Организация и функции службы доу

Документирование и организация работы с документами осуществляемое специальными службами, действующими на правах самостоятельного структурного подразделения непосредственно подчиненного руководителю организации.

Основные задачи ДОУ:

1. внедрение единого порядка работы с документами в организации

2. совершенствование форм и методов работы с учетом механизации и автоматизации документируемых процессов.

3. max повышение эффективности работы с документами

Структура службы делопроизводства определяется принадлежностью организации к малым, средним или крупным предприятиям или организациям.

1. Группа сост.органы федеральной представительно-исполнительной власти, а также субъектов РФ.

В этих органах создается инспекция по контролю за исполнением документов, канцелярия состоит из бюро переписки, бюро учетов и регистрации, экспедиции, отдел писем, отдел по совершенствованию работы с документами, архив.

2. Государственные предприятия, частные и акционерные фирмы среднего бизнеса

В состав этих структур входит:

- подразделения по учету и регистрации

- подразделения контроля совершенной работы

- подразделения по рассмотрению обращений граждан

- секретариат

- экспедиции, копировально-множественное бюро

- архив

3) малые предприятия

Делопроизводством занимается секретарь

Устанавливается:

- общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и марифных разделов

- классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.

Все работники делопроизводства подразделяются на 3 категории:

- руководители службы ДОУ

- специалисты

- технические исполнители

Должностной состав подсчитывается в зависимости от объема документооборота.

Предприятия, имеющие документооборот свыше 100 тыс. относятся к первой категории; от 25 до 100тыс. – 2 категория; от 10 до 25 тыс. – 3 категория; до 10 тыс. – 4 категория

В зависимости от категории и методов работы выделяют следующие формы работы с документами:

1. Централизованное

Применяется в учреждениях с небольшим документооборотом. Делопроизводство ведется на одной территории. Все операции с документами осуществляются в одном подразделении.

2. Децентрализованное

Предполагает выполнение всех операций по делопроизводству. Применяется в организациях территориально-разобщенных.

3. Смешанное

Используется в крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота. В ряде случаев в средних предприятиях. При этой форме часть предприятий выполняется основными подразделениями службы ДОУ, остальные операции выполняются в структурных подразделениях.

Этапы обработки входящей, исходящей и внутренней документации порядок работы с входящими локументами

1. Прием корреспонденции, проверка правильности адресования, передача документов с пометкой лично адресату, вскрытие документа (расконвертирование), расфольцевание, проверка вложений, предварительное рассмотрение документов.

Документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые, для передачи руководству или в структурное подразделение.

2. Проставление отметки о поступлении документа в организацию и регистрация

3. Передача документов на исполнение в структурное подразделение и руководителю

4. Рассмотрение документов руководителем и проставление резолюции

5. Внесение сведений из резолюции в регистрируемую форму

6. Передача документов исполнителю

7. Исполнение документов

8. Исполненные документы подшиваются в дело