1.3 Документальное оформление учета и контроля основных средств

К Основным средствам принадлежат материальные активы, которые предприятие содержит с целью использования их в процессе производства или поставки товаров и услуг, предоставления в аренду другим лицам или для осуществления административных и социально-культурных функций, ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) которых более 1 года (или операционного цикла, если он более года).

Одной из функций учета основных средств является сохранение имущества собственника в части необоротных материальных активов, что обеспечивается:

• контролем за сохранением основных средств предприятия;

• правильным документальным оформлением и своевременным отображением в учетных регистрах приобретение основных средств, их внутреннего перемещения и выбытия;

• правильным вычислением и отображением в учете сумм амортизации;

• контроль над расходами на содержание основных средств и эффективного их использования;

• установлением срока полезного использования основных средств;

• установлением ликвидационной стоимости основных средств. [ С. 200 – 20].

Движение основных средств, связано с осуществлением хозяйственных операций с их поступления, внутреннего перемещения и выбытия, оформляют типовыми формами первичной учетной документации, утвержденным приказом Минстата Украины.

Характеристика форм первичного учета основных средств приведены в таблице 1.3

Таблица 1.3

Характеристика типовых форм первичных документов учета основных средств

Форма документооборота	Название документа	Примечание
1	2	3
ОЗ - 1	Акт приема - передачи (внутреннего перемещения)основных средств	Составляется на каждый объект отдельно, а на несколько – только в том случае, когда объекты однотипные, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно на ответственное сохранение одним и тем же лицом
ОЗ – 2	Акт приема – сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств	Определяется техническая характеристика и первоначальная стоимость объекта. Актом такой формы оформляется принятие завершенных работ после достройки, реконструкции или модернизации основных средств
ОЗ - 3	Акт на списание основных средств	После ликвидации основных средств и составления актов на списание основных средств первый экземпляр передается в бухгалтерию, где на его основании делается запись к инвентарному списку основных средств
ОЗ - 4	Акт на списание автотранспортных средств	Составляется в двух экземплярах, подписывают члены комиссии, утверждает руководитель предприятия или уполномоченное им лицо
ОЗ - 5	Акт об установке, пуске и демонтаже строительной машины	Составляется при установлении запуска и демонтажа строительной машины, что взята напрокат. Подписывается представителем машинопрокатной базы и механиком строительного участка
ОЗ - 6	Инвентарная карточка учета основных средств	Осуществляются записи на основании актов приема – передачи основных средств и акта списания основных средств: для учета отдельных объектов основных средств; для группового учета однотипных объектов основных средств, которые перешли в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеют одно и тоже производственно – хозяйственное назначение, и техническую характеристику и стоимость. Как правило, заполняется в одном экземпляре и находится в бухгалтерии
ОЗ - 7	Опись инвентарных карточек по учету основных средств	Применяется для регистрации инвентарных карточек. Эта форма заполняется в одном экземпляре в бухгалтерии
ОЗ – 8	Карточка учета движения основных средств	Применяется для учета движения основных средств по классификационным группам. Открывается в бухгалтерии в одном экземпляре
ОЗ - 9	Инвентарный список основных средств	Применяется в местах эксплуатации основных средств для учета каждого объекта за материально -ответственными лицами. Данные, что находятся в этой форме, должны быть тождественными записям в инвентарных карточках учета основных средств
ОЗ – 14, ОЗ- -15, ОЗ - 16	Расчет амортизации основных средств	Используется при начислении износа основных средств

Форма ОЗ – 1 «Акт приема – передачи (внутреннего перемещения)основных средств» используется для:

• начисления в состав основных средств отдельных объектов;

• учета ведения объектов основных средств в эксплуатацию;

• оформления внутреннего перемещения основного средства с одного подразделения (цеха, отдела, участка) к другому;

• исключения объектов из состава основных средств при передачи другому предприятию – как при продаже (обмене), так и при бесплатной передаче.

Состав комиссии, которая подписывает акт, определяется в Приказе об учетной политике предприятия или утверждается руководителем.

Каждый объект засчитывается в состав основных средств по отдельному акту. Исключения составляют инвентарь, инструменты, оборудования, и подобные объекты, если они однотипные и имеют одинаковую стоимость в одном календарном месяце.

Акты сохраняются на протяжении всего срока эксплуатации объекта и на протяжении трех лет и одного месяца после списания объекта с учета при условии, что за этот период была проведена ревизия.

Форма ОЗ – 2 «Акт приема – сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств» используется при оформлении принятия – передачи основного средства из капитального ремонта, реконструкции и модернизации. Акт составляется в одном экземпляре, если ремонт, реконструкция или модернизация осуществлялись хозяйственным способом, или вдвоем – если посторонним предприятием (второй экземпляр передается предприятию, которое осуществляла работы). На основании акта вносятся изменения к следующим документам: ОЗ – 6 «Инвентарная карточка учета основных средств»; ОЗ – 14 «Расчет амортизации основных средств (для промышленных предприятий)»; ОЗ – 15 «Расчет амортизации основных средств (для строительных организаций)»; ОЗ – 16 «Расчет амортизации по автотранспорту».

Форма ОЗ – 3 «Акт на списание основных средств» и ОЗ – 4 «Акт на списание автотранспортных средств» используется для оформления выбытия отдельных объектов основных средств при полной или частичной ликвидации. Акт составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем предприятия, затем передается в бухгалтерию, где на его основании осуществляется запись к форме ОЗ – 9 и изымают карточку формы ОЗ – 6, что отображают в ведомости формы ОЗ – 7.

Форма ОЗ – 5 «Акт об установке, пуске и демонтаже строительной машины» используется при установлении, запуска и демонтажа строительной машины, взятой на прокат. Этот акт подписывается представителем машинопрокатной базы и механиком строительного участка. Форма ОЗ – 6 «Инвентарная карточка учета основных средств» используется для аналитического учета и обобщении информации о явности и движении всех типов основных средств на предприятии. Карточки заводятся на каждый инвентарный объект или группу однотипных объектов, которые имеют одинаковую стоимость, введенные в эксплуатацию в одно и то же время и находятся в одном подразделении (цеху). Инвентарные карточки заполняются на основании следующих первичных документах по учету движения основных средств: ОЗ – 1 «Акт приема - передачи (внутреннего перемещения)основных средств»; ОЗ – 2 «Акт приема – сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств»; ОЗ – 3 «Акт на списание основных средств» (при этом карточка изымается); ОЗ – 4 «Акт на списание автотранспортных средств» (при этом карточка изымается).

На основании инвентарных карточек заполняются следующие накопительные документы: ОЗ – 7 «Опись инвентарных карточек по учету основных средств»; ОЗ – 8 «Карточка учета движения основных средств» (заполняется в конце месяца); ОЗ – 9 «Инвентарный список основных средств» (кроме случая внутреннего перемещения основного средства).

Данные карточек суммарно сверяют с регистрами синтетического бухгалтерского учета.

Каждая карточка традиционно ведется в одном экземпляре в бухгалтерии, но существует вариант учета с ведением двух экземпляров этих форм – в бухгалтерии, другой – на месте эксплуатации основного средства, вместо формы ОЗ – 9. Предприятия, которые имеют небольшое количество основных средств, могут вести их по объектный учет в инвентарной книге (в разрезе видов основных средств и мест их нахождения).

На арендованные основные средства карточка формы ОЗ – 6 не заводится. Для аналитического учета основных средств используется копия инвентарной карточки арендодателя, которая должна быть получена вместе с арендованным основным средством.

Форма ОЗ – 7 «Опись инвентарных карточек по учету основных средств» используется для регистрации инвентарных карточек. Эта форма составляется в одном экземпляре с целью контроля над сохранением карточек. Зарегистрированные в этой описи карточки размещают в картотеке основных средств, где их группируют по видам, а внутри видов – по месту нахождению. Карточки недействующих основных средств группируют отдельно. Выбытие основных средств отмечается в карточке, которая изымается из картотеки действующих объектов, что отображаются в этой описи.

Форма ОЗ – 8 «Карточка учета движения основных средств» заполняется на основании следующих форм: ОЗ – 6 «Инвентарная карточка учета основных средств»; ОЗ – 14 «Расчет амортизации основных средств (для промышленных предприятий)»; ОЗ – 15 «Расчет амортизации основных средств (для строительных организаций)»; ОЗ – 16 «Расчет амортизации по автотранспорту».

Форма ОЗ – 9 «Инвентарный список основных средств» используется в местах эксплуатации основных средств (цехах, отделах) для учета каждого объекта по материально – ответственным лицам.

Формы ОЗ – 14 «Расчет амортизации основных средств (для промышленных предприятий)»; ОЗ – 15 «Расчет амортизации основных средств (для строительных организаций)»; ОЗ – 16 «Расчет амортизации по автотранспорту» используются для расчета амортизации основных средств и заполняются на основании инвентарных карточек формы ОЗ – 6 с учетом изменений, внесенных актом формы ОЗ – 2 при приеме - сдачи отремонтированных, реконструированных или модернизированных объектов. На практике данные документы не используются, а каждое предприятие самостоятельно разрабатывает те амортизационные ведомости, которые ему удобно.

При документальном оформлении хозяйственных операций и связанных с ними изменений на предприятии происходит движение учетной информации между первичной документацией, регистрами синтетического и аналитического учетов и отчетностью.

Все первичные документы, которыми оформляются операции по движению основных средств, составляются и подписываются членами комиссии, назначенной приказом руководителя предприятия. В состав такой комиссии должно входить не менее трех человек:

- все первые лица предприятия: главный бухгалтер, главный инженер, главный механик, главный технолог, главный энергетик;

- должностные лица тех подразделений, в которых находится объекты основных средств: руководители, механик, технолог, бухгалтер.

Если предприятие небольшое и должностных главных специалистов в штате не предусмотрено, то в комиссию включаются должностные лица и специалисты, которые фактически выполняют функции главных специалистов.

При принятии объекта основных средств в комиссию включается также и должностные лица предприятия-поставщика. А при осуществлении монтажных работ подрядным способом в состав комиссии включается представитель подрядной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования для монтажа не составляется.

Представитель поставщика, который включен в состав комиссии, должен иметь удостоверение на право участия в приеме передаче этих основных средств. Выдача удостоверения в любой период (декаду, месяц) не допускается.

Акт принятия-передачи оборудования должны быть подписаны всеми лицами, которые принимали участие в его принятии. При приеме-передаче основных средств необходимо также, чтоб соответствующий документ подписали и материально ответственные лица, которые сдают или принимают объект.

Синтетический учет необоротных активов при журнально-ордерной форме учета ведется в журнале-ордере №13 ведется по каждому объекту с помощью карточки учета движения основных средств (форма ОЗ-8) - для общих строений и сооружений, а также для машин, оборудования, инструмента, производственного и хозяйственного инвентаря, вместо формы ОЗ-6 «Инвентарная карточка учета основных средств» (для зданий и сооружений) и формы ОЗ-7 «Опись инвентарных карточек учета основных средств» (для машин, оборудования, производственного и хозяйственного инвентаря).

Каждому объекту основных средств присваивается инвентарный номер, который закрепляется за этим объектом на протяжении всего периода его эксплуатации на данном предприятии. Он проставляется во всех первичных документах, которые оформляют наличие и движение объекта (форма ОЗ-1, ОЗ-3).

На предприятии, которые, имеют небольшое количество объектов, аналитический учет объектов основных средств ведут с помощью инвентарных книг. Для контроля за сохранностью инвентарных карточек составляют в одном экземпляре «Опись инвентарных карточек учета основных средств» (форма ОЗ-7) в разрезе классификационных групп.

Для пообъектного контроля основных средств в местах их нахождения и эксплуатации ведутся инвентарные списки основных средств (форма ОЗ-9), в которых указывается инвентарный номер, полное название и первоначальная стоимость объекта, выбытия. Аналитический учет основных средств отображает техническую сторону и экономическую характеристику объекта, его местонахождение, первоначальную оценку и переоценку, а также норму амортизационных отчислений. В аналитическом учете отображают все изменения, которые произошли во время эксплуатации основных средств.