Тема 5. Закупівельна логістика

1. Сутність і завдання закупівельної логістики.

2. Управління закупівлями. Планування потреби підприємства в матеріальних ресурсах.

3. Вибір постачальника. Проблема «виробляти або купувати».

4. Визначення методу закупівель. Оптимальний обсяг замовлення.

5. Характеристика систем MRP-I, MRP-II, ERP.

6. Система «точно вчасно» (JІT)

1.Сутність і завдання закупівельної логістики

Планування логістичної діяльності розпочинається з формулювання стратегічних цілей, а далі опускається на більш низькі ієрархічні рівні, організуючи матеріальний потік, гарантуючи, що ресурси будуть у наявності, при цьому постійно знаходячи все більш досконалі методи. Механізм, який фактично запускає матеріальний потік в дію забезпечується закупівлями або постачанням.

Одержання від споживачів замовлень на готову продукцію становлять основу виробничого плану підприємства. Випуск продукції за планом має бути забезпечений сировиною, основними та допоміжними матеріалами, комплектуючими, інструментами та іншими матеріальними ресурсами. Допоміжне виробництво, працівники якого здійснюють поточний і капітальний ремонт технологічного обладнання і заводських споруд, забезпечують робочі місця паливом і електроенергією, проводять науково-дослідницьку роботу зі створення зразків нових виробів, обслуговують внутрішньозаводські перевезення матеріалів, напівфабрикатів, готових виробів, мають потребу в будівельних і промислових матеріалах, запчастинах, нафтопродуктах та багатьох інших матеріальних ресурсах. Нарешті, адміністрація, функціональні відділи і служби підприємства також потребують канцелярських товарів, паперу для комп’ютерів і ксероксів, картриджів та ще низку матеріалів, закінчуючи милом та мітлами для прибирання приміщень.

Саме тому фахівці з логістики зобов’язані регулярно забезпечувати підприємство різноманітними матеріалами промислового та кінцевого призначення. Процес матеріально-технічного постачання в умовах ринкової економіки перетворюється на закупівлю необхідними підприємству товарів промислового та кінцевого призначення. Отож, логістам із закупівель (постачання) матеріальних ресурсів слід самостійно знаходити виробників або посередників, власників відповідних товарів, вступати з ними в товарно-грошові відносини і організовувати завезення потрібних підприємству предметів і засобів праці, а також товарів кінцевого споживання.

Підсистема закупівель організує вхід матеріального потоку в логістичну систему. Логістика на цьому етапі називається закупівельною (інші назви – заготівельна логістика, логістика постачання).

Закупівельна логістика – це управління матеріальним потоком в процесі забезпечення підприємства матеріальними ресурсами.

Таким чином, основною метою закупівельної логістики є задоволення потреб виробництва у матеріальних ресурсах з максимально можливою економічною ефективністю. Однак її досягнення залежить від вирішення цілої низки задач. В узагальненому вигляді ці задачі можна згрупувати таким чином:

1. Дотримання обґрунтованих термінів закупівлі сировини і комплектуючих виробів.

2. Забезпечення точної відповідності між кількістю постачань та потребою в них.

3. Дотримання вимог виробництва до якості сировини та комплектуючих виробів.

Взаємозв’язок завдань та послідовність їх виконання відбивається у функціональному циклі постачання.

Під функціональним циклом постачання розуміють проміжок часу між виникненням (ухвалою) потреби та отриманням замовленої продукції. Основні етапи функціонального циклу, реалізованого в постачанні, включають:

1 етап – визначення потреби;

2 етап – вибір постачальників;

3 етап – розміщення замовлення на поставку;

4 етап – контроль замовлення на поставку;

5 етап – надходження і контроль замовлення.

Кожен етап передбачає виконання ряду дій.

На першому етапі здійснюється перевірка рівнів запасів і прогнозуються їх витрати.

Другий етап функціонального циклу в постачанні присвячений визначенню джерел поставки (аналізується наявна на підприємстві база постачальників, у разі необхідності проходить пошук нового джерела поставки, формуються і відправляються запити постачальникам, проводяться переговори, порівнюються пропозиції та приймається рішення про вибір постачальника).

Коли постачальник обраний, з ним укладається угода і до нього направляється бланк замовлення, найчастіше в електронному вигляді. Також виконується передоплата замовлення, якщо за умовами контракту вона передбачена. Всі ці дії виконуються на третьому етапі функціонального циклу постачання.

На четвертому етапі функціонального циклу відбувається контроль замовлення. Для цього ведеться моніторинг замовлення, при необхідності вносяться корективи в замовлення, контролюються терміни виконання замовлення. Інформаційні системи, що використовуються в постачанні, можуть автоматично генерувати нагадування і надавати інформацію про статуси замовлень на поставку.

Надходження і контроль замовлення – це п'ятий етап функціонального циклу постачання. Коли товар прибуває від постачальника, необхідно перевірити замовлення, прийняти його, направити на місце зберігання чи використання. На цьому етапі, якщо за договором поставки визначено, що доставка замовлення – це обов'язок покупця, то підприємство організує транспортування замовленої продукції. Ухвалене замовлення забезпечується всіма необхідними документами, проводиться оплата замовлення (якщо не була внесена стовідсоткова передоплата), а відомості про прибулий товар заносяться в інформаційну систему підприємства.

Зараз багато компаній прагнуть зменшити функціональний цикл в постачанні і постійно шукають резерви для прискорення окремих його етапів.

Процес управління потоками в закупівельній логістиці складається з двох основних частин:

• управління диспозицією матеріально-технічних ресурсів, тобто управління запасами (детальніше див. тему 8);

• регулярний аналіз, вибір і організація постачань матеріальних ресурсів на підприємство, тобто управління постачаннями (закупівлями).

Активності в управлінні закупівлями повинні бути об’єднані єдиною політикою відносин з основними постачальниками матеріальних ресурсів. Тому з розвитком управління ланцюгами поставок з’явилася функція управління постачальниками, яка виконується в рамках процесу «управління взаємовідносинами з постачальниками» – одного з базових процесів в управлінні ланцюгами поставок.

Завдання логістичних функцій управління закупівлями та управління постачальниками представлені в табл. 5.1.

Таблиця 5.1

Завдання логістичних функцій управління закупівлями та управління постачальниками

Управління закупівлями	Управління постачальниками
Збір та обробка замовлень (заявок) підрозділів підприємства на поставку матеріальних ресурсів та послуг	Моніторинг ринку постачальників
Оцінка і планування потреби в матеріальних ресурсах і послугах	Пошук і оцінка джерел постачання, оцінка постачальників
Визначення і коректування умов контрактів на закупівлю	Вибір постачальників, раціоналізація бази постачальників
Рішення «виробляти або купувати»	Переговори з постачальниками
Отримання закуплених товарів, контроль і оцінка виконання закупівель	Розвиток партнерства з постачальниками
Розрахунки з постачальниками	Оцінка ефективності функціонування постачальника, моніторинг поставки

Основними критеріями розробки логістичної політики здійснення закупівель і формування загальної системи логістики є:

• оптимальна періодичність (час) постачань;

• оптимальна структура матеріальних потоків;

• мінімальні сукупні логістичні постачальницькі витрати.