7.2. Організація автоматизованого обліку і контролю пересилання поштових відправлень
Технологія оброблення та пересилання реєстрованих поштових відправлень передбачає виконання трудомістких операцій з їх обліку та контролю на шляху проходження, оформлення ряду супровідних документів. Для пошуку зниклих відправлень використовуються копії супровідних документів, що зберігаються у Контрольно-довідковій службі. Технологічна інформація, яка супроводжує поштові відправлення на всіх рівнях пересилання, зароджується на етапі її реєстрації, тобто у відділеннях зв’язку, а потім багаторазово використовується в мережі поштового зв’язку УДППЗ "Укрпошта".
Поштовими адміністраціями розвинених країн світу вже використовуються системи реєстрації та контролю проходження пошти (система Track-and-Trace).
Автоматизована система реєстрації та контролю проходження пошти (АСРК) створена в рамках міжнародного проекту із залученням допомоги Фонду підвищення якості служби Всесвітнього поштового союзу та впроваджена на об’єктах поштового зв’язку УДППЗ “Укрпоршта”.
АСРК – це територіально-розподілена комп’ютерна система. Складовими частинами цієї системи є об’єкти верхнього рівня – Генеральна дирекція УДППЗ “Укрпошта”, Центр управління системою ЦУС, Дирекція оброблення та перевезення пошти ДОПП; елементи обласного рівня – Зональні вузли ЗВ, Центри оброблення і перевезення пошти ЦОПП; елементи районного (міського рівня) – Центри поштового зв’язку ЦПЗ, Вузли поштового зв’язку ВуПЗ із підпорядкованими відділеннями зв’язку ВПЗ, поштамти.
Структурну схему АСРК наведено на рис. 7.3.
Рисунок 7.3 – Структурна схема АСРК
АСРК охоплює весь технологічний процесс проходження пошти від відділення зв’язку місця приймання до відділення зв’язку місця призначення, тобто реєстрацію пошти, поіменний облік та сортування пошти відповідно до планів направлення, формування супровідних документів, запакування пошти у закриті речі, пересилання пошти між пунктами обміну пошти.
АСРК складається з наступних підсистем:
інформаційного забезпечення та ведення нормативно-довідкової інформації;
реєстрації, оброблення та контролю проходження реєстрованої пошти на рівні вузла поштового зв’язку;
реєстрації, оброблення та контролю проходження реєстрованої пошти на рівні ЗВ, ЦОПП;
реєстрації, оброблення та контролю проходження реєстрованої пошти у ДОПП;
адміністрування бази даних системи;
статистичного обліку, контрольно-довідкових операцій, формування звітності.
Центр управління системи ЦУС виконує функції управління в системі, контролює проходження пошти та передачу інформації між об’єктами поштового зв’язку.
Підсистеми будуються на основі типових функціональних модулів, використовують єдині довідники та бази даних інформації для виконання технологічних, пошукових, облікових завдань.
За рекомендаціями ВПС та у відповідності до ДСТУ 3145-95 „Коди та кодування інформації. Штрихове кодування” для кодування внутрішньої та міжнародної пошти в системі використовується ШК 128 Code.
Структуру ШК-ідентифікаторів для внутрішньої пошти наведено у табл. 7.8.
Таблиця 7.8 – Структура ШК-ідентифікаторів для внутрішньої пошти
Позиція знака |
Інформація у штриховому коді |
Приклад |
1…5 |
Поштовий індекс відділення поштового зв’язку, де приймається поштове відправлення |
07623 |
6…12 |
Номер відправлення |
0000021 |
13 |
Контрольний розряд |
2 |
Штрихкодова послідовність 07623 0000021 2 |
||
Для визначення контрольного розряду у штрихкодовій позначці для внутрішньої пошти використовується окремий алгоритм.
На рис. 7.4 наведено приклади ШК-ідентифікаторів для внутрішньої пошти.
Рисунок 7.4 – Приклади ШК-ідентифікаторів для внутрішньої пошти.
Структуру ШК-ідентифікаторів для міжнародної пошти відповідно до стандарту ВПС S 10 наведено у табл. 7.9.
Таблиця 7.9 – Структура ШК-ідентифікаторів для міжнародної пошти
Позиція знака |
Формат даних |
Значення |
Приклад |
1, 2 |
a2 |
Службовий індикатор |
RA |
3…10 |
n8 |
Серійний номер |
12345678 |
11 |
n1 |
Цифра контролю або індикатор відсутності цифри контролю |
5 |
12, 13 |
a2 |
Код країни ISO 3166-1, призначений країні відсилання відправлення |
UA – Україна |
В АСРК відповідно до вимог стандарту ВПС S10 інформація кодується наступним чином:
1, 2 символи – позначення типу поштового відправлення;
3...5 символи – перші три цифри 5-значного індексу районного вузла зв’язку за Довідником поштової індексації;
6...10 символи – номер поштового відправлення;
11 символ – контрольний розряд;
12, 13 символи – буквені позначення країни відправлення згідно з міжнародним стандартом ISO 3166-1 (UA – Україна).
У загальному застосуванні службовий індикатор в 13-значних штрихкодових ідентифікаторах, що застосовуються у міжнародних поштових відправленнях, є двосимвольним буквеним значенням. Для першої букви, у відповідності із стандартом ВПС S 10, зарезервовані такі значення:
A – відправлення з контрольованою доставкою;
C – посилки;
E – прискорена пошта;
L – експрес-листи;
R – рекомендована пошта;
V – відправлення з оголошеною цінністю.
В АСРК використовуються наступні значення першої букви:
R – рекомендовані відправлення;
V – відправлення з оголошеною цінністю;
C – прості посилки та посилки з оголошеною цінністю.
Для рекомендованих поштових відправлень та відправлень з оголошеною цінністю на етикетці ШК-ідентифікатора друкується велика буква першого символу R або V .
У рядку, де друкується технологічний номер поштового відправлення, друкується перший символ R або V, другий символ коду групи технологічних номерів – від А до Y. Зазначена літера змінюється за алфавітом, якщо номер поштового відправлення, що починається з 1, в позиції 6...10 структури ШК-ідентифікатора перевищить п’ять цифрових розрядов, тобто 99999.
Для міжнародних простих посилок друкуються дві великі букви в рядку з технологічним номером поштового відправлення над штрихкодовою позначкою.
Перший символ С, другий символ змінюється починаючи від P до U за алфавітом, якщо номер поштового відправлення, що починається з 1, в позиції 6...10 структури ШК-ідентифікатора перевищить п’ять цифрових розрядов, тобто 99999.
Для міжнародних посилок з оголошеною цінністю в рядку, де друкується технологічний номер поштового відправлення, друкуються великими буквами перший символ С та другий символ коду групи технологічних номерів, який змінюється за алфавитом від V до Y, якщо номер поштового відправлення, що починається з 1, в позиції 6...10 структури ШК-ідентифікатора перевищить п’ять цифрових розрядов, тобто 99999.
На рис. 7.5 наведено зразки етикеток для міжнародних простих посилок (а) і міжнародних посилок с оголошеною цінністю (б).
Рисунок 7.5 – Зразки етикеток для міжнародних посилок
Технологічний номер містить вісім цифр. Дозволені нулі на початку, тому технологічний номер має значення у діапазоні 00000001 – 99999999.
Значення цифр технологічного номера:
три цифри поштового індексу ВуПЗ (ЦПЗ);
п’ять цифр номера поштового відправлення у зоні обслуговування ВуПЗ (ЦПЗ) для окремого класу поштових відправлень. П’ять цифр, що відведені під номер поштового відправлення, дозволяють виконати кодування 99999 поштових відправлень. При досягненні кількості відправлень більше ніж 99999 виконується перехід до нової групи технологічних номерів;
остання цифра – контрольний розряд номера.
Код країни – це двозначний код у відповідності із стандартом ISO 3166-1 країни місця приймання пошти. Для України – це символи UA.
Наприклад, RA421456777UA – ШК-ідентифікатор для рекомендованої письмової кореспонденції, надісланої з Недригайлівського ВуПЗ України.
Технологія оброблення реєстрованої пошти в АСРК
При реєстрації поштового відправлення в операційному вікні у відділенні поштового зв’язку на нього наноситься ШК-ідентифікатор у виді паперової етикетки на клейкій основі. В ШК-ідентифікаторі міститься поштовий індекс відділення зв’язку місця приймання, порядковий номер поштового відправлення та контрольний розряд. Уведення до ШК більш повної інформації про поштове відправлення, наприклад, індексу відділення зв’язку місця призначення, потребує формування ШК-ідентифікатора під час приймання поштового відправлення від відправника, для чого необхідне технічне оснащення всіх ВЗ.
В операційному вікні у відділенні зв’язку місця приймання ярликами з ШК маркуються поштові відправлення:
посилки: прості, з оголошеною цінністю (внутрішні, міжнародні);
рекомендовані листи, картки, бандеролі, дрібні пакети (внутрішні, міжнародні);
листи, бандеролі з оголошеною цінністю (внутрішні, міжнародні).
Одночасно в АРМ ВЗ реєструється інформація, що передається в корпоративній мережі підприємства у напрямку проходження поштового відправлення для відповідної реєстрації у розподіленій базі даних системи на кожному етапі проходження. Крім того, інформація в АРМ ВЗ дублюється на дискети.
Друкування етикеток зі штриховим кодом виконується у вузлі зв’язку для підпорядкованих відділень поштового зв’язку.
Маркування поштових відправлень у системі здійснюється в усіх відділеннях зв’язку як за наявності АРМ ВЗ, так і без них. Доопрацювання пошти за відділення зв’язку з малими обсягами здійснюється у вузлі зв’язку.
Реєстрована пошта надходить до ЦПЗ, ЗВ, ЦОПП. Разом із матеріальним потоком пошти на автоматизовані робочі місця АРМ АСРК по електронній пошті в корпоративній мережі підприємства надходить інформація щодо зареєстрованої пошти. Важливо забезпечити отримання інформації на об’єкті поштового зв’язку раніше або разом із надходженням поштових відправлень. При прийманні пошти на об’єктах поштового зв’язку виконується поіменний облік пошти, сканується ШК з оболонки поштових відправлень та закритих речей.
Якщо пошта зареєстрована в АРМ ВЗ, інформація передається каналами зв’язку або дискетою у вузол зв’язку, де за результатами приймання та сортування пошти автоматично доповнюється даними про терміни виконання всіх операцій реєстрації, оброблення та відправлення пошти.
При прийманні пошти від відділень зв’язку без АРМ ВЗ, у вузлах зв’язку та в Центрах поштового зв’язку виконується повна реєстрація поштових відправлень, створюється інформація, що описує поштове відправлення або закриту річ, створюється віртуальне поштове відправлення в системі.
В АСРК кожне поштове відправлення описується наступними реквізитами:
ШК-ідентифікатор поштового відправлення, закритої речі;
поштовий індекс, адреса одержувача пошти;
прізвище одержувача;
країна призначення;
поштовий індекс місця приймання пошти;
спосіб пересилання пошти;
вид пошти;
категорія пошти;
особливі ознаки;
сума оголошеної цінності;
сума післяплати;
маса.
На основі створеної інформації виконуються всі технологічні операції сортування пошти згідно з планами направлення, запакування пошти в оболонки, формування супровідних документів, відправка пошти та інші. Інформація про поштове відправлення в систему уводиться тільки один раз.
На об’єктах поштового зв’язку в АСРК ярликами з ШК маркуються, крім зазначених, також закриті речі:
мішки рекомендовані, страхові, прості (внутрішні, міжнародні);
контейнери (внутрішні, міжнародні), інше.
Інформація із вузла поштового зв’язку щодо прийнятої, обробленої та відправленої пошти передається до наступного пункту обміну пошти (ЦОПП, ДОПП м. Київ, ВуПЗ, ЦПЗ) та паралельно до ЦУС, де зберігається та обробляється інформація системи. Така схема організації інформаційних потоків дозволяє автоматизувати операції з оброблення вхідної та вихідної пошти, надає інформацію для контролю та управління проходженням пошти ЦУС.
У випадку, якщо інформація щодо реєстрованої пошти не надійшла до пунктів обміну пошти та в ЦУС, система автоматично забезпечує повторну передачу інформації від попереднього пункту обміну на шляху проходження пошти.
ЦУС передає необхідну інформацію щодо реєстрованої пошти на об’єкти поштового зв’язку та приймає інформацію про фактичні обсяги пошти та терміни її проходження. Цим забезпечується автоматизований контроль збереження поштових відправлень та виконання нормативних строків їх пересилання.
У вузлах поштового зв’язку на робочих місцях АРМ АСРК створюється інформація щодо реєстрованої пошти для передачі поштових відправлень в доставні відділення зв’язку та формуються супровідні документи доставки. Повідомлення ф.22 про вручення страхових поштових відправлень та реєстри ф.11 доставки для письмової кореспонденції передаються разом з поштою в доставку у відділення зв’язку без АРМ ВЗ.
У відділеннях зв’язку, які не оснащені АРМ ВЗ, реєструють відправлення, які були вручені одержувачам, з використанням супровідних документів доставки. Повідомлення про вручення ф.22, які мають відмітку по вручення, передаються до об’єкта поштового зв’язку з наступним відправленням пошти. У вузлі поштового зв’язку виконують реєстрацію відповідних відміток про вручення поштових відправлень або невдалу спробу їх вручення.
Відділення зв’язку, які оснащені АРМ ВЗ, виконують реєстрацію вручення самостійно із використанням АРМ. Інформація про вручену пошту передається на АРМ АСРК до вузла поштового зв’язку у вигляді файла обміну, і далі через АРМ АСРК інформація про вручену пошту передається в ЦУС.
Аналогічно здійснюється облік та контроль проходження повернених поштових відправлень, а також передачі пошти на зберігання.
Створення системи реєстрації та контролю проходження пошти на підприємстві поштового зв’язку виконується поетапно. В першу чергу необхідно забезпечити в повному обсязі централізований збір інформації в ЦУС щодо вхідної та вихідної пошти, прийнятої та врученої реєстрованої пошти. Інші інформаційні потоки будуть формуватись при впроваджені відповідних автоматизованих систем на об’єктах поштового зв’язку.
Створення АСРК дозволить надавати нові послуги. Реєстровані поштові відправлення стають поштовими відправленнями з повідомленнями про вручення. Клієнт через Інтернет-пошук робить запит за номером ШК-ідентифікаторів та автоматично отримує відповідь про дату та час його вручення або інформацію про етап проходження у мережі підприємства. Інформацію про результати пошуку пошти можна надавати також на об’єктах поштового зв’язку, в операційних вікнах відділень зв’язку.