4.3 Коммуникабельность

Не менее важная черта характера - коммуникабельность - т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

В психологии различают несколько типов людей по мотивации их поведения. Это: интроверты, экстраверты и амбоверты.

Рассмотрим эти типы подробнее, так как это имеет непосредственное отношение к проблеме подбора секретаря для офиса.

Надо сразу сказать, что люди рождаются интровертами, экстровертами либо амбовертами. В процессе жизни человека возможно некоторое изменение типа личности, связанное с особенностями возрастного развития или старения клеток мозга. Интроверты в своем поведении ориентируются на свой внутренний мир, свои мысли и убеждения. Т.е. для них большее значение в мотивации поведения имеет их внитреннее Я, нежели окружающее воздействие. Про таких людей говорят. что они - хладнокровные или даже - толстокожие. "Их ничем не прошибешь" и т. д. Коммуникабельность таких людей понижена. Однако они склонны к логической работе разума, хорошо контролируют свои поступки. Среди таких людей много хороших менеджеров. И им обычно можно доверять коммерческие тайны. Они не склонны их разбалтывать под воздействиями эмоций.

У экстравертов, наоборот, поведение во многом определяется внешним окружающим воздействием. Они очень эмоциональны. Такие люди отличаются высокой контактностью. Нервная система их обычно очень подвижна и способна реагировать на небольшие воздействия со стороны других людей.

Средне статистически, по сведениям зарубежной печати, экстраверты отличаются меньшим показателем интеллекта по шкале IQ, так если у интровертов он 100, то у экстравертов 75, но последние весьма коммуникабельны. Однако, среди них много любителей разбалтывать секреты.

Амбоверты - это люди, у которых одинакова выражена как экстраверсия, так интроверсия. Они обычно характеризуются постоянством убеждений и принципов; и статистически такие личности имеют хорошую внутреннюю гармонию.

При подборе секретарей возникает некоторое противоречие целей. Так экстраверты наиболее коммуникабельны и этим отвечают требованиям, которые предъявляются к секретарям. В тоже время, интроверты более подходят для офиса, где имеется защищаемая информация.

Для определения типа личности сотрудники отдела кадров предлагают кандидатам на должность секретаря пройти психологические тесты. Находит широкое применение, так называемый, тест Айзенка. Ответы на вопросы кандидата проверяет специальная программа компьютера. По результатам теста сотрудники отдела кадров решают, насколько соответствует данный тип личности требованиям офиса.

К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Внешний вид секретаря-референта должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки.

К личным качествам секретаря-референта следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний референта.

Вопросы для самопроверки

1. В чем основное отличие знаний от умений секретаря?

2. Какие знания и умения секретаря характеризуют его деловые качества?

3. В чем выражается коммуникабельность секретаря?

4. Какой тип личности человека соответствует большей коммуникабельности?