3. Документообіг у логістиці підприємства

Основу інформаційного потоку на підприємстві становлять документи, що засвідчують кількість і якість отриманих ззовні матеріальних ресурсів, супроводжують такі ресурси у виробничому процесі, підтверджують законність виготовлення продукції.

Під документообігом розуміють рух документів на підприємстві з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправки на архівне зберігання.

До документів, які йдуть від підприємства-виробника до постачальника (посередника), належать замовлення на сировину й матеріали, договори поставки, листи-прохання прискорити або призупинити відвантаження матеріалів за адресою покупця та інші документи, що випереджають переміщення товарів.

Від постачальника (посередника) за участю транспорту разом з матеріальним потоком до підприємства-виробника переміщується інформація про кількість і якість вантажу, документація щодо перевезення матеріалів. У зворотному напрямку до транспорту і постачальника може проходити інформація про результати приймання вантажу – комерційні акти, вимоги щодо нестачі матеріалів за масою і порушення якості матеріалів.

Огляд та попереднє приймання партії ресурсів здійснюється на підставі транспортної документації: накладних на вантажі. Якщо під час попередньої перевірки виявлено нестачу матеріальних ресурсів понад припустимої норми втрат при перевезенні, псування сировини та матеріалів, пошкодження тари, то у визначеному порядку складається комерційний акт, у якому вказують причини неприйняття вантажів, нараховують суму штрафу за заподіяну перевізником шкоду. Прийняті матеріальні ресурси підлягають вивантаженню на приймальний майданчик. Одночасно з розвантаженням заповнюється приймальна відомість, де вказується кількість вивантажених ресурсів у натуральних одиницях виміру. Оборотна тара, яка відповідно до договірних зобов’язань потрібно повернути постачальникам, супроводжує здавальний акт та транспортна накладна.

Вивантажені на приймальний майданчик сировина, матеріали та інші ресурси повинні пройти остаточну перевірку на кількість, якість, законність походження. Постачальники засвідчують кількість поставлених ресурсів такими документами, як рахунок-фактура, податкова накладна, акт зважування, опис товарів, пакувальний ярлик. У разі невідповідності фактичного обсягу (ваги) матеріалів даним супроводжувальної документації у відповідному порядку складаються акти про нестачу або виявлений надлишок матеріалів. Такі акти поштою надсилаються постачальнику.

Якість ТМЦ засвідчують: сертифікат, якісне посвідчення, технічний паспорт (для обладнання), партіонна (кіпна) картка (для тканини). Якщо підчас остаточної перевірки виявлено розбіжності між задекларованою та фактичною якістю, складається акт про невідповідність якості ТМЦ договірним зобов’язанням і надсилається постачальнику для подальшого розгляду ситуації. У випадку повергнення відправнику неякісних матеріалів і розкомплектованого обладнання до акту щодо низької якості ТМЦ і дефектної відомості додається супроводжувальний лист з поясненнями причин відмови від вказаних матеріально-технічних ресурсів.

У зв’язку з посиленням вимог стосовно законності видобутку промислової сировини, виготовлення екологічно-чистих продуктів, відправники повинні разом з вищевказаними документами надсилати споживачам сертифікати законності походження матеріальних ресурсів.

Усі матеріально-технічні ресурси, які пройшли перевірку за кількістю, якістю та законністю підлягають запису в Журналі обліку вантажів, що надійшли (форма № М-1). З приймального майданчика матеріальні ресурси надходять до складу.

На підприємстві-виробнику в процесі приймання вантажу створюються нові документи: карти складського обліку, відомості про залишки матеріалів, акти інвентаризації, товарно-супровідні накладні. Такі документи поряд з напівфабрикатами, незавершеним виробництвом проходять усі стадії технологічного процесу на підприємстві.

Комірник складу на підставі прибуткового ордеру за формою № М-4, що супроводжує матеріали, оформлює картки складського обліку матеріалів (форма № М-12) для кожного виду, сорту і марки ТМЦ. До кожного місця зберігання ТМЦ прикріплюють матеріальний ярлик (форма № М-16) зі стислою характеристикою вмісту вантажів.

Щомісячно на складі складається відомість обліку залишків матеріалів (форма № М-14), яка доводиться до відома начальника відділу матеріально-технічного постачання та бухгалтерії.

Картки складського обліку і відомості залишків матеріалів беруться до уваги під час проведення інвентаризації, яка проводиться згідно з Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженим Наказом Міністерства фінансів України 02.09.2014 № 879 і зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 30 жовтня 2014 р. за № 1365/26142. Результати обстеження кількості та якості матеріалів на складі фіксують в акті контрольної перевірки цінностей, книзі реєстрації контрольних перевірок інвентаризації, відомості результатів інвентаризації. В усіх трьох документах указують виявлену недостачу або надлишок матеріалів у натуральних показниках і грошовому вимірюванні. У книзі реєстрації і відомості результатів інвентаризації також записують заходи щодо списання безнадійно зіпсованих матеріалів, поповнення запасів за рахунок винуватців.

Відпускання ТМЦ зі складу заводським споживачам здійснюється на підставі таких внутрішніх документів, як акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів (форма № М-10), лімітно-забірна картка (форма № М-8 для багаторазового відпускання однотипних матеріалів протягом місяця та № М-9 для різних матеріалів).

Внутрішньозаводське переміщення матеріалів, напівфабрикатів, незавершеного виробництва і готових виробів дозволяється за наявності у представників цеху, дільниці чи бригади накладної вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № М-11).

У кожному підрозділі основного та допоміжного виробництва також впроваджують облік наявності і руху продуктів праці.

Нарешті, готові вироби надходять до збутового складу, де їх забезпечують документацією щодо кількості, якості і законності виготовлення продукції, без чого неможливо її відвантажувати замовникам і покупцям.

Певну інформацію про готові вироби, розміщені в тарі й упаковці містять написи, спеціальні знаки і штрихові коди, які проставляють на зовнішній поверхні ящиків, пакунків чи на ярликах (бирках), що прикріплюють до мішків або кульків.

Виробничі відходи, що утворюються на підприємстві, також підлягають документальному оформленню. Передача відходів сировини і матеріалів із виробництва до складу вторинних матеріальних ресурсів відбувається на підставі акту за формою № М-7. Такий самий документ про здачу-приймання вторинних ресурсів підготовлює комірник складу вторинних матеріальних ресурсів, якщо відходи можуть знадобитися у вторинному виробництві.

Передача вторинних матеріальних ресурсів зовнішнім покупцям і заготівельним організаціям відбувається на підставі документів, що засвідчують не лише їх кількість, розміри, форму, первинну якість (сорт, марку, артикул), але й санітарно-епідеміологічну, радіаційну, протипожежну небезпечність для споживачів і навколишнього середовища.

У наступному етапі документообігу – петлі споживання (див. рис. 4.1) усе повторюється, але вже з новими документами та учасниками логістичного ланцюга.

Удосконалення інформаційної логістики на підприємстві можливе наступним чином:

• шляхом скорочення документів, що дублюють один одного щодо даних про надходження і видачу ТМЦ заводським підрозділам;

• на основі впровадження комп’ютеризації підготовки, обробки і передачі інформації від первинного до останнього з учасників виробничого процесу;

• завдяки кодуванню інформації, якою обмінюються заводські підрозділи в процесі споживання сировини, матеріалів і продуктів їх обробки.