23.3 Опасности, требующие внимания.

Вмешательство в работу оборудования и использование его без соответствующего обучения и контроля

Сломанные выключатели.

Изношенные или представляющие опасность приборы.

Свисающие провода.

Неплотные или поврежденные соединения.

Незаземленное оборудование.

Некачественное изолирование.

Перегруженные схемы.

Отсутствие или плохое крепление защитных ограждений.

Оборудование, падающее со стола.

Поднятие тяжелых предметов.

Неполное описание повреждений при вызове специалиста.

Оказание первой помощи

Для успешного оказания первой помощи необходимо:

Обеспечить, чтобы весь персонал знал имя и средства связи со старшим по оказанию первой помощи в своем отделе.

Обеспечить знание всем персоналом организации и мест нахождения аптечки для оказания первой помощи и умений ее применения.

Указания по текущему уходу и обслуживанию электронного оборудования

Храните инструкцию вместе с машиной и следуйте приведенным в ней указаниям по регулярной чистке машины.

Не курите, не ешьте и не пейте при работе машине.

При необходимости перемещения машины, убедитесь в отключении ее от электропитания.

Ведите регистрационный журнал поломок машины с указанием даты и времени вызова инженера по оборудованию.

Следует иметь доступ к службе ремонта оборудования, но прежде чем вызвать механика убедитесь в том, что:

к оборудованию подается электропитание;

предохранители оборудования находятся в рабочем состоянии, однако не забудьте их отключить при снятии электрических деталей машины (если предохранитель не работает, причина его выхода из строя должна быть проверена электриком);

соединительные кабели и разъемы в порядке;

в рабочей инструкции имеется раздел о поиске причины неполадок.

Если после того, как предприняты эти шаги, оборудование по-прежнему не работает, вызывайте инженера по эксплуатации из отдела обслуживания оборудования.

Вопросы для самопроверки.

• Какие условия соответствуют безопасной работе в офисе.

• Что входит в обязанности секретаря-референта:

• Какие пункты включает в себя противопожарная инструкция для секретаря-референта?

• Какие опасности в работе секретаря требуют особого внимания?

Лекция 24. Защита информации в работе секретаря-референта.

План лекции.

Одной из главных составных частей экономической безопасности организационных структур в большом или малом бизнесе мы всегда называем информационную безопасность, которая достигается за счет использования разнообразных методов защиты коммерчески ценной предпринимательской информации от возможных злоумышленных действий конкурентов и криминальных структур.

Роль секретаря-референта в обеспечении информационной безопасности фирмы

Информация, которая используется предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием или другой структурой, является его интеллектуальной собственностью и подлежит защите. Наиболее ценная информация предпринимателя обычно образуется, концентрируется, используется и храниться на уровне руководителя фирмы, как правило, самого предпринимателя.

В связи с этим роль и значение секретаря-референта руководителя особенно некрупной предпринимательской фирмы, которые составляют большинство в современной негосударственной сфере экономики, приобретает особое значение в плане выполнения комплекса дополнительных функций по обеспечению информационной безопасности процесса управления фирмой и бизнеса.

Если исходить из перечня тех работ, которые ежедневно выполняются секретарем-референтом, можно увидеть, что именно это лицо постоянно связано с информацией, документами, базами данных и устной информацией, имеющих большую ценность для фирмы и, часто, составляющих ее коммерческую тайну.

Поэтому защита ценной и конфиденциальной информации на фирме и четкое выполнение соответствующих установленных руководством фирмы правил является важной должностной обязанностью секретаря-референта.

Иметь штатного менеджера по защите информации может позволить себе редко какая фирма. В данном случае речь идет не об охране фирмы, а об обеспечении сохранности и целостности информационных ресурсов, которые позволяют фирме иметь определенную прибыль и поддерживают ее престиж.

Дополнительные функции секретаря-референта, связанные с защитой информации

Основные в числе них можно назвать следующие:

организацию регулярного обновления перечней сведений и документов, составляющих коммерческую тайну фирмы;

ведение аналитической и контрольной работы по предотвращению образования каналов утраты, утечки или разглашения конфиденциальной информации;

практическое осуществление разрешительной системы доступа персонала фирмы к конфиденциальным информации, документам и базам данных, которые требуются для выполнения сотрудниками своих обязанностей;

ведение традиционного или автоматизированного делопроизводства и архивирования (документационного обеспечения управления фирмы и ее руководства) по конфиденциальным документам;

эксплуатация приобретенной фирмой системы защиты вычислительной техники, средств связи и другого офисного оборудования в кабинете руководителя и помещении секретаря-референта;

обеспечение защиты информации при проведении руководством фирмы переговоров, совещаний, и при приеме посетителей.

Эти функции находят отражение в должностной инструкции секретаря-референта, а их практическое осуществление требует его дополнительного обучения.

В своей деятельности секретарь-референт должен руководствоваться рядом нормативно-методических документов, разработанных специально для данной фирмы. Например, перечнем сведений и документов, составляющих тайну фирмы или являющихся особо ценными, инструкцией по обеспечению безопасности собственной информации фирмы, инструкцией по обработке, движению и хранению конфиденциальных документов (в традиционном и автоматизированном режимах), различными методическими, советующими, обучающими документами (правилами, указаниями, памятками и т.п.), детализирующими отдельные наиболее принципиальные моменты в обеспечении информационной безопасности фирмы (например, информационной безопасности документации и баз данных в экстремальных ситуациях и многие другие).