66 . Понятие информационной системы организации

Основным элементом организационных систем, обуславливающим их специфику, является человек. Системы организационного управления (СОУ) – это системы , объектом управления в которых являются не машины или иные технические устройства, а прежде всего люди, человеческие коллективы [23].

Такие системы относятся к классу больших и сложных систем, которые невозможно исследовать иначе, чем по составным подсистемам. Другими словами, для анализа присущих СОУ процессов необходима их декомпозиция на составляющие элементы.

Информационная система

Существует множество вариантов такой декомпозиции. В зависимости от целей исследования можно выделить различный набор составляющих.

При анализе и проектировании работы строительных организаций производят декомпозицию ее системы управления на подсистемы по предметному признаку, то есть предметной области объекта управления. Выделяют, например, подсистема управления строительным производством, подсистему управления материально - техническим обеспечением строительства, подсистему управления финансами, персоналом , инновациями и т.д.

При изучении системы документооборота часто выделяют отдельно подсистему документационного обеспечения управления.

Исследование информационных аспектов функционирования организации, в том числе решение задач автоматизации управления, предполагает выделение в качестве одной из подсистем организации - ее информационную подсистему. Определение "информационная" отражает функциональное назначение такой подсистемы, отвечающей за получение, хранение, обработку и представление потребителям информации, необходимой для решения задач управления.

В дальнейшем изложении мы будем использовать термин информационная система , имея в виду соответствующую подсистему организации.

Довольно часто специалисты, употребляя термин - информационная система, имеют в виду систему, реализованную с помощью компьютерной техники.

Однако на наш взгляд правильнее рассматривать информационную систему организации в более широком контексте.

Информационное обеспечение процессов управления всегда было важнейшим аспектом жизнедеятельности любой организационной системы задолго до появления компьютерных технологий.

На наш взгляд информационная система современной организации включает в себя три основные компонента: персонал, документальный фонд и автоматизированную информационную систему организации (Рис. 1)

Информационная система организации

Персонал

Документы

АИС

Рис 1 Информационная система организации

67. База данных. Структурирование данных.

Списочные и табличные структуры являются простыми. Ими легко пользоваться, поскольку адрес каждого элемента задается числом (для списка), двумя числами (для двумерной таблицы). Они также легко упорядочиваются.

Основным методом их упорядочения является сортировка. Данные можно сортировать по любому избранному критерию, например: по алфавиту, по возрастанию порядкового номера или по возрастанию какого-либо параметра.

Несмотря на многочисленные удобства, у простых структур данных есть и недостаток – их трудно обновлять. Если, например, перевести студента из одной группы в другую, изменения надо вносить сразу в два журнала посещаемости; при этом в обоих журналах будет нарушена списочная структура. Если переведенного студента вписать в конец списка группы, нарушится упорядочение по алфавиту, а если его вписать в соответствии с алфавитом, то изменятся порядковые номера всех студентов, которые следуют за ним.

Таким образом, при добавлении произвольного элемента в упорядоченную структуру списка может происходить изменение адресных данных у других элементов. В журналах успеваемости внести соответствующие исправления нетрудно, но в системах, выполняющих автоматическую обработку данных, нужны специальные методы для решения этой проблемы.

Иерархические структуры данных по форме сложнее, чем линейные и табличные, но они не создают проблем с обновлением данных. Их легко развивать путем создания новых уровней. Даже если в учебном заведении будет создан новый факультет, это никак не отразится на пути доступа к сведениям об учащихся прочих факультетов.

Недостатком иерархических структур является относительная трудоемкость записи адреса элемента данных и сложность упорядочения.

Одним из методов упорядочения в таких структурах является индексация, смысл которой заключается в том, что каждому элементу данных присваивается свой уникальный индекс, который можно использовать при поиске, сортировке и т.п. После индексации данные легко разыскиваются по коду связанного с ними индекса.

Примером индексации может служить алфавитный указатель в конце книги, имеющей иерархическую структуру. С его помощью можно найти страницу, соответствующую интересующему термину, не прибегая к просмотру всего содержания.

Если данные хранятся в организованной структуре, то каждый их элемент приобретает новое свойство (параметр), которое можно назвать адресом. Работать с упорядоченными данными гораздо удобнее, но это требует увеличения их общего объема, так как адреса элементов данных тоже надо хранить и обрабатывать. Следует стремиться к тому, чтобы объем адресных данных не превышал объем содержательной информации.