10.4.9. Управление запасами

Основной идео­логией ERP-системы является планирование пополнения запасов номенклатурных позиций таким образом, чтобы как можно сильнее, в идеале полностью, исключить все запасы на предприятии. Наряду с этим мы отмечали, что реальная жизнь богаче теории и зачастую имеют место обстоятельства, отклоняющие логику работы ERP-системы от идеала.

В лю­бом случае необходимо рассмотреть, что представляют собой запасы, каковы их основные функции, как могут быть постро­ены системы управления ими, на какие обстоятельства необходимо обращать внимание при выборе и построении этих систем, какие операции с запасами производятся на предприятии и как они отражаются в ERP-системе и, наконец, как можно построить систему контроля за адекватностью данный о запасах в базе данных реальному положению дел.

Основной задачей управления запасами является инвестирование средств в запасы таким образом, чтобы достигать стра­тегических целей бизнеса. Запасы часто используются как критерий суждения об эффективности планирования, произ­водства и управления в целом в компании. Основной мотив управления запасами — формирование «буфера» для нейтра­лизации колебаний в поставках и спросе.

Все системы управления запасами номенклатурных позиций можно быть разделены на две основные категории. Классифицирующим признаком выступает использование того или иного механизма обновления данных об имеющихся запасах. Первым типом систем управления запасами являются системы с периодическим обновлением данных о запасе (periodic inventory). При их применении производится периодиче­ский подсчет фактических запасов (обычно в конце планового периода); данные о движении запасов (приходование, отпуск и др.) не фиксируются в системе. Эта система проста, не требовательна к ресурсам предприятия. Однако у нее есть коренной недостаток: абсолютно невозможно, основываясь на данных системы, проследить «пути движения» запасов.

Этого недостатка лишен второй тип системы запасами: система с непрерывным обновлением данных. В ней операции (transactions) с запасами фиксируются в информационной системе по их возникновении, регулярно формируются отчеты о запасах, периодически и проводится инвентаризация. Система позволяет проследить «пути движения» запасов и адекватно реализовать партионный контроль.

Данные об имеющихся складских запасах в системе ERP класса включают в себя следующие основные реквизиты:

1) место хранения запаса (stock location). Места хранения запасов могут быть различных видов, по не­которым из них могут быть наложены определенные ограничения: скажем, может быть разрешено хранение запасов только одной номенклатурной позиции или же сформировано правило хранения на каждом отдельном месте хранения только одной партии одной номенкла­турной позиции. Конкретная реализация этих возмож­ностей определяется использованием той или иной ин­формационной системы, а также необходимостью такого рода контрольных механизмов для конкретного пред­приятия;

2) количество (quantity on hand) всего имеющегося запаса, которое делится на следующие категории:

- доступно (available), получается вычитанием из обще­го имеющегося количества зарезервированных и не­пригодных запасов, необходимо для оценки количе­ства единиц номенклатурной позиции, которые могут быть использованы для отпуска в производство или для отгрузки заказчику. Данные цифры необходимы при резервировании складских запасов под какой-либо производственный заказ или заказ на продажу;

- зарезервировано (allocated или committed), т. е. пред­назначено для использования в открытых заказах, ко­торые запланированы к запуску. ERP-системы обычно обладают возможностью указания количества дней, на которые производится резервирование запасов. Если в течение этого срока запасы оказались невостребованными, резервирование с них снимается и они становятся доступны для других заказов;

- «заморожено» (on hold), т. е. не может быть использо­вано немедленно (необходима проверка качества, до­полнительная информация от поставщика и т. д.);

- непригодно (nonusable), т. е. это забракованные или устаревшие изделия.

Существуют два способа зафиксировать данные об отпуске номенклатурных позиций со склада в производство. Первый из них, фактический отпуск, означает, что операция фиксируется в информационной системе в момент фактического отпуска со склада, и в основном применим при универсальном характере производства, когда имеется возможность произвести фиксацию данных и для этого есть достаточно времени. Помимо этого, под каждый отдельный заказ может быть пред­усмотрена своя комплектация, зачастую довольно сложная.

Второй способ, нормативный отпуск (back flush), означает, что операция отпуска номенклатурных позиций со склада фик­сируется не в момент ее осуществления, а по факту получения продукции или по достижении учетной точки (pay point). То есть использование нормативного отпуска (или иногда еще говорят «списания») позволяет совместить в рамках одного ввода данных и отчет о выпуске продукции и/или выполнении технологических операций, и отпуск материалов со склада. При этом, естественно, возможна корректировка нормативно­го количества компонентов с целью учета их фактического рас­ходования (например, в случае превышения нормы расхода материала над нормативной). Однако всегда возможно приме­нить и «слепое» списание, когда расход материалов и компо­нентов под данный заказ фиксируется на нормативном уровне.

Говоря о методах контроля точности данных о запасах, можно выделить два метода:

1. Полная инвентаризация (physical inventory), проводи­мая по полному перечню номенклатурных позиции, обычно с приостановкой складских операций и произ­водства, раз в год или раз в полгода. Она может требо­вать для проведения нескольких дней при участии мно­гих людей из разных отделов и служб, не всегда хорошо знакомых с предметной областью, причем по отдельным позициям может потребоваться пересчет (в случае боль­ших отклонений). По окончании производится полная сверка данных и проведение в информационной системе необходимых корректирующих операций.

2. Текущая инвентаризация, или циклический подсчет (cyc­le counting), — производится по ограниченному перечню номенклатурных позиций, обычно без приостановки складских операций, с заданной периодичностью, раз­ной для разных номенклатурных позиций. Этот метод дополняет, а иногда и заменяет полную инвентаризацию, производится хорошо подготовленным персоналом, иногда на этом и специализирующимся, и позволяет вы­явить причины неточности данных о запасах, тогда как полная инвентаризация в силу нечастого ее проведения такой задачи решить не позволяет.

Рассмотрим имеющиеся методы пополнения запасов, после чего выделим сферу их применения.

Первым из методов является метод календарной точки зака­за (time phased order point). Сущность метода заключается в «поставке» номенклатурных позиций к той дате и в том количестве, когда они необходимы. По сути, это MRP. Для изделий неза­висимого спроса основой для расчетов потребности в номенк­латурных позициях являются прогнозы спроса и заказы покупателей, а для изделий зависимого спроса расчеты ведутся на базе плана производства продукции. Применение данного ме­тода характерно для номенклатурных позиций преимуще­ственно класса «А» (обязательно) и «В» (в меньшей степени).

Другим методом является метод статистической точки за­каза (statistical order point), который обычно используется для изделий класса «В» (в меньшей степени) и «С» (в большей степени). Сущность этого метода отлична от метода кален­дарной точки заказа. Если метод календарной точки заказа ориентирован на заказ номенклатурных позиций к сроку и целью его является минимизация запасов, то метод статисти­ческой точки заказа направлен на поддержание определенно­го уровня запасов. В самом деле, заказ размещается тогда, ког­да его текущая величина достигает определенного уровня.

Стоит отметить, что помимо вышеприведенных соображе­ний метод статистической точки заказа имеет смысл при­менять при относительно стабильном характере спроса на номенклатурные позиции, запасы которых управляются по­средством этого метода.

Метод периодического осмотра (periodic review) является другой возможностью управления запасами номенклатурных позиций класса «С». Отличие его от статистической точки зака­за заключается в том, что размещение заказа на пополнение запаса номенклатурных позиций (производственного заказа или заказа на закупку) производится не по достижении опре­деленного уровня запаса, как в случае со статистической точ­кой заказа, а по наступлении определенного момента вре­мени. Выбирается интервал между проверками величины складского остатка, и в конце каждого такого интервала про­изводится контроль уровня запаса.

Как и метод статистической точки заказа, метод периодического осмотра имеет смысл применять при относительно стабильном характере спроса на номенклатурные позиции.

Наконец, последними в ряду методов планирования попол­нения запасов следует упомянуть самые простые методики, основанные на визуальном контроле уровня запасов. Эти ме­тоды являются самыми простыми в применении, однако точ­ность оценок, которые они позволяют получить, невысока. Сочетание простоты применения (а, следовательно, невысо­кой стоимости их использования) с приблизительным харак­тером оценок говорит о том, что сфера их действия — это но­менклатурные позиции класса «С».

Интересным примером визуальных методов может слу­жить так называемая система двух корзин (two-bin system). Под «корзиной» в широком смысле понимается некоторое количество единиц изделия. Физически это может быть и не корзина вовсе, а какая-либо другая емкость или просто какое-либо место хранения. Одна «корзина» должна содержать за­пасы, достаточные для покрытия спроса в течение длитель­ности цикла, суммированные с величиной страхового запаса. Размер заказа при этом равен размеру «корзины».