10.4.10. Управление продажами

Заказ покупателя – это заказ внешнего по отношению к предприятию контрагента на приобретение какой-либо продукции. Заказ считается исполненным, если произведена отгрузка всего заказанного количества товаров или если заказ принудительно закрыт менеджером. Закрытие заказа означает снятие заказа с учета, несмотря на то, что не вся продукция, указанная в заказе отгружена, однако надобности в отгрузке оставшегося количества уже нет. Для выполнения заказа продукция может быть куплена у сторонней организации или произведена своими силами.

На основании данных заказа можно сформировать счет на оплату. Счет для клиента будет являться основанием для оплаты заказа. Данные счета не участвуют в оценке общего объема потребности продукции, данные счета необходимы для формирования печатной формы.

В данной подсистеме очень важен механизм резервирования готовой продукции. Резервирование под заказ – это система распределения имеющихся на складах объемов продукции и товаров для использования в соответствующем заказе. Резервированию подлежат только имеющиеся на складах реальные объемы товаров. Для оформления резерва необходимо определить: номенклатуру (с указанием характеристики); количество; склад.

Резервирование нельзя вести в целом по всем складам, резервирование всегда привязано к складам. Резервировать товары можно на любом складе. Более того, один и тот же товар в заказе может быть зарезервирован частично на одном складе, а частично - на другом.

Указать все данные для резервирования можно как вручную, так и с использованием специальных механизмов авторезервирования. Это касается не только установки, но и снятия резерва.

После ввода заказа на продажу указанные в нем номенклатурные позиции должны быть размещены (зарезервированы) на складе или произведены, если их не хватает для выполнения заказа.

Размещение номенклатурных позиций может быть осуществлено двумя способами:

1) размещение автоматически – при вводе заказа или при преобразовании квоты продаж в заказ на продажу. При автоматическом размещении система может только произвести общее размещение из доступных запасов на площадке (а не на уровне местонахождения);

2) размещение вручную, что позволяет указывать подробности выполнения заказа, т.е. из какой партии номенклатурной позиции хотим выполнить заказ, из какой площадки. При размещении вручную система производит подробное размещение.

В некоторых ERP-системах существует целая подсистема анализа заказов на продажу. Рассмотрим её основные функции. Модуль анализа продаж (АП) может составлять одно целое с модулем управления продажами.

Модуль АП содержит следующие части:

• классификация продаж по позиции, ТНГ, покупателю, адресу отправки и торговому агенту;

• итоги продаж ежемесячные;

• квота торгового агента, определяемая на месяц,

• сопоставление квоты торгового агента и действительные продажи,

• отслеживание продаж, не хранимых позиций.

Размещение заказов покупателей в заказах поставщикам. В системе, можно зарезервировать товары, которые еще только запланированы к покупке, на которые оформлены заказы поставщикам. Такой механизм называется размещением заказов покупателей в заказах поставщикам.

Этот механизм позволяет указывать для заказов, сделанных поставщикам, их назначение, т.е. для выполнения каких заказов покупателей сделан заказ на покупку у поставщика. Этот механизм можно использовать для товаров, которые закупаются, а, соответственно, и заказываются, с целью перепродажи и для материалов.

Д. Грин отмечает следующие этапы жизненного цикла заказа на продажу:

1. Предварительные шаги (preorder activity):

- планирование заказа (order planning): прогнозирование продаж, планы производства и загрузки мощно­стей для поддержки прогноза продаж;

- формирование заказа (order generation): на стандарт­ных условиях или в процессе переговоров, с использо­ванием типовых конфигураций продуктов или при по­мощи специальных программ-конфигураторов;

- оценка затрат и ценообразование (cost estimation and pri­cing): для стандартных продуктов — на базе прейскуран­тов и скидок, для конфигурируемых продуктов — при помощи оценки затрат для конфигурации и установле­ния предлагаемой цены (pricing quote); возможно приме­нение функции поиска «наилучшей для клиента цены».

2. Обработка заказа (order processing activity):

- ввод заказа (order entry) в информационную систему;

- отбор заказов и формирование приоритетов заказов (order selection and prioritization): вероятен отказ от выполнения заказа, причинами которого могут быть связанный с заказом повышенный риск или несоот­ветствие заказа стратегии компании (если заказ был подтвержден во время его ввода);

- разработка графика выполнения заказа (order scheduling): для стандартных продуктов — включение закала в MPS, разработка графиков производства и снабжения; для конфигурируемых продуктов — разработка графика финальной сборки из компонентов (сборочных единиц);

- исполнение заказа (order fulfillment): получение сырья и материалов, изготовление, отгрузка и доставка.

3. Последующие шаги (post order activity):

- выставление счета и формирование отгрузочных до­кументов (invoicing and shipping papers);

- возвраты и рекламации (returns and claims): влияют на величину административных издержек, уровень бра­ка, величину издержек транспортировки, отношения с клиентами;

- послепродажное обслуживание (post-sales service): установка продукта у заказчика, поддержка эксплуа­тации на площадке заказчика либо в сервисных цент­рах, обучение, обновление версий продукта и др.