
- •Перечень лекций
- •15.2Предварительные программы. 112
- •Лекция 1.Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике.
- •15.2Предварительные программы. 116
- •1.1 Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления
- •1.2 Требования к секретарской профессии в современной России
- •3.2 Должностная инструкция секретарю
- •I. Общая часть
- •II. Обязанности (базовые)
- •III. Обязанности (дополнительны)
- •IV. Права
- •V. Ответственность
- •Золотые правила секретаря
- •Лекция 4. Знания, умения, личностные качества секретаря-референта. Коммуникативные функции секретаря и технические средства коммуникаций.
- •4.1 Знания и умения секретаря-референта.
- •4.2 Деловые и личные качества секретаря
- •4.3 Коммуникабельность
- •Лекция 5. Коммуникативные функции секретаря (Методы обмена информацией в офисе)
- •5.1 Методы обмена информацией
- •5.2 Технические средства электронного офиса
- •Лекция 6. Нормативно-методическая база работы секретаря.
- •6.1 Документационное обеспечение
- •6.3 Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене"
- •6.4 Закон Российской Федерации "о государственной тайне"
- •Документационное обеспечение.
- •Лекция7 Нормативно-законодательная база делопроизводства. «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».
- •7.1 «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»,
- •7.2 Федеральный конституционный закон «о Государственном гербе Российской Федерации»
- •7.3 Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002 -2010 годы)"
- •7.4 Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи"
- •7.5 Закон Российской Федерации "о правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных"
- •Лекция 8 Нормативно-законодательная база делопроизводства. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.
- •Лекция 9. Организация работы секретаря; рабочее место.
- •9.1Правильная организация работы
- •9.2 Рациональное планирование времени и работы
- •9.3 Организация эффективной работы в офисе.
- •Лекция 10. Рациональная организация работы секретаря
- •9.4 Непосредственное облегчение работы руководителя
- •9.5 Организация рабочего места секретаря
- •9.6 Рабочее место секретаря-референта
- •9.7 Цветовое решение и освещение
- •9.8 Озеленение
- •Лекция 11. Планирование рабочего дня секретаря
- •11.1 Заповеди секретаря
- •11.2 Примерный рабочий план секретаря на день.
- •Лекция 12. Работа секретаря по составлению и оформлению документов.
- •12.2 Контроль исполнения документов осуществляется с целью предотвращения срыва сроков исполнения заданий и решений.
- •12.3 Общие требования к составлению и оформлению документов
- •12.4 Требования к тексту документа
- •12.5 Текст документа, как правило, состоит из двух частей.
- •Лекция 13. Типовая технология работы с документами секретарем.
- •13.1 Различают централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.
- •13.4 Внутренний документооборот
- •Лекция 14. Организация архивного хранения документов секретарем.
- •14.1 Архив документов
- •14.2 Архивное хранение документов
- •Лекция 15. Планирование секретарем поездок руководителя офиса.
- •15.1 Организация поездкок руководителя
- •15.2Предварительные программы.
- •Встречи, назначенные для г-на иванова п.П.
- •Лекция 16. Оформление документов на поездку руководителя
- •Командировочное удостоверение (Приложение)
- •Лекция 17. Бездокументное обслуживание посетителей и сотрудников офиса. Профессиональные навыки общения секретаря.
- •17.1 Общение
- •17.2 Приемы делового спора
- •«Мозговой штурм», «Круглый стол» и командная деловая игра
- •Лекция 18. Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний.
- •18.1 Классификация совещаний
- •18.2 Подготовка к совещанию
- •Лекция 19. Проведение совещания
- •19.1 Организация совещаний
- •19.1.1 Создание рабочей группы
- •19.1.2 Список участников
- •19.1.3 Оповещение участников совещания
- •Например:
- •19.1.4 Гостиницы
- •19.1.5 Транспорт
- •19.1.6 Культурная программа
- •19.1.7 Подготовка помещения
- •Лекция 20. Проведение совещания
- •20.1 Обслуживание совещаний
- •20.2 Документирование совещаний
- •20.3 Протокол
- •20.4 Компьютерные технологии в подготовке и проведении совещаний.
- •Лекция 21. Безопасность труда в офисе.
- •21.1 Безопасная работа в условиях офиса включает:
- •21.2 От работодателя требуется обеспечение:
- •21.3 В обязанности работников входит:
- •21.5 Опасности, требующие внимания:
- •Лекция 22 Пожарная безопасность
- •22.1 Противопожарная практика включает:
- •22.2 Использование оборудования
- •22.3 Опасности, требующие внимания:
- •22.4 Оказание первой помощи
- •22.5 Указания по текущему уходу и обслуживанию электронного оборудования
- •Лекция 23 Обязанности секретаря в чрезвычайных ситуациях.
- •23.2 Противопожарная практика включает следующие пункты.
- •23.3 Опасности, требующие внимания.
- •Лекция 24. Защита информации в работе секретаря-референта.
- •Лекция 25 Должностные обязанности секретаря по проведению работ по профилактике возможного проявления терроризма на территории организации.
- •25.1Возможные угрозы жизнедеятельности персонала организации.
- •25.1.1 Угрозы со стороны входящей корреспонденции секретарю
- •25.1.2 Угрозы по телефону и в письменном виде
- •25.2 Действия секретаря при возникновении угрозы террористического акта
- •25.3.1 Эвакуация
- •Как быть с домашними животными?
- •Семейный план
Лекция 21. Безопасность труда в офисе.
План лекции.
-
Безопасная работа в условиях офиса включает:
-
В обязанности секретаря-референта входит:
-
Противопожарная практика включает следующие пункты.
-
Опасности, требующие внимания.
21.1 Безопасная работа в условиях офиса включает:
-Содержание в чистоте и порядке помещения, чтобы сделать безопасными условия труда в вашем офисе или на рабочем месте.
- Распознание и своевременное сообщение о потенциальных опасностях с точки зрения условий труда.
- Компетентное решение вопросов, связанных с опасностью или потенциальной опасностью.
- Соблюдение установленных процедур и практики, принятой на случай пожаров, несчастных случаев или других чрезвычайных происшествий.
21.2 От работодателя требуется обеспечение:
- чистых помещений,
- необходимых производственных площадей (не менее 40 квадратных фунтов или 4 кв. м.),
-разумной температуры (не менее 16 градусов по Цельсию после первого часа работы),
- соответствующего и достаточного освещения и вентиляции,
- соответствующих туалетных помещений, питьевой воды, душевых помещений,
- ограждения оборудования, представляющего опасность,
- соответствующих мест для сидения,
-сообщения о несчастных случаях,
-рабочей обстановки, отвечающей требованиям техники безопасности,
-безопасного оборудования (включая эффективное обслуживание), безопасных систем труда,
-безопасных методов погрузки/разгрузки, хранения и транспортировки товаров,
- обучение практике технике безопасности,
- наблюдения за соблюдением техники безопасности,
-консультирования по вопросам использования техники безопасности.
Обязанностью работодателя также является защита лиц, не являющихся работниками компании - например, населения, заказчиков, визитеров, поставщиков товаров и других в период посещения данной организации.
21.3 В обязанности работников входит:
- принимать разумные меры предосторожности по технике безопасности как своей так и других в процессе работы, а также при уходе с рабочего места,
-выполнять процедуры по технике безопасности,
- сотрудничать с работодателем в расширении использования и соблюдении процедур техники безопасности,
-не создавать препятствий или использовать неправильно любые процедуры по технике безопасности, относящиеся как к себе так и другим лицам.Предварительные условия по обеспечению техники
21.4 безопасности включают:
-
Планирование размещения офиса для уменьшения опасности несчастных случаев.
-
Установка мебели и оборудования в безопасном положении.
-
Обеспечение того, что коридоры, лестницы и т.д. были безопасными в использовании и свободны от хранения возгораемых материалов и других препятствий.
-
Безопасную загрузку и установку шкафов для файлов.
Использование стремянок при чтении файлов или других материалов, находящихся на верху.
Обеспечение соответствующих устройств для нагревания воды и приготовления горячих напитков (предпочтительно не на рабочем месте).
21.5 Опасности, требующие внимания:
-
Большое количество народа в офисе.
-
Неправильное расположение мебели и оборудования.
-
Наличие выводов телефонных или электронных проводов.
-
Установка шкафов, затрудняющих проход.
-
Торчащие острые углы мебели и оборудования.
-
Износ или отсутствие ступеней лестницы.
-
Отсутствие или повреждение перил у лестницы.
-
Скользкие полы.
-
Свертки, багаж, мебель и т.п. затрудняющие проход.
-
Перекашивание шкафов в связи с перегрузкой верхних ящиков.
-
Вставание на кресла, перемещающиеся по полу на колесах.
-
Кипячение воды и ее разлив в тесном месте.