2.2.3 Учет подотчетных сумм

Основанием для выдачи денежного аванса подотчетному лицу может

быть письменное распоряжение руководителя, служебная записка, в

которой изложены мотивы для выдачи такого аванса, завизированная

руководителем предприятия. При направлении работника в

командировку по предприятию издается соответствующий приказ (о

служебной командировке), в котором указываются цель и сроки

командировки, а также место, куда направляется командированный

работник. На имя командированного работника оформляется

командировочное удостоверение на основании приказа о служебной

командировке. Оно является подтверждающим документом для

работника предприятия о пребывании в назначенном месте

командировки. Кроме того, на основании оформленного

командировочного удостоверения и подтверждающих документов

утверждается авансовый отчет командированного работника. По

отметкам в командировочном удостоверении о датах пребывания

работника в местах командировки рассчитываются суточные расходы.

При выдаче из кассы предприятия денежного аванса подотчетному

лицу оформляется расходный кассовый ордер. Прием в кассу

неизрасходованных наличных средств оформляется приходным кассовым

ордером.

Если же подотчетное лицо получило наличность в учреждении

банка с карточного счета с применением корпоративной карточки на

производственные (хозяйственные) нужды или на командировку

(согласно требованиям Положения о порядке эмиссии платежных

карточек и осуществлении операций с их применением, утвержденного

постановлением Правления Национального банка Украины от 24.09.99

г. № 479), то такая наличность должна использоваться

работником по целевому назначению без оприходования её в кассе

предприятия (п. 2.16 Положения № 72).

В данном случае работники должны подавать в бухгалтерию

предприятия следующие документы:

- авансовый отчет;

- подотчетные документы, свидетельствующие о получении

наличности с карточного счета (чек банкомата, копия расходного

ордера, справок по формам 377 и 377а, которые подтверждают

осуществление операции обмена валюты, квитанция торгового

терминала и т. п.);

- а также неизрасходованный остаток наличности.

Для отражения расчетов с подотчетными лицами в Плане счетов предусмотрен субсчет 372 «Расчеты с подотчетными лицами». Показатели по данному счету нужно отражать развернуто: дебетовое сальдо в активе баланса, а кредитовое — в составе обязательств. Это говорит о том, что счет 372 является активно-пассивным и может использоваться для отражения как дебиторской, так и кредиторской задолженности с подотчетными лицами. 

Рассмотрим пример отражения в бухгалтерском учете операции по уплате предприятием через подотчетное лицо налога на прибыль в сумме 500 грн. (Приложение К).

Таблица 2.

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов		Сумма
	Дебет	Кредит
Оприходована наличность в кассу с текущего счета	301	311	2500,00
Зачислены на текущий счет денежные средства от покупателей за реализованные услуги	311	361	10000,00
Поступили денежные средства по начисленным процентам	311	684	1500,00
Внесена наличность на текущий счет в банке	311	301	1300,00
Перечислены средства поставщикам	631	311	2000,00
Уплачены страховые платежи в пенсионный фонд	651	311	1285
Уплачен ФСН	641	311	400,00
Перечислены проценты пользования кредитом	684	311	283,00
Погашен краткосрочный кредит в национальной валюте	601	311	1144,85