Аудио-визуальное оборудование

Оборудование, которое вам понадобится, зависит от требований выступающих и уровня конференции. Наиболее часто используемое и самое распространенное оборудование следующее:

• Проектор для слайдов

• Видеомагнитофон

• Экран

• Доска с мелом

• Указка

Если требуется более высококачественное профессиональное оборудование, вам следует обратиться за консультацией к специалисту.

Проецировать изображения на экран можно из центра или задней части зала. Однако более профессиональным считается проецирование "со спины", когда проектор устанавливается на расстояние 25-30 см за экраном. Для этого за экра­ном следует освободить место. Высота экрана имеет очень большое значение, убедитесь, что все участники смогут увидеть происходящее. Проверьте, достаточ­на ли высота потолка.

Кресла с встроенными наушниками и микрофонами стали неотъемлемыми атрибутами проведения больших конференций. Если вы выбрали зал, не оборудованный этими приспособлениями, их можно арендовать. Использование индиви­дуальных акустических систем создаст профессиональную атмосферу, к тому же всем участникам будет хорошо. Определите, сколько и какого типа микрофонов вам необходимо. Если вы пользуетесь услугами компании по организации мероп­риятий, то ее представители могут дать вам полезный совет. Основные типы микрофонов/стоек:

• Традиционные микрофоны со шнуром на регулируемых по высоте стой­ках. Такой микрофон можно снять и держать в руке.

• Настольный микрофон.

• Маленькие микрофоны-"прищепки".

• Радио-микрофоны — отсутствие шнура дает выступающему полную сво­боду движения.

РЕГИСТРАЦИОННЫЕ ЗНАЧКИ

Должны быть отпечатаны по подготовлены заранее образцам. Оборудование для их изготовления имеется во всех местах проведения общественных мероприятий. Советуем использовать различные цвета для различения участников — делегатов, выступающих и т. д. Значки с именем очень полезны, когда делегаты не знакомы друг с другом. Применение значков оправданно и с точки зрения обеспечения безопасности. Значки выдаются делегатам по их прибытии. Разложенные в алфа­витном порядке, значки облегчают работу регистрационного бюро по их выдаче.

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

Председатель — ключевая фигура мероприятия. В его задачи входит следить за общим ходом выступлений и за регламентом конференции.

ПЕЧАТНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

Скорее всего, для конференции вам понадобится определенная литература. Зара­нее закажите необходимые буклеты и брошюры, особенно если их надо сверстать и распечатать. Попросите, чтобы материалы доставили до начала конференции, чтобы в случае каких-либо недоразумений было бы время внести необходимые коррективы. Необходимость в наличии литературы будет целиком зависеть от потребностей мероприятия.

ПЛАН-КАРТА

Делегатам необходимо знать, где будет проводиться конференция и как добрать­ся до этого места. На хорошем плане-карте должны быть показаны прилегающая местность, номера дорог и основных магистралей, названия местных дорог, ори­ентиры, станции, аэропорты и названо приблизительное количество времени на то, чтобы добраться до места проведения конференции. Карта должна быть про­стой и понятной. Ею следует обеспечить всех делегатов, докладчиков и прочих гостей, подрядчиков и т.д. Карта может прилагаться к общей брошюре или быть

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ И ОФОРМИТЬ ВЫСТАВОЧНЫЙ СТЕНД

Основные вопросы:

1. Цель организации стенда.

2. Бюджет.

3. Заказ стенда.

4. Оформление стенда.

5. Руководство для участников выставки

6. Ответственный за стенд.

7. Обслуживание стенда и обучение сотрудников, работающих на нем.

"ДОВЕРЯЙ, НО ПРОВЕРЯЙ"

Недавно, за неделю до того, как мне нужно было организовать стенд в гостини­це Бристоль, я позвонила, чтобы проверить информацию о времени начала вы­ставки. Мне сообщили, что в этой гостинице проведения выставки НЕ планиру­ется. Немедленно связавшись с организаторами, я выяснила, что они изменили место проведения мероприятия! Таким образом простой телефонный звонок пе­ред началом выставки поможет вам сберечь время и избавит от излишнего беспо­койства

ЦЕЛИ ОРГАНИЗАЦИИ СТЕНДА

Чего вы ждете от участия в выставке?

Прежде чем дать ответ на этот вопрос, хорошо подумайте и решите для себя, ПОЧЕМУ вы участвуете в выставке. Ответ будет решающим фактором в плани­ровании и организации стенда. Нацелена ли маркетинговая стратегия вашей ком­пании на завоевание какого-то определенного сегмента рынка? Правильно ли вы сделали, выбрав именно эту выставку для демонстрации своих услуг или товаров?

ПРИЧИНЫ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ:

Заинтересованность в росте объема продаж?

Необходимость популяризации определенной торговой марки?

Расширение связей с общественностью?

Желание привлечь новых покупателей?