44. Поняття, принципи і напрями ведення кадрового діловодства на підприємстві

Кадрове діловодство – це діяльність, яка передбачає створення і організацію роботи з документами особового складу з питань оформлення прийняття, переведення звільнення, атестації, навчання, підвищення кваліфікації, стажування, пенсійного забезпечення працівників.

Порядок ведення кадрового діловодства визначається спеціальними нормативно-правовими документами, зокрема:

1. Постановою КМУ «Про затвердження примірної інструкції з діловодства» від 17.10.97

2. ДСТУ 2732:2004 «Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення понять»

3. ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документацій ними процесами»

4. ДСТУ 4163:2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядницької документації. Вимоги до оформлення документів»

Принципи кадрового діловодства:

• принцип ділової необхідності

• принцип одноразової реєстрації документів

• принцип децентралізації відповідальності

• принцип паралельної обробки документів.

Напрями кадрового діловодства:

1. облік особового складу підприємства та його підрозділів

2. оформлення та ведення особових справ працівників

3. підготовка документів з особового складу для вищого керівництва та інших підрозділів(наказів, оголошень, заохочень, доган, методичної документації, стажування тощо)

4. підготовка звітів і статистичних довідок щодо чисельності і структури персоналу

5. підготовка програм і звітів щодо перепідготовки і підвищення кваліфікації

6. ведення документації по кадровому резерву

7. облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу

8. підготовка та передача в органи соціального забезпечення пенсійних справ працівників

9. підготовка і передача документів з відділу кадрів в архів

10. механізація та автоматизація документування інформації з особового складу

.

45. Класифікація кадрової документації за основними ознаками

Класифікація кадрової документації:

1. за джерелами виникнення:

   1. первинна

   2. вторинна

2. за напрямами руху:

   1. вхідна

   2. вихідна

3. за призначенням створення

   1. оригінал

   2. дублікат

   3. копія

4. за ступенем гласності:

   1. конфіденційні

   2. секретні

5. за терміном зберігання:

   1. постійні

   2. тривалого зберігання(понад 10 р.)

   3. тимчасові( до 10 р.)

6. За базовими для кадрової служби ознаками виділяють 4 основні класи кадрової документації:

1. первісно-облікова документація( та, що ведеться з будь-яких дій персоналу(переведення вихід у відпустку і т.д.))

2. особова документація, яка складається з особових і особистих документів, оригінали чи копії яких зберігаються у кадровій службі

Особові документи – заяви, автобіографії, атестаційні листки, документи про нагородження, присвоєння звань, рангів тощо.

Особисті – паспорт, трудова книжка, диплом, атестат, посвідчення особи.

3. організаційно-розпорядча документація (закріплює трудові правовідносини з організаціями і підприємствами). ЇЇ умовно поділяють на організаційну( штатний розпис, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції, колективні договори); розпорядчу( накази, розпорядження, вказівки, рішення тощо); інформаційно-довідкову(довідки, доповідні записки, графіки, плани робіт); звітно-статистичну( звіти, які підприємства повинні подавати органам статистики і служби зайнятості).

7. За функціональною ознакою:

   1. щодо прийому

   2. щодо звільнення

   3. щодо нагородження

Основні документи кадрових служб:

1. номенклатура справ(перелік всіх справ з певними атрибутами(

2. журнал реєстрації наказів( № наказу, ким виданий, зміст,дата)

3. алфавітна книга( короткий опис інформації про працівника з а алфавітом)

4. особові(облікові) картки

5. особові справи працівників. Складові:

   1. опис документів справи з кількістю сторінок

   2. заява(оригінал) про прийом на роботу

   3. примірник трудового договору

   4. особова картка

   5. копії документів про освіту

   6. трудова книжка

   7. атестаційні листки

   8. витяги з наказів по підприємству(переведення, звільнення)

   9. характеристики чи рекомендаційні листки

   10. копії документів про нагородження, наукове звання

   11. довідки та інші документи про працівника(медичні довідки, санітарні книжки)

6. штатна особова книга, яка показує стан укомплектації підприємства працівниками всіх категорій, на її основі складають штатний розпис

7. книга обліку та руху трудових книжок і вкладишів до них.

Трудова книжка заводиться, якщо працівник вперше пропрацював5 і більше днів