3.2 Должностная инструкция секретарю

I. Общая часть

1. Согласно штатному расписанию данная должность ……………..

2. Секретарь по всем вопросам служебной деятельности подчиняется………..

3. Секретарь назначается и освобождается от должности в порядке, предусмотренном Кодексом законов о труде РФ.

4. В своей деятельности секретарь руководствуется:

• настоящей должностной инструкцией;

• Нормативными документами в области документоведения.

II. Обязанности (базовые)

2.1 Организовывать прием и обслуживание посетителей.

2.2 Вести телефонные переговоры и записывать их, затем докладывать о них руководителю.

2.3 Вести непрерывные дневниковые записи всех встреч, мероприятий, переговоров и бесед.

2.4 Работать со служебными документами в пределах своей компетенции.

2.5Размножать (машинопись, ксерография, термография) нужные руководителю служебные документы.

2.6 Обслуживать аппаратуру «Телефакс».

2.7Работать с профессиональной персональной ЭВМ (ПП ЭВМ) или дисплеем автоматизированной системы управления.

2.8Контролировать исполнение устных решений, принятых руководителем.

2.9Готовить совещания и заседания, проводимые руководителем, принимая участие в некоторых из них.

2.10 Готовить командировки руководителя.

2.11 Обеспечивать рабочее место руководителя всем необходимым для нормальной работы.

III. Обязанности (дополнительны)

1. Готовить свой распорядок дня и проект распорядка дня руководителя на следующий день.

2. Обеспечивать организационную и техническую сторону рабочего ритма, созданного руководителем.

3. Ежедневно составлять памятный список текущих и незавершенных дел.

4. Ориентировать сотрудников предприятия на порядок рабочего дня руководителя.

5. Предусматривать потребность руководителя в тех или иных служебных документах, освобождая его от излишних поисков.

6. Просматривать все документы, адресованные руководителю, подчеркивая в них наиболее важные места и выводы.

7. Тщательно просматривать, выявляя опечатки, ошибки и пропуски, документы, поступающие из машбюро, ранее подготовленные руководителем.

8. Принимать служебные документы и личные заявления на рассмотрение и подпись руководителя.

9. Помогать руководителю в чтении газет и профессиональных изданий, выделяя в них наиболее важные места.

10. Хранить все необходимые руководителю служебные документы и осуществлять их быстрый поиск.

11. Выдавать в устной форме справки по служебным документам , поступившим на имя руководителя.

12. Выполнять задания руководителя по информационной и технической подготовке заседаний, совещаний, переговоров и встреч.

13. Выполнять функции посредника, участвуя в координационной и управленческой деятельности руководителя.

14. Организовывать личный прием руководителем посетителей, внося в него по указанию руководителя те или иные изменения.

15. Организовывать быстрый, четкий и своевременный проход посетителей и направление их по назначению.

16. Определять приоритет при приеме посетителей.

17. Выполнять быстро, хорошо и без напоминания работу, порученную руководителем.

18. Осуществлять быстрый поиск любого руководящего работника в организации и других учреждениях.

19. Следить и напоминать о том, чтобы руководитель ничего не забыл, не пропустил, ни один сложный вопрос не отложил.

20. Контролировать постоянно и тщательно выполнение устных указаний руководителя, включая его обязательства.

21. Вести списки нужных адресов, телефонов, дней рождения и юбилеев сотрудников.

22. Сохранять в тайне все, что видел и слышал в кабинете руководителя, а также доверительную информацию, переданную посетителями и сотрудниками.

23. Обеспечивать руководителя деловыми и канцелярскими принадлежностями, следить за чистотой и порядком в его кабинете.

24. Постоянно изучать приемы и методы работы с новой техникой и активно вводить ее в практику своего труда.

25. Непрерывно совершенствовать свои знания и умения путем самообразования и посещения специальных занятий.