9.3 Коммуникационные сети и коммуникационные стили
В организациях, где в коммуникационных процессах участвует более двух человек, коммуникационные каналы объединяются в коммуникационные сети, которые связывают элементы управленческой структуры в единое целое.
Коммуникационные сети – это соединение определенным образом участвующих в данном процессе субъектов с помощью информационных потоков.
В организациях существуют три типа коммуникационных сетей: последовательная, веерная и круговая (рис. 17).
1) Последовательная сеть:
2) Веерная сеть: 3) Круговая сеть:
Рис. 17. Типы коммуникационных сетей
Эффективность коммуникаций во многом определяется количеством каналов связи в сети и ее характером. Идеальными по количеству каналов связей являются последовательная и веерная сети, но на практике фактически присутствует круговая сеть, в которой наряду с официальными (формальными) присутствует большое количество неформальных коммуникаций. Особенности коммуникационных сетей менеджер должен учитывать при формировании и развитии организационной структуры.
Не менее интересным явлением в информационных обменах выступает коммуникационный стиль.
Коммуникационный стиль – это способ, с помощью которого человек предпочитает строить отношения по определенному поводу с другими.
В основе выделения коммуникационных стилей лежат две составляющие:
- открытость по отношению к другим;
- адекватность обратной связи.
В соответствии с этим выделяют пять основных коммуникационных стилей:
1. «Открытие себя» – присущи высокая степень открытости себя другим, но низкий уровень обратной связи. Человек идет на это, концентрируя внимание на себе, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение.
2. «Реализация себя» – характеризуется как максимальной откры- тостью, так и максимальной обратной связью. В идеальных условиях этот стиль является желательным, но ситуационные факторы на практике меняют его.
3. «Замыкание в себе» – отличается низкими уровнями открытости и обратной связи. Человек как бы изолирует себя, не давая другим его узнать.
4. «Защита себя» – присущи низкий уровень открытости и высокий уровень обратной связи. Этот стиль широко используется тогда, когда надо лучше узнать других или более правильно оценить их. Люди, использующие данный стиль, мало открыты, но любят обсуждать других, тем самым проводя защитную политику в отношении себя.
5. «Торговаться за себя» – характеризуется умеренными открытостью и обратной связью.
Практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором человек реализует себя, более желателен и используется в большем количестве ситуаций. Однако на протяжении жизни коммуникационный стиль может меняться.
9.4 Информационное обеспечение менеджмента
Информация служит основой при подготовке соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений. Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении.
Информация может быть классифицирована:
1) по содержанию:
- экономическая,
- правовая,
- техническая и т.д.;
2) по назначению:
- одноцелевая информация – решение одной конкретной проблемы;
- многоцелевая – решение нескольких проблем;
3) по возможности закрепления и хранения:
- фиксируемая на носителях;
- не фиксируемая на носителях;
4) по степени готовности для исполнения:
- первичная информация – совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащая много лишнего;
- промежуточная информация – сведения, прошедшие процесс предварительной систематизации, позволяющие решить вопрос о дальнейшем использовании;
- конечная информация, которая дает возможность принимать обоснованное управленческое решение;
5) по степени важности:
- особо важная информация – сведения, необходимые для выполнения работы;
- желательная для сотрудников информация;
6) по полноте:
- частичная информация – на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией;
- комплексная информация – содержит исчерпывающие сведения и позволяет непосредственно принимать любые решения;
7) по характеру:
- универсальная информация, необходимая для решения любых проблем;
- функциональная информация, которая нужна для решения родственных проблем;
- индивидуальная информация, требуемая для решения уникальной проблемы;
8) по степени надежности:
- достоверная;
- вероятностная.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:
- по объекту и качеству – краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
- по целенаправленности – удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
- по точности и достоверности – правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.
Управленческая внутрифирменная информационная система (ВИС) представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации на разных уровнях принятия решений. Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов передачи (связей) и собственно информации. Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.
Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем их сквозного построения и совместимости, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, то есть проведение административно-организационных, научно-исследова-тельских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.
В 80-е годы ХХ века произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой внутрифирменной системы сбора, обработки, хранения и представления информации. Произошла переориентация всей деятельности в сфере обработки информации на обеспечение ее конечной цели: удовлетворение потребности в информации руководителей на всех уровнях внутрифирменного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере оперативного управления, и получению информации в кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются соответствующие технические средства и методы обработки информации.
В современных условиях в крупных промышленных фирмах созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и выполняющие такие задачи, как: обработка данных, информации, знаний, реализация интеллектуальной деятельности. Для определения эффективности внутрифирменной системы управления во многих фирмах в учете и отчетности стал использоваться показатель – отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации.
Принципы, цели, задачи и функции ВИС. Основными принципами и целями ВИС являются:
1. Определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности.
2. Выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении.
3. Определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении.
4. Разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных.
5. Проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, планирования, контроля, сбора и обработки информации.
6. Автоматизированная обработка и выдача текстовой информации.
7. Обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы и ее отдельных подразделений.
8. Автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.
К важным задачам ВИС относятся:
1) координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повысить качество и своевременность поступления финансовой информации по фирме в целом;
2) определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
3) выбор основных направлений развития технологии обработки информации;
4) определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации. Это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.
ВИС выполняет следующие функции:
- определяет потребность каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;
- выявляет потребности в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
- централизованно планирует все затраты на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
- устанавливает уровень затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплата используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и перфокарт);
- обеспечивает должный уровень сбора, хранения и предоставления информации;
- разрабатывает программные средства, прикладные программы.
Информационные технологии широко охватывают не только управленческие, но и непосредственно производственные процессы, становятся все более эффективными и сложными.
Контрольные вопросы:
По каким признакам следует классифицировать управленческую информацию?
Раскройте роль коммуникаций в организации.
Охарактеризуйте основные виды коммуникаций.
Охарактеризуйте элементы коммуникационного процесса.
Опишите основные этапы коммуникационного процесса.
Перечислите типы коммуникационных сетей в организации.
Что такое коммуникационный стиль?
Раскройте необходимость информационного обеспечения менеджмента.
Для чего в организациях применяется внутрифирменная информационная система (ВИС)?