10.6. Подготовка к переговорам.

Среди форм делового общения переговоры занимают особое место. Главную роль в менеджменте они играют при взаимодействии с партнерами. Однако поле их применения значительно шире: от найма на работу до координации совместной деятельности; от купли-продажи до обучения и воспитания персонаа. Сама практика повседневной жизни требует владения переговорными навыками. Среди них – способность выдвигать и защищать предложения, готовность учитывать интересы другого, умение слушать и воспринимать, настроенность на конструктивное взаимодействие и др.

Переговоры – процесс взаимодействия двух или более сторон в условиях их взаимозависимости для достижения интересов каждой.

Непосредственным импульсом для переговоров является взаимозависимость сторон. Сама природа последней, ее величина и направленность определяют характер того процесса, который необходим для согласования действий.

Поскольку переговоры – процесс сложный и многоплановый, они требуют серьезной профессиональной подготовки. Специалисты выделяют шесть элементов подготовки к переговорам: инициатива, время и место, предварительные условия, состав делегаций, проект договора, позиции сторон. Рассмотрим эти элементы подробнее.

Инициатива переговоров обычно принадлежит той стороне, которая больше к ним готова. Реализуется инициатива в виде делового (коммерческого) предложения. Последнее должно содержать: суть предлагаемого взаимодействия, интересы (выгоды) партнера, информацию о фирме-инициаторе и ее интересах.

Отражение выгод партнера в деловом предложении обязательно. Партнер сразу должен видеть свой интерес. Иначе предложение, скорее всего, останется без ответа.

Информация о фирме-инициаторе необходима для показа ее солидности и надежности. Можно дать сведения о размерах фирмы, опыте работы на рынке, ее достижениях, связях с другими известными партнерами. Большие фирмы, со значительным опытом и широким кругом деловых контактов, как правило, вызывают больше доверия. Шансов, что на их деловое предложение откликнутся, у них значительно больше.

Если интерес фирмы-инициатора не является очевидным, его надо показать особо. Это обеспечивает «прозрачность» делового предложения, повышает доверие к инициатору.

Время и место переговоров должны быть удобными для всех сторон. Промежуток времени от инициативы до начала переговоров должно быть достаточным для того, чтобы партнеры успели подготовиться.

По части места переговоров могут быть три варианта: у инициатора, у партнера, на нейтральной территории. Инициатор, внося деловое предложение, должен предложить время и место встречи. Однако, как правило, право окончательного решения по данным вопросам остается за партнером.

Если переговоры происходят в офисе одной из сторон, то их роли трактуются как «хозяева» и «гости». Хозяева несут некоторые затраты на прием, но при этом получают определенные преимущества. Это психологическая атмосфера «своих стен», возможность влиять на регламент, показать сильные стороны своей фирмы и т.д. Поэтому целесообразно предлагать себя в роли хозяев на переговорах.

Выбор в качестве места переговоров нейтральной территории свидетельствует о некоторой настороженности партнера. Это значит, что он предпочитает для первой встречи своеобразную «разведку боем». Инициатору предстоит «растопить лед» сомнений партнера.

Предварительные условия на переговорах – это обозначение одной из сторон границ или пунктов, которые являются для нее принципиальными, не подлежащими обсуждению. Остальные участники переговоров должны это принять как факт, по которому «торг неуместен».

Выдвижение предварительных условий является не самым удачным вариантом начала переговорного процесса. Эти условия могут быть не приняты другими сторонами. Тогда переговоры закончатся не начавшись.

Состав делегаций включает их численность, ранг и полномочия руководителей, наличие «VIP-персон» и «ключевых персон». Кроме двух последних пунктов стороны обычно стремятся к паритету. Численность, ранг и полномочия руководителей делегаций желательно иметь примерно одинаковыми.

Полномочия делегаций могут быть двух вариантов: подготовительные и окончательные. По первому варианту стороны обсуждают и согласуют текст договора. Сам факт его подписания предполагается отдельно. По второму варианту полномочий стороны не только обсуждают договор, но и подписывают его. Как правило, по уставам организаций, право заключать договоры (подписывать) принадлежит руководителям и их заместителям. Если же делегацию возглавляет работник рангом ниже, он должен иметь специальную доверенность фирмы на право подписания.

VIP – аббревиатура с английского выражения veri important person – «очень важная персона». Это значит, что во главе одной из делегаций находится человек, бывший статус или известность которого значительно выше его нынешнего положения. Например, директором фирмы и руководителем делегации может быть человек, ранее занимавший высокие посты в правительстве, либо известный общественный деятель. В этом случае официальный регламент приема делегации должен быть повышен.

Наличие «ключевой персоны» означает, что в роли руководителя или члена делегации находится человек, чье личное влияние на хозяев или руководство фирмы значительно превышает его официальный статус. Обычно это лицо «лично приближенное», пользующееся особым доверием либо симпатией руководства («фаворит»). В этом случае на переговорах важнейшей задачей является убедить именно его.

Для успеха переговоров очень важно иметь о партнерах сведения лично-профессионального характера. Это их должности и статус в фирме, образование, карьера, семейное положение, интересы и увлечения. Такие знания могут не только способствовать успеху, но и коренным образом повлиять на исход переговоров.

Проект договора инициатор переговоров должен предоставить всем сторонам заранее. Ограничиться только деловым предложением в ходе подготовки переговоров было бы неправильно. Ведь целью переговоров является именно заключение договора. Все стороны должны иметь возможность изучить его заранее. А в ходе переговоров обсуждаются и уточняются спорные моменты.

На подготовку переговоров решающее влияние оказывает ситуация, которая определяет принципиальное положение сторон до начала переговоров. Это связано со степенью заинтересованности, наличием либо отсутствием преимуществ, возможностями маневра. Все это специалисты определяют как позиции сторон. Рассмотрим четыре наиболее распространенных позиции.

Сильная позиция – это относительно низкая заинтересованность, наличие преимуществ либо альтернатив. Стороне с такой позицией не страшен «вариант провала» переговоров. Это могут быть какие-то элементы, которые дают данной стороне преимущество перед партнерами. Возможно, данная сторона располагает несколькими альтернативами, которые дают ей широкие возможности для маневра.

У стороны с сильной позицией высок предел возможных уступок. Иными словами, даже если эта сторона пойдет на значительное снижение своих требований, договор ей все равно будет выгоден.

Слабая позиция – это высокая заинтересованность в договоре, отсутствие альтернатив и малые возможности для маневра. Сторона с такой позицией понесет большие потери, если переговоры окажутся неудачными. У них для этого случая нет равноценной замены. Возможности уступок с их стороны практически исчерпаны. Дальнейшие уступки приведут к потере смысла в договоре, так как сильно уменьшится либо совсем теряется возможная выгода.

Позиция интересов либо принципов. Чаще всего сторонами на переговорах движут интересы. Но бывает и так, что у одной стороны экономические интересы в рамках данных переговоров отсутствуют. А в качестве причин участия в переговорах выступают принципы. Принципы могут присутствовать и в первом варианте – при наличии экономических интересов. Однако значительные интересы могут заставить поступиться принципами. Если же экономической составляющей нет либо она слаба, тогда принципы становятся довлеющей позицией данной стороны на переговорах.

Позиция псевдо-заинтересованности – это участие в переговорах под давлением либо ради общественного мнения. Реальной же заинтересованности в успехе переговоров у данной стороны нет. Это надо понимать остальным партнерам по переговорам. При псевдо-заинтересованности партнера надо не дать ему себя использовать, не позволить обмануть общественное мнение.

Основательная подготовка к переговорам и четкое знание позиций сторон позволяет обеспечить эффективное проведение процесса переговоров. Об этом и пойдет разговор в следующем разделе.