понятие о документе, носители источника информации
- •Нормативно-правовая база делопроизводства
- •Классификация документов
- •Форматы бумаги. Бланки документов
- •Оформление организационно-распорядительных документов
- •Учредительный договор
- •Положение
- •Должностная инструкция
- •Регламент
- •Штатное расписание
- •Инструкция по видам деятельности
- •Плановая документация
- •Система распорядительной документации. Ее назначение и состав
- •Технология подготовки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения
- •Технологическая цепочка издания распорядительных документов в условиях конгениального принятия решени
- •Решение
- •Распоряжение
- •Указание
- •Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация
- •Протокол
- •Докладная записка (служебная)
- •Предложение
- •Объяснительная записка
- •Заявление
- •Представление
- •Претензионные письма
- •Ответ на претензию
- •Исковое заявление
- •Кассационная жалоба
- •Телеграмма
- •Факсограмма
- •Телефонограмма
- •Электронное сообщение
- •Справка (по основной деятельности)
- •Заключение
- •Перечень
- •Отчетная документация
- •Копии и выписки из документов
- •Договорная документация
- •Договор
- •Трудовой договор
- •Соглашение
- •Коллективный договор
- •Доверенность
- •Документирование деятельности коллегиальных органов
- •Повестка дня
- •Извещение
- •Проект выступления
- •Проект решения
- •Документация по личному составу
- •Документация, сопровождающая прием на работу
- •Документация, сопровождающая перевод на другую работу в рамках организации
- •Документация, сопровождающая увольнение
- •Личные документы. Резюме
- •Автобиография
- •Характеристика
- •Трудовой контракт (договор)
- •Приказы по личному составу
- •Личная карточка формы т-2
- •Личное дело
- •Порядок формирование личного дела
- •Трудовая книжка
- •Обращения граждан
- •Управление документацией Организация работы с документацией
- •Документооборот. Принципы работы с документами.
- •Организация и функции службы доу
- •Этапы обработки входящей, исходящей и внутренней документации порядок работы с входящими локументами
- •Порядок работы с исходящими документами
- •Порядок работы с внутренними документами
- •Регистрация документов
- •Номенклатура дел
- •Этапы составления номенклатуры дел
- •Формирование дел
- •Оперативное хранение дел
- •Правила оформления документов для передачи в архив
- •Оформление дел
- •Составление описи
- •Документирование конфиденциальной информации
- •Коммерческая тайна
- •Создание конфиденциальных документов
- •Использование информационных технологий в делопроизводстве
Оформление дел
Оформление дел – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами, осуществляют подготовку дела работники структурного подразделения под методическим руководством службы ДОУ.
Дела постоянного срока хранения оформляются полностью. Временного до 10 лет по упрощенной схеме оформления (выделяются дела в соответствии с номенклатурой дел).
Полное оформление включает в себя:
перегруппировку документов в дело, в хронологической или нумерационной последовательности или по алфавиту.
при необходимости составить внутреннюю опись документов дела и лист-заверитель
переплет дела
нумерация листов графитовым карандашом в правом верхнем углу.
В заверительной надписи указывается количество листов цифрами и прописью, и их физическое состояние.
Оформляются все реквизиты обложки дела.
Составление описи
Опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (каждое дело), а также предназначенный для их учета и укрепления систематизации.
Оформляется по установленной форме на стандартном листе бумаги с реквизитами общего бланка. Текст табличной формы: в заголовке указывается, на какой год составлена опись. Подготавливается руководителем службы ДОУ. В конце описи составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, внесенные в опись.
Отдельно опись составляется на дела с постоянным сроком хранения, временные свыше 10 лет и на дела по личному составу.
Согласовывается с архивом ЭК. Утверждается руководителем организации. Печатается не менее чем в 3 экземплярах: 1-подшивается в дела ДОУ на постоянное хранение; 2-передается в архив вместе с делами; 3-для справочных целей.
Для передачи дел в архив проставляется отметка о его наличии в графе примечания. Сверенные с описью дела заносятся в архивные сводки. Дела устанавливаются на стеллажах архивах. На всех экземплярах актов и описи (приема и передачи) должны быть подписи отдающих организаций и принимающих.
На дела сроком хранения до 10 лет составляют отдельную опись или они могут быть переданы по номенклатуре дел. Эти дела оформляются по упрощенной схеме.
На дела с истекшими срокам хранения составляют акт («о выделении к уничтожению документов и дел»). Оформляются на стандартном листе бумаги по установленной форме. Вносится в дела по годовым разделам. Печатаются в 3 экземплярах: 1экз. подшивается в дело на постоянное хранение; 2экз. в архив; 3экз. рабочий.
Подписывается руководителем службы ДОУ. Согласовывается с архивом, одобряется ЭК, утверждается руководителем организации. Заверяется печатью.
Документирование конфиденциальной информации
Уязвимость такой информации проявляется в следующих формах:
хищение носителя
потеря
несанкционированное уничтожение носителя информации или его разрушение
искажение информации
блокирование
разглашение
Наиболее часто: утрата и утечка информации.
Информация должна быть защищена!
Защита информации – деятельность по предотвращению утраты и утечки конференц информации и утрата защищаемой открытой информации.
Для защиты информации проводят ее классификацию по видам тайны, конфиденциального и ограниченного доступа. Информация зафиксирована на носителях, защищается в зависимости от вида данного носителя.
1 часть защиты: состоит в определении состава защищенной информации, классификации ее по видам тайны, определения состава, выявление угроз к информации, установление объектов защиты.
2 часть защиты: включает в себя установление уровня защиты информации - предполагает выбор средств и методов защиты информации, объединение всех источников защиты в единую систему.
Документы с ограничением доступа определяются в соответствии с перечнем сведений конфиденциальной информации, утвержден нормативными документами. Сюда относятся: сведения о фактах, событиях в частной жизни граждан; сведения составляют тайну следствия и судопроизводства; служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти и управления; сведения, связанные с профессиональной деятельностью (врачебной, адвокатской и т.п.); сведения, связанные с коммерческой деятельностью (договорная); сведения о нововведениях