- •Основные понятия делопроизводства. Термины и определения
- •Понятие о документе, носители источника информации
- •Нормативно-правовая база делопроизводства
- •Классификация документов
- •Форматы бумаги. Бланки документов
- •Оформление организационно-распорядительных документов
- •Учредительный договор
- •Положение
- •Должностная инструкция
- •Регламент
- •Штатное расписание
- •Инструкция по видам деятельности
- •Плановая документация
- •Система распорядительной документации. Ее назначение и состав
- •Технология подготовки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения
- •Технологическая цепочка издания распорядительных документов в условиях конгениального принятия решени
- •Решение
- •Распоряжение
- •Указание
- •Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация
- •Протокол
- •Докладная записка (служебная)
- •Предложение
- •Объяснительная записка
- •Заявление
- •Представление
- •Претензионные письма
- •Ответ на претензию
- •Исковое заявление
- •Кассационная жалоба
- •Телеграмма
- •Факсограмма
- •Телефонограмма
- •Электронное сообщение
- •Справка (по основной деятельности)
- •Заключение
- •Перечень
- •Отчетная документация
- •Копии и выписки из документов
- •Договорная документация
- •Договор
- •Трудовой договор
- •Соглашение
- •Коллективный договор
- •Доверенность
- •Документирование деятельности коллегиальных органов
- •Повестка дня
- •Извещение
- •Проект выступления
- •Проект решения
- •Документация по личному составу
- •Документация, сопровождающая прием на работу
- •Документация, сопровождающая перевод на другую работу в рамках организации
- •Документация, сопровождающая увольнение
- •Личные документы. Резюме
- •Автобиография
- •Характеристика
- •Трудовой контракт (договор)
- •Приказы по личному составу
- •Личная карточка формы т-2
- •Личное дело
- •Порядок формирование личного дела
- •Трудовая книжка
- •Обращения граждан
- •Управление документацией Организация работы с документацией
- •Документооборот. Принципы работы с документами.
- •Организация и функции службы доу
- •Этапы обработки входящей, исходящей и внутренней документации порядок работы с входящими локументами
- •Порядок работы с исходящими документами
- •Порядок работы с внутренними документами
- •Регистрация документов
- •Номенклатура дел
- •Этапы составления номенклатуры дел
- •Формирование дел
- •Оперативное хранение дел
- •Правила оформления документов для передачи в архив
- •Оформление дел
- •Составление описи
- •Документирование конфиденциальной информации
- •Коммерческая тайна
- •Создание конфиденциальных документов
- •Использование информационных технологий в делопроизводстве
Порядок формирование личного дела
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
дополнение к личному листку по учету кадров.
Анкета или личный листок по учету кадров.
Справка-объективка (как правило, на руководителя).
Автобиография и резюме.
Копии документов об образовании.
Копии документов об утверждении в должности (только для руководителей).
Характеристики и рекомендательные письма.
Заявление о приеме на работу, либо трудовой контракт.
Копии приказа о приеме на работу.
Далее документы подшиваются в дело, в хронологическом порядке (справки о деятельности работника, документы, подтверждающие изменение анкетно - биографических данных, документы, характеризующие профессиональные деловые качества, представления и т.д.).
Запрещено подшивать второстепенные документы, а также черновики и дуплетные экземпляры. При увольнении работника с должности в личное дело подшивают заявление об увольнении и копию приказа об увольнении. При оформлении личного дела уволенного работника его проверяют, вносят недостающие документы во внутреннюю опись документов личного дела, нумеруют в правом левом углу, графитовым карандашом каждый лист личного дела. Последним листом вшивается лист – заверитель, в котором указывается количество листов личного дела, их физическое состояние. Лист – заверитель подписывается составителем личного дела и проставляется дата оформления.
Личные дела в управлении персоналом хранятся 1 год, затем передаются по описи и акту в архив на хранение. Личные дела в организации – документы с конфиденциальной информацией. При оформлении на личные дела заводится личная карточка, карточка алфавитная и карточка выдачи. Личные дела запрещено выдавать на руки работнику, на которого оно заведено.
При необходимости документы из личного дела выдаются руководителем структурного подразделения с разрешения руководителя организации. По письменному запросу органов ФСБ личные дела, с разрешением руководителя организации, выдаются на срок до 1 месяца. Сведения о выдаче фиксируются в карточке выдачи и в акте приема – передачи личного дела под расписку.
Опись
- Документы, фиксирующие те или иные явления, предметы и т.п.
Содержит сведенья о порядковых номерах дела, индексах, заголовков, даты.
Листы описи и документов личного дела нумеруются отдельно.
При оформлении личных дел для передачи в архив на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи.
Подписывается составителем.
Дополнение к личному листку по учету кадров
Включает сведенья о работнике в процессе его трудовой деятельности в организации.
В раздее первом: автобиографические данные
во втором: сведенья о трудовой деятельности
в третьем: сведенья о проверке личного дела
(по правилам проверяется один раз в год)
Анкета
Оформляется по установленной форме, включает автобиографические сведенья, сведенья о трудовой деятельности в хронологическом порядке, состав семьи и т.д.
Подписьывается составителем и начальником кадровой службы.
Справка-объективка
Заводится на работника и отражает автобиографические сведенья и сведенья о трудовой деятельности в краткой форме.