ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1 

1.   Информационные технологии обработки текстов

Создание и работа с макросами  

• Цель работы

• Основные положения

• Задание на лабораторную работу

• Содержание отчета

• Контрольные вопросы

1. Цель работы

Приобретение и закрепление теоретических навыков по работе с текстовым процессором Word.

2. Основные положения

Макросы – это основа настройки Word на конкретного пользователя, другими словами – это автоматы, выполняющие инструкции, которые им назначает пользователь. Эти инструкции могут состоять из команд, нажатий клавиш и других действий (за исключением манипуляций мышью), которые сведены воедино под определенным именем.

Любой макрос выполняет последовательность действий, направленную на решение какой-либо задачи во время работы с документом. Макросы позволяют намного облегчить и ускорить ручную работу над документом, давая возможность обратить больше внимания на творческую сторону работы. Макросы совершенно равноправны с обычными командами Word. Макрос можно строить как на основе команд Word, так и других макросов, а для готового макроса, точно так же как и для команды, можно завести новый пункт меню, горячую клавишу или кнопку на панели инструментов (в том числе и на тех панелях, которые создаются пользователем).

Изменяя меню, команды, настройку клавиатуры и панелей инструментов, практически имеется возможность создать свой новый текстовый процессор – и даже создать несколько разных текстовых процессоров для разных типов документов, при этом в любой момент можно сбросить внесенные изменения и вернуть Word к его исходной настройке.

Чтобы записать макрос, нужно лишь знать, как произвести требуемые действия с помощью клавиатуры, то есть, как выбирать с клавиатуры команды, перемещать курсор вставки и выделять текст. Чтобы воспользоваться макросом, надо его воспроизвести.

Word предоставляет два способа создания макроса:

      записать последовательность действий в программе на языке WordBasic;

      использовать записывающее устройство, позволяющее писать и редактировать последовательность инструкций макроса так, как если бы вы писали программу на языке программирования.

 

Замечание:

Word предоставляет встроенный язык программирования – WordBasic, – с помощью которого можно создавать и редактировать макросы, работая с ними как с компьютерными программами (так, WordBasic позволит создавать даже собственные диалоговые окна). Чтобы пользоваться этой возможностью программы, вы должны владеть основными понятиями программирования и знать основы языка Basic.

Самый простой метод – это запись последовательности команд и нажатий клавиш. Чтобы создать таким образом макрос, нужно лишь включить встроенное в Word записывающее устройство и выполнить действия в том порядке, в каком вы хотите записать их в макрос.

Запись макроса

Чтобы запустить записывающее устройство Word, воспользуйтесь одним из двух способов:

      щелкните дважды по надписи ЗАП в строке состояния;

      выберите команду Макрос из меню Сервис или из меню Файл.

Любой из этих способов приводит к выводу на экран диалогового окна Запись макроса.

После этого для записи макроса необходимо проделать следующее:

1. Введите какое-нибудь имя в поле Имя макроса. В диалоговом окне Запись макроса Word автоматически подставит в это поле имя “Макрос”, за которым следует число – порядковый номер макроса, который собираетесь записать. Однако лучше ввести более осмысленное имя для создаваемого макроса, чем-то, которое предлагает Word. Желательно, чтобы имя макроса позволяло догадаться о том, для чего этот макрос предназначен.

2. Введите краткое описание действия этого макроса в поле Описание.

3. Чтобы сохранить макрос в одном из специальных шаблонов, укажите имя этого шаблона в поле Макрос доступен для. Если вы не выберете какой-нибудь из специальных шаблонов в поле Макрос доступен для, ваш макрос станет частью шаблона Обычный.

Замечание:

Специальный шаблон виден в списке Макрос доступен для, только если этот шаблон открыт. Чтобы получить доступ к этому шаблону, вы должны либо открыть его, либо открыть какой-нибудь документ, который использует этот специальный шаблон, С другой стороны, с помощью диалогового окна Организатор можно скопировать или перенести макрос в один из специальных шаблонов уже после записи.

 4. Щелкните по ОК в диалоговом окне Запись макроса. Word активизирует надпись ЗАП в строке состояния, на экране появится панель инструментов Запись макроса, а курсор мыши будет содержать в себе изображение магнитофонной кассеты.

5. Выполните действия в документе, которые хотите записать в макрос.

Если вам нужно сделать паузу во время записи (например, чтобы подготовиться к выполнению следующего действия), щелкните по кнопке Пауза на панели инструментов Запись макроса, для возобновления записи щелкните по кнопке Пауза еще раз.

Замечание:

Помните, что Word не записывает в макрос никаких действий, производимых мышью, за исключением действия выбора команды из меню или выбора опций в каком-нибудь диалоговом окне, на линейке или на панели инструментов. В частности, Word не записывает в макрос перемещение курсора вставки с помощью мыши.

 6. Если во время записи макроса вы допустили ошибку, вы можете выбрать команду Правка - Отменить или щелкнуть по кнопке Отменить на стандартной панели инструментов. Word при записи макроса запоминает все ваши действия, включая и отмененное действие, и саму операцию отмены. Поэтому если операция, которую вы отменяете, не занимает много времени и не будет заметно влиять на скорость выполнения макроса, то нет ничего страшного в том, что она запишется в макрос. Если вы открыли не то диалоговое окно, какое нужно, то достаточно нажать клавишу Esc; при этом Word даже не запишет в макрос команду, вызвавшую это диалоговое окно.

Если же вы обнаружите, что сделали слишком много ошибок, процедуру записи макроса придется начать снова. Для этого сначала остановите запись, щелкнув по кнопке Остановить запись на панели инструментов Запись макроса. Затем начните еще раз запись макроса под тем же именем, что и в первый раз. Когда Word спросит вас, хотите ли вы заменить существующий макрос на новый, щелкните по кнопке Да, после чего начинайте выполнять последовательность действий этого макроса.

7. Закончив выполнять действия, которые вы хотите записать в макрос, щелкните по кнопке Остановить запись на панели инструментов Запись макроса либо дважды щелкните по надписи ЗАП в строке состояния. Word остановит запись, дезактивирует (сделает бледной) надпись ЗАП, спрячет панель инструментов Запись макроса и удалит с курсора мыши изображение магнитофонной кассеты.

Записанный вами макрос теперь готов для воспроизведения, редактирования или связывания с различными органами управления – кнопками панелей инструментов, пунктами меню или горячими клавишами (если вы не присвоили ему какой-то из этих органов контроля перед началом записи).