4.2. Создание новой базы данных
Порядок работы:
Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access, откроется окно системы управления базами данных (рис. 1).
Рис. 1
Включите мышкой переключатель новая база и щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно. Найдите папку User1 на диске D или вашу личную папку и в поле Имя файла введите название базы данных “Студент” Щелкните на кнопке cоздать или нажмите на клавишу Enter.
4.3. Способы создания таблиц
В диалоговом окне открытой БД можно выбрать один из трех вариантов создания таблиц:
с помощью Конструктора;
с помощью мастера;
путем ввода данных — Режим таблиц.
Режим таблицы хорошо подходит для создания простой таблицы. Это особенно удобно, если необходимо немедленно перейти к вводу данных. Access анализирует ланные и автоиатически присваивает соответствующий тип данных и формат каждому полю.
Режим конструктора отличается наибольшей трудоемкостью, но и наибольшей гибкостью. В этом режиме вы не только вводите имена полей, но должны выбирать и тип данных. Кроме того, можно задать дополнительные свойства. Тип данных указывает системе Access, какая информация приемлема для данного поля. Свойства определяют способ ввода, отображения и хранения информации в базе данных.
Процесс создания таблицы в режиме Мастера таблиц заключается в последовательном выполнении инструкций мастера и ввыборе подходящих параметров таблицы из предлагаемых вариантов.
Создадим таблицу Список с помощью конструктора, таблицу Группы путем ввода данных, а таблицу Личные данные с помощью мастера. Заметим, что все приведенные таблицы можно создать, используя один способ, например, конструктор.
4.3.1.Создание таблицы «Список» в режиме конструктора
Выберите тип создаваемого документа. Вы создаете таблицу, поэтому выберите закладку таблица (скорее всего, вы в ней и находитесь). Щелкните на кнопке создать (рис. 2).
Рис. 2
Перейдите к работе со следующим диалоговым окном – “новая таблица” (рис. 3). Выберите вариант конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно конструктора.
Рис. 3
В левой верхней клетке введите имя поля (наберите слово “Фамилия”, а не свою фамилию) и нажмите на клавишу Enter. В соседней клетке появится тип данных, по умолчанию он задается текстовый. Любой другой выбирается с помощью ниспадающего меню. Заполните поля в Конструкторе данными из “Таблицы 1” (рис. 4).
,
Общие свойства поля оставляем по умолчанию (какие задает сама программа).
|
Рис. 4 |
С полем группа разговор особый. Его тип числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, значения этого поля надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице “Группы”, которая будет создана позднее. Для этого в свойствах поля следует указать, что здесь имеет место подстановка по следующей схеме (рис. 5): выберите закладку подстановка, тип элемента управления – поле со списком, источник строк – Группы (набрать с клавиатуры).
Рис. 5
Сохраните таблицу, щелкнув по кнопке
сохранить
стандартной панели инструментов. В
появившемся окне наберите имя таблицы
“Список” и щелкните по кнопке ОК.
Появится запрос на создание ключевого
поля – уникального поля записи, по
которому удобно связывать таблицы. В
данном варианте будут самостоятельно
появляться числа – номера записей.
Ответьте ДА.Закройте окно “Список: таблица”.