«Мозговой штурм», «Круглый стол» и командная деловая игра

Обсуждение и собеседование – разновидности беседы, общение. В общем случае может быть три основных разновидности обсуждения: обсуждение какого-либо вопроса с подчиненными, обсуждение с коллегами и обсуждение вопроса с оппонентом. Главным вопросом обсуждения становится такой: как сделать обсуждение полезным?

Прежде всего, необходимо определить временные параметры обсуждения, т.е. момент его открытия и закрытия. Далее можно выделить несколько моделей обсуждения. Это «Мозговой штурм», «Круглый стол» и командная деловая игра.

«Круглый стол» включает в себя следующие принципы:

1. Нет четко определенных позиций, есть лишь участники обсуждения спорного или дискуссионного вопроса.

2. Все позиции равны, и никто не имеет права быть выше других.

3. Цель «круглого стола» - определится в идеях и мнениях относительно обсуждаемой проблемы или спорного положения

«Мозговой штурм» в отличие от «круглого стола» - это беспорядочное обсуждение. В нем приоритет отдается не порядку и организации, а сумасшедшим идеям. Можно сказать, что «мозговой штурм» не демократичен, т.к. не гарантирует равенства прав участников обсуждения. Выше формального равенства здесь приоритет идеи. В «мозговом штурме» доминантой является принцип вседозволенности, дозволенности того, что работает на новую идею. А так как за идеями стоят люди, то с неизбежностью возникает третья модель обсуждения – деловая командная игра. Здесь идеи обретают не только форму, но своих сторонников и противников. По сути – деловая игра – апробация идеи.

Таким образом, можно сделать вывод, что общение между людьми очень многолико. Общение имеет свои структуры, виды, типы. В этом отношении можно различать переговоры, торги, полемику, спор, дискуссию, дебаты, деловые игры и разные виды обсуждений. Все такие разновидности делового общения имеют свои особенности.

Секретарь, как и руководитель должен уметь организовывать процесс общения и уметь управлять им. Знания о характеристиках общения, умение использовать их в разговоре, беседе, споре, собеседовании составляет его важное профессиональное качество.

Вопросы для самопроверки.

1. Что определяет эффективность делового общения?

2. Что понимается под словом техника общения?

3. Какие распространены приемы делового спора?

Лекция 18. Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний.

План лекции.

• Подготовка к совещанию

• Организация совещаний

18.1 Классификация совещаний

Под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.

Стоимость совещания складывается из заработка всех его участников, заработка готовящих и обслуживающих его работников, командировочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов. «Вряд ли найдется другой вид такой деятельности, при котором растрачивалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний".¹

Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно, с детальной проработкой всех организационно-технических мероприятий, как по организации, так и его проведению.

Совещание можно считать одним из элементов организационной культуры, овладеть которой важно любому руководителю. В соответствии с видом совещания, количеством участников и временными рамками проводятся различные подготовительные организационно-технические мероприятия. В учреждениях с постоянно действующими коллегиальными органами (советами, коллегиями) должен быть типовой регламент проведения заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру. Такие коллегиальные органы имеют секретаря, основной обязанностью которого является подготовка, обслуживание заседаний и ведение документации этого коллегиального органа. Секретарь играет большую роль в проведении и подготовке совещания.

В литературе совещания классифицируются по различным критериям: например, по тематике обсуждаемых вопросов (административные, финансовые, по управлению персоналом и др.) или по периодичности их проведения (плановые, внеплановые). Наиболее интересной и важной с позиции практического менеджмента представляется классификация по основной задаче совещания: проблемные, инструктивные, оперативные. Все названные виды совещаний использует в своей деятельности руководитель. Он проводит оперативные совещания. Продолжительность такого совещания не более 20 минут. Проводится каждый день, через 60 минут после начала рабочего дня. Начало и конец совещания точно определяются. Круг присутствующих постоянен. Определен руководитель, замещающий ведущего. Руководитель совещания записывает в свой оперативный дневник все возникающие вопросы и указания. Совещание всегда рассматривает итоги предыдущего дня. На совещании не решаются сложные проблемы, не принимаются решения, заставляющие исполнителя в тот же день перестраивать свою работу. Критический разбор действий подчиненных производится после окончания совещания. Не зачитываются приказные и директивные материалы, приводятся лишь нужные места. На совещании не даются ответы типа «я подумаю», «посмотрим». Во время оперативного совещания, все заметки делают в рабочих дневниках.

Инструктивные (например, по доведению до исполнителей указания вышестоящей организации).

Информационные совещания. Тезисы о результатах работы за истекший период раздаются перед совещанием.

Председатель (ответственное лицо)- обращает внимание участников на суть рассматриваемых вопросов. Председатель занимает свое место для того, чтобы гарантировать; что совещание соблюдает порядок, объявленный в повестке дня и что комиссия принимает решения, не теряя лишнего времени. Хотя и возможно, чтобы председатель имел решающий голос в процессе принятия решения, во время обсуждений он должен остаться беспристрастным и гарантировать выслушивание всех точек зрения, имеющих отношение к делу.

Председателю необходимо соблюдать определенные процедуры: например, он должен разрешать дискуссию, если не поставлен вопрос на обсуждение. Каждый, кто хочет высказаться на совещании, обращается к Председателю за разрешением - и, если Председатель вмешивается, этот человек должен сразу же перестать говорить.

Каждый руководитель подразделения докладывает отдельно. Вопросы, требующие решения, предоставляются письменно.

Желающие выступать сообщают об этом перед совещанием.

Основная часть совещания – разъяснение задач предстоящего периода.

Все уточняющие вопросы задаются в рабочем порядке.

Продолжительность совещания – не более 45 минут.

Периодичность проведения – 1-2 совещания в месяц.

На первом – подведение итогов за прошедший месяц; на втором – уточнение готовности к предстоящему периоду.

Но наиболее важными по сути решаемых вопросов и по сложности организационного и документационного обеспечения являются проблемные совещания. Число участников не более 6 человек.

Продолжительность – не более 90 минут.

Проводимость в «нейтральном помещении».

Первый руководитель не сразу высказывается.

Если на совещании по необходимым обстоятельствам присутствует много людей, его делают «круговым» (4-6 человек в кругу). Каждая группа самостоятельно ищет нужное решение. Через 20 минут работы 1-2 участника переходят во вторую, из второй – в третью группу. Пришедшим в новую группу знакомят ее участников со своими взглядами. Через 20 минут – новое перемещение по кругу. Если решение найдено, об этом сообщают первому руководителю.

Разновидность проблемного совещания – «заказчик». «Заказчик» ставит проблему группе в 3-7 человека. И они ищут необходимое решение. Первый руководитель не принимает участия в поиске решения, он лишь следит за регламентом. «Заказчик» кратко и четко формулирует свою проблему, затем 5-6 минут дает пояснения, описывает ситуацию, объясняет причины возникшей проблемы: «Как сделать так, чтобы …?» Решения принимаются устно и письменно. «Заказчик» оценивает каждое решение, выделяя его позитивные стороны, недостатки, вносит изменения. Из всех предложений идей «заказчик» выбирает лишь одну.