4. Система управления базами данных Access

4.1. Ознакомление с основными понятиями

Под базой данных (БД) понимают совокупность данных об объектах, рассматриваемой предметной области, их свойствах и взаимосвязях.. БД — это совокупность взаимосвязанных хранящихся вместе данных.

Хранимые в базе данные имеют определенную логическую структуру. Различают следующие основные модели представления данных в БД:

• реляционная (модель отношений);

• иерархическая;

• сетевая.

Достоинствами реляционной модели данных являются простота, гибкость структуры, удобство реализации на компьютере, высокая стандартизованность и использование математического аппарата реляционнойалгебры и реляционного исчисления.

Реляционные БД – базы данных с табличной формой организации информации. Размещение в одной строке таблицы определенных элементов данных, означает установление между ними связи или отношений. Реляционная БД состоит из одной или нескольких взаимосвязанных двумерных таблиц. Столбцы в таблице называются полями, а строки – записями. Каждая строка содержит некоторые сведения об описываемом объекте/объектах

Первичный (главный) ключ БД - это поле или группа полей, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Значение первичного ключа не должно повторяться у разных записей..

Подобная таблица обладает рядом важных свойств:

• каждый элемент таблицы — один элемент данных4

• все столбцы однородны, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип и длину;

• каждый столбец имеет уникальное имя;

• одинаковые строки в таблице отсутствуют;

• порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и вузуализация информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформленние и последующая выдача на устройства вывода.

Microsoft Access, входящая в состав пакета Microsoft Office , на сегодня является одной из наиболее популярных СУБД реляционного типа.

Access работает со следующими основными объектами:

• таблицами;

• формами;

• запросами:

• отчетами.

Таблицы — это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства). Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей – 255. Каждое поле имеет имя и тип. Тип определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях.

Запросы – это средство извлечения информации из базы данных, отвечающей некоторым условиям, задаваемым пользователем. Результат запроса обычно выводится в виде таблицы с временным набором данных ( динамический набор), все записи которой удовлетворяют заданным условиям.

Результат запроса называется выборкой. Выборка не сохраняется в вашей базе данных (и, следовательно, не занимает места на жестком диске); он создается заново каждый раз при выполнении запроса и уничтожается при его закрытии. Запрос всегда выдает вам соответствующую таблице информацию на момент его выполнения.

Формы — это средства для ввода данных, просмотра и модификации информации в таблице.

Отчеты предназначены для вывода данных, причем для вывода данных не на экран, а на печатающее устройство (принтер).

В Access используются пять основных типов полей:

• текстовый;

• числовой;

• счетчик;

• дата/время;

• логический.

Текстовый тип данных используется для хранения таких данных, как имена, адреса, а также чисел, не требующих вычислений, например номеров телефонов, инвентарных номеров или почтовых индексов. В текстовом поле может находиться до 255 знаков. По умолчанию устанавливается размер поля 50 знаков. Свойство Размер поля (FieldSize) определяет максимальное количество знаков, которые можно ввести в текстовое поле.

Числовые поля используются для хранения числовых данных, которые должны использоваться в математических вычислениях, за исключением денежных расчетов. Тип и размер значений, которые могут находиться в числовом поле, можно изменить в свойстве Размер поля (FieldSize). Например, в занимающее 1 байт на диске поле с размеров «Байт» допускается ввод только целых чисел без десятичных знаков от от 0 до 255.

Денежный тип поля используют для предотвращения округления во время вычислений. В денежных полях обеспечивается 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа. Денежное поле занимает 8 байт на диске.

Дата/время, относящиеся к годам с 100 по 9999. Размер поля 8 байт.

Для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически вводится уникальное число, в Microsoft Access существует тип данных счетчик. Созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен. Поле счетчика может генерировать два типа чисел: последовательно возрастающие на единицу, случайные числа.). Наиболее часто используется счетчик последовательно возрастающих чисел. Такой тип счетчика удобно использовать как первичный ключ таблицы. Счетчик случайных чисел создает случайный номер для каждой записи в таблице.

Создание базы данных состоит из трех этапов:

1. Проектирование БД.. Это теоретический этап работы (без компьютера). На этом этапе определяется:

• какие таблицы будут входить в состав БД;

• структура таблиц (из каких полей, какого типа и размера будет состоять каждая таблица);

• какие поля будут выбраны в качестве первичных (главных) ключей каждой таблицы .

2. Создание структуры. На этом этапе с помощью ACCESS создается структура таблиц, входящих в состав БД.

3. Ввод данных. Заполнение таблиц базы данных конкретной информацией.

Рассмотрим создание базы данных на примере БД о студентах. О студенте известны следующие данные: код, фамилия, имя, отчество, год рождения, группа, староста, куратор, адрес, номер телефона, оценки по математике и информатике. Для устранения дублирования (фамилии старосты и куратора определяются только номером группы и одни и те же фамилии будут многократно повторяться в разных записях) и сокращения числа полей в одной таблице выделим следующие информационные объекты и их ключи ( подчеркнутое поле):

список (Код, Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения, Группа);

группы (Группа, Староста, Куратор);

личные данные (Код, Адрес, Номер телефона, Оценки по математике и по информатике).

Таблицы группы и список объединены связью “один-ко-многим”, таблицы список и личные данные связью “один-к-одному”. Таблицы группы и личные данные прямо не связаны.