7.2. Основные принципы реализации проекта внедрения

Сформулируем следующие основные принципы для успешной реализации проекта внедрения ИС на предприятии:

1. Эффективность внедрения должна оцениваться отдачей от инвестиций (возвратом стоимости вложений). При этом в общем случае учитываются следующие показатели: общая стоимость владения, включающая стоимость программного обеспечения ПО, аппаратные средства, стоимость внешнего обслуживания и расходы на зарплату; время внедрения, помимо которого надо учитывать и время, требующееся, чтобы окупить внедрение; возврат инвестиций; общая сумма затрат предприятия на внедрение в которую входит стоимость ПО, аппаратных средств, услуг, зар­платы, расходов после внедрения.

2.  В ходе внедрения необходимо строго придерживаться утвержденных планов и графиков, избегая добавления в систему новых требований и возможностей, иначе реализация проекта внедрения затянется (в этом случае уже вряд ли можно будет говорить об адекватной оценке эффективности вне­дрения).

3.  Бизнес-процессы предприятия-заказчика должны быть четко описаны и проанализированы до внедрения.

4.  Внедрение должно выполняться поэтапно и начинаться с модулей, применение которых достаточно быстро может принести реальную отдачу предприятию.

5.  В процессе обследования предприятия должна быть внимательно проанализирована существующая программно-аппаратная платформа (в том числе уже имеющиеся, пусть и устаревшие, программные средства автоматизации мате­риального и финансового учета) и определены пути ее интеграции (если это необходимо) с внедряемой ИС (не следует забывать также про перенос и конвертацию во внедряемую ИС необходимой информации из существующих систем).

6.  Успешное внедрение возможно только при тесной обратной связи с заказчиком и полной (реальной) поддержке группы внедрения руководством предприятия. Ключевые факторы, необходимые для успеха проекта внедрения, — это поддержка проекта со стороны высшего руководства компании, наличие обученного персонала и корпоративных стандартов учета и отчетности. Наиболее важным фактором, без которого даже не следует начинать проект, является поддержка внедрения со стороны высшего руководства (в том числе и собственников) компании и управление проектом внедрения в целом.

7.3. Основные проблемы внедрения ис

Несмотря на неоспоримые достоинства ИС, существует целый ряд проблем, с которыми сталкиваются их пользователи.

1. Неэффективность внедрения. Эта проблема является основной и свидетельствует о том, что любая самая современная технология будет полезна только в случае ее грамотного внедрения и использования.

2. Сложность эффективной интеграции ИС с приложениями третьих фирм (в первую очередь с приложениями электронного бизнеса). Если ранее созданные системы были предназначены для интеграции только внутренних бизнес-процессов предприятия (например прохождения заказов или проведения платежей), то в настоящее время все большее число пользователей хотят объединить свою внутреннюю систему с внешней.

3.  Низкая производительность систем при объединении их с приложениями электронного бизнеса (особенно В2В), когда необходимо оперативно обрабатывать одновременные запросы многих тысяч пользователей о состоянии своих заказов.

4.  Ограниченные аналитические возможности систем и недостаточная поддержка процессов принятия решений. Системы осуществляют функции получения и хранения данных на достаточно высоком уровне, когда же дело доходит до анализа и обработки информации, то возможности систем оказываются весьма ограниченными. Схема данных, используемых для управления ресурсами предприятия, очень сложна. Все корпоративные данные находятся «внутри» системы, но они остаются «скрытыми», и извлечь их для анализа довольно сложно. Кроме того, системы недостаточно полно ин­тегрированы с другими приложениями и внешними источниками информации, откуда поступают данные для аналитической обработки.

5.  Слабые возможности по генерации сложных отчетов. В большинстве реализованы возможности получения только статичных (хотя и комплексных) отчетов. Существующие генераторы отчетов имеют весьма ограниченные возможности «погружения» вглубь данных по вертикали и не позволяют перемещаться между данными по горизонтали. В результате, даже обычные отчеты часто представляются в различных форматах и отображают информацию по одному и тому же запросу по-разному. Комплексные массивы структур данных в обязывают создавать комплексные запросы на генерацию отчетов. Кроме того, отчеты разрабатываются отдельно для каждого случая, поэтому их приходится готовить заново при любом изменении бизнес-процессов, что отнюдь не способствует повышению производительности труда персонала предприятия.

Барьеры при внедрении и использовании информационных систем

Барьеры	Описание барьеров
Технологические барьеры	ограничения в наличии компьютеров и  компьютерных программ; высокая стоимость компьютеров и компьютерных программ; недостаточная формализация процессов управления на предприятии; необходимость изменения технологии бизнес процесса.
Организационные барьеры	отсутствие полного понимания у руководителей механизмов реализации решений и того, как работают исполнители; противодействие организационной культуры внедрению информационной системы; недостаток приверженности высшего руководства информационной системе; необходимость реорганизации предприятия в информационную систему;  необходимость формирования квалифицированной команды внедренцев.
Личные барьеры	сопротивление работников и руководителей (из-за страха перед неизвестным, потребности в гарантиях, когда под угрозой оказывается собственное рабочее место и др.); недостаток знаний по информационной системе среди персонала; отсутствие у подчиненных навыков такого рода работы; нежелание выполнять дополнительную работу; противодействие отделов совместному использованию данных.
Другие барьеры	противодействие клиентов информационному обеспечению; отсутствие должностных инструкций для подчиненных, в которых ничего не сказано о необходимости выполнять такие виды работ; несовершенные системы оплаты и вознаграждений, которые не учитывают желание людей совершенствоваться и способствовать развитию организации; прошлый отрицательный опыт, связанный с проектами изменений.

7.4. Организация и способы внедрения ИС

Системная интеграция — это создание, сопровождение и развитие информационной инфраструктуры организации, т. е. комплекса программных и технических средств, полностью обеспечивающих работу организации с информацией.

Успешное внедрение системы невозможно без правильной организации всего процесса внедрения, поэтому внедрение системы необходимо выполнять в рамках специально организованного проекта со следующими основными этапами:

1. Создание рабочей группы процедуры внедрения ИС. В состав рабочей группы входят руководители структурных подразделений, участвующих во внедрении, при этом ответственность за неисполнение сроков внедрения и бюджет проекта разделяется между членами рабочей группы. Состав рабочей группы утверждается Положением о рабочей группе проекта.

2. Выявление основных информационных потоков на предприятии, формирование базы основной нормативно-справочной документации и ее сверка. В ходе данного этапа определяются основные информационные потоки предприятия и проблемы, которые могут возникнуть при внедрении (например, отсутствие первичных документов, нормативно-справочной документации, стандартов и др.). Формируется и сверяется база основной нормативно-справочной документации. По результатам данного обследования формируется подписываемый всеми участниками проекта внедрения документ, который описывает все выявленные проблемы и намечает пути их ликвидации. От каче­ства проведения данного этапа и полноты подготовленного документа часто зависит успех проекта в целом. Также необходимым условием успешности проекта внедрения является его подробное документирование.

3. Построение информационно-функциональной модели деятельности предприятия, описание и оптимизация процессов, подвергающихся автоматизации. Кроме построения информационно-функциональной модели деятельности предприятия, на данном этапе разрабатывается и согласовывается настройка справочников и классификаторов системы. При необходимости принимаются решения об изменении существующей практики управленческого учета или функциональных моделей. Здесь очень важно наличие корпоративных стандартов. На данном этапе обязательно должны быть созданы или проанализированы на полноту корпоративные стандарты учета. Эту задачу может выполнить только хорошо обученный персонал или внешние консультанты. Главным требованием в данном случае является наличие всех необходимых для функционирования системы справочников и классификаторов (единого классификатора продукции, товаров и материалов, плана счетов и аналитических признаков бухгалтерского учета, справочников дебиторов и кредиторов, справочника основных хозяйственных операций, стандартов учета движения материальных ценностей и денежных средств и др.) и соответствие принципов их организации требованиям системы. Моделирование бизнес-процессов предприятия также крайне желательно так как оно позволяет хорошо подготовиться к внедрению. Моделирование должно проводиться хорошо обученными сотрудниками предприятия-заказчика с привлечением высококвалифицированных консультантов и с привязкой со­зданной модели к стандартам бизнеса и к внедряемой системе. После обучении; внедренческая группа разрабатывает детальный план проекта внедрения, в который включены такие вопросы, как обязанности участников проекта, сроки начала и окончания работ, а также другие, вытекающие из них, параллельно! решаемые задачи. Работа проводится совместно группой внедрения и внешними консультантами.

4. Выполнение пилотного проекта. На этой стадии полностью моделируется вся деятельность предприятия. В отдельных подразделениях в систему вводятся фактические данные (в ограниченном объеме) и последовательно тестируются бизнес-функции путем моде­лирования реальных ситуаций деятельности предприятия в условиях, макси­мально приближенных к действительности. Отрабатывается совместная работа подразделений на основе тестовых пилотных примеров. С учетом результатов выполнения данного примера руководством предприятия принимается реше­ние о полномасштабном внедрении системы.

5. Адаптация системы на предприятии. На данном этапе осуществляется настройка системы в соответствии с планом проекта внедрения и тестирование отдельных модулей и функций груп­пой внедрения, очень важно также наличие корпоративных стандартов, так как именно они являются основой настроек системы. Конечные пользователи ос­ваивают настроенную систему непосредственно на своих рабочих местах. При этом должна быть установлена и настроена система разграничения доступа конечных пользователей к информации. Обучение проводится членами группы внедрения.

6. Опытная эксплуатация системы. В ходе данного этапа заказчик должен убедиться в полном соответствии функциональности, полученной в результате настройки системы, требованиям предприятия. На этом этапе сохраняется двойной ввод данных в старую и новую системы. В ходе опытной эксплуатации генерируются стандартные отчеты (с помощью системы и обычными способами) и производится верификация данных. Система постепенно вводится в эксплуатацию по отдельным участкам учета или управления. При этом документируются инструкции по ведению автоматизированных рабочих мест и корректируются должностные инструкции участников проекта и задействованных руководителей.

7. Ввод системы в промышленную эксплуатацию. Составляется план перевода из опытного внедрения системы в промышленную эксплуатацию, а также определяются процедуры работ и план-график перехода конечных пользователей на работу в новой системе. Затем эти планы последовательно реализуются. Конвертируются необходимые данные из унаследованных систем.

8. Сопровождение промышленной эксплуатации. После того как руководство предприятия приняло принципиальное решение о внедрении информационной системы в масштабах всего предприятия, следующая задача — сделать так, чтобы процесс внедрения завершился успеш­но и потребовал минимальных затрат ресурсов.

7.5. Проектирования ИС

Процесс проектирования ИС – это процесс принятия проектно-конструкторских решений, позволяющих получить проект системы, удовлетворяющей требованиям заказчика, при этом проектом называют конструкторскую, технологическую, программную документацию, в которой представлено описание всех решений по созданию и эксплуатации системы в конкретно организационной и программно-аппаратной среде.

Задачи проектирования систем: разработка рациональной автоматизированной технологии решения задач и получения результатной информации; составление графиков прохождения информации как внутри, так и между функциональными и производственными подразделениями предприятия; создание массива нормативно-справочной информации; создание базы данных; улучшение системы организации учетной, плановой и аналитической работы.

Принципы системного подхода находят свое воплощение в ряде подходов к проектированию систем. Выделяют структурный, блочно-иерархический и объектно-ориентированный подходы к технологии проектирования:

структурный подход предполагает комплектование вариантов системы из отдельных компонентов (блоков) и их оценку при частичном переборе вариантов с предварительным прогнозированием характеристик компонентов;

блочно-иерархический подход предусматривает декомпозицию сложных описаний объектов и средств их создания на иерархические уровни и аспекты, вводит понятие стиля проектирования, устанавливает связь между параметрами соседних иерархических уровней;

объектно-ориентированный подход вносит в модели приложений большую структурную определенность, распределяя представленные в приложении данные и процедуры между классами объектов; сокращает объем спецификаций благодаря введению в описания иерархии объектов и отношений наследования между свойствами объектов разных уровней иерархии; уменьшает вероятность искажения данных вследствие ошибочных действий пользователя за счет ограничения доступа к определенным типам данных в объектах.

Верхний уровень проектирования информационной системы называют концептуальным проектированием, которое реализуется в процессе предпроектных исследований, формулировки технического задания, разработки эскизного и рабочего проектов. При концептуальном проектировании применяют ряд спецификаций, среди которых центральное место занимают модели преобразования, хранения и передачи информации. Модели, получаемые в процессе обследования предприятия, являются моделями его функционирования (функциональные, информационные, поведенческие, организационные и структурные модели). Обследование предприятия предполагает изучение и анализ существующей системы обработки информации, в результате чего устанавливается перечень задач управления, решение которых целесообразно автоматизировать, и очередность их разработки. На стадии предпроектного исследования выясняется, что не устраивает в существующей технологии обработки, что и как следует улучшить. На основе анализа результатов обследования строят модель, отражающую деятельность предприятия на данный момент. Результаты анализа конкретизируются в техническом задании на создание автоматизированной системы.

Разработка технического задания и эскизного проекта

Техническое задание — это документ, необходимый для начала работ по разработке и внедрению автоматизированной системы, это задание на всю проектируемую систему. Документ определяет требования и исходные данные, необходимые для разработки автоматизированной системы управления; структуру разрабатываемой системы, требования к отдельным ее частям, состав используемых технических средств. Документ регламентирует отношения сторон и охватывает не только работы, которые предполагается реализовать с помощью ЭВМ, но и выполняемые сотрудниками соответствующих служб вручную. Техническое задание должно быть:

• точно сформулированным, что исключит неоднозначность его понимания разными исполнителями;

• полным, т.е. содержать описание всех аспектов функционирования системы, в том числе и ее реакцию на ошибочные действия пользователя;

• ясным, текст документа должен быть понятен и пользователю, и разработчику.

После утверждения техническое задание становится документом, которым руководствуются разработчики на всех этапах создания системы. На его основании составляются координационный план работ, сетевой график работ и производится расчет затрат на разработку системы.

Эскизный проект (техническое предложение) — это документ, где излагаются основные концепции построения автоматизированной системы или отдельных ее подсистем. Поскольку в техническом задании только обозначаются цели, но не указываются пути их решения, то эскизный проект охватывает всю систему и описывает избранные пути решения задач.

Документ представляется в виде проектной документации, описывающей архитектуру системы, структуру ее подсистем, состав модулей, предложения по выбору базовых программно-аппаратных средств, которые должны учитывать прогноз развития предприятия. Утверждая эскизный проект, заказчик дает свое согласие на предложения разработчиков, касающиеся направлений работ и вариантов основных проектных решений. После принятия эскизного проекта разрабатывается прототип автоматизированной системы, представляющий собой набор программ, имитирующих работу готовой системы.

Разработка технического и рабочего проектов. Технический проект разрабатывается на основании утвержденного технического задания. Его целью является привязка типовых решений к конкретным условиям работы предприятия, что требует решения комплекса вопросов правового, технического, организационного и экономического характера. Разработка технического проекта предполагает: определение объектов информационной системы и их атрибутов; расчет количества экземпляров каждого объекта; определение методов вычисления производных показателей на основе значений исходных показателей; установление связи между объектами и процессами; разработку структуры базы данных и проверку ее полноты; определение порядка сбора, хранения, передачи, обработки и контроля данных; выбор необходимых для решения задачи программных средств; выбор операционной системы и системы управления базами данных; оценку объемов памяти и трудоемкости разработки программ.

Рабочий проект — это техническая документация, разработанная на основе утвержденного заказчиком технического задания и утвержденная в установленном порядке. Документ содержит уточненные данные и детализированные общесистемные проектные решения, программы и инструкции по решению задач, уточненную оценку эффективности, перечень мероприятий по подготовке объекта к внедрению. В состав рабочей документации проекта входят: пояснительная записка, должностные инструкции, инструкции по заполнению входных документов, использованию выходных документов, организации и ведению нормативно-справочной информации и другие документы.

Основы подходов к построению моделей предприятия. Укрупнено методы построения моделей предприятий можно разделить на структурные и объектно-ориентированные. Каждая из этих групп методов включает в себя несколько вариантов конкретных методик. Структурные методы на сегодняшний день имеют наибольшее распространение, поэтому их мы рассмотрим в первую очередь.

Структурные методы. Структурным принято называть такой метод исследования системы или процесса, который начинается с общего обзора объекта исследования, а затем предполагает его последовательную детали­зацию. Структурные методы имеют три основные особенности:

• расчленение сложной системы на части, представляемые как «черные ящики», а каждый черный ящик реализует определен­ную функцию системы управления;

• иерархическое упорядочение выделенных элементов системы с определением взаимосвязей между ними;

• использование графического представления взаимосвязей эле­ментов системы.

Модель, построенная с применением структурных методов, представляет собой иерархический набор диаграмм, графически изображающих выполняемые системой функции и взаимосвязи между ними. Попросту говоря, это рисунки, на которых показан набор прямоугольников, определенным образом связанных между собой. Диаграммы также включается текстовая информация для обеспечения точного определения содержания функций и взаимосвязей. Использование графического представления процессов существенно повышает наглядность модели и облегчает процесс ее восприятия. От обычных рисунков, с помощью которых можно представить процесс управления, структурные диаграммы отличаются тем, что выполняются по вполне определенным правилам, а процесс их составления и анализа поддерживается соответствующим программным обеспечением.

В составе методологий структурного анализа к наиболее распро­страненным можно отнести следующие:

SADT (Structured Analysis and Design Technique) - технология структурного анализа и проектирования и ее подмножество стандарт IDEFO;

DFD (Data Flow Diagrams) - диаграммы потоков данных;

ERD (Entity-Relationship Diagrams) - диаграммы «сущность-связь»;

STD (State Transition Diagrams) - диаграммы переходов состояний.

Объектно-ориентированные методы. Объектно-ориентированный подход к построению моделей системы управления отличается от структурного большим уровнем абстракции и основывается на представлении системы в виде совокупности объектов, взаимодействующих между собой путем передачи определенных сообщений. В качестве объектов предметной области могут служить конкретные предметы или абстрагированные сущности - заказ, клиент и т.п. В отличие от структурных методов, суть которых мы попытались выше объяснить «на пальцах», здесь нам пришлось бы оперировать такими понятиями, как классы, экземпляры, инкапсуляция, полиморфизм, наследование и пр. Поэтому ограничимся лишь несколькими практическими замечаниями. В результате применения объектно-ориентированного подхода модель системы так же, как и при использовании структурных мето­дов, представляется совокупностью диаграмм, которые строятся по определенным правилам. Одним из примеров объектно-ориентированных методологий может служить методология UML (Unified Modeling Language). Отметим, что объектно-ориенти­рованный подход не противопоставляется структурному, а может служить его дополнением. Например, для формализации модели бизнеса может использоваться методология IDEFO, а при построении модели системы управления - методология UML.