11.2 Примерный рабочий план секретаря на день.

^{Заказать обед для руководителя}

^Обед

^{Пригласить юриста}

^{Встретить и проводить поставщиков в кабинет руководителя}

^{Прием посетителей, осуществить запись на прием к руководителю}

^{Составить список деловых встреч на следующий день}

^{Привести в порядок кабинет руководителя.}

^{Привести в порядок свое рабочее место}

^{Конец рабочего дня}

^{Вопросы для самопроверки.}

^{Какие правила для секретаря являются принципиальными в организации работы?}

^{Как планируется и используется рабочее время секретаря?}

^{Как составляется примерный план на рабочий день?}

Лекция 12. Работа секретаря по составлению и оформлению документов.

План лекции.

• ^{Срок исполнения документа.}

• Контроль исполнения документов.

• Общие требования к составлению и оформлению документов

• Требования к тексту документа.

• Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

^{Секретарь организации непосредственно отвечает за качественное и своевременное исполнение и сохранность полученных документов.}

^{Получив документы, секретарь обязан немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Если исполнение поручено нескольким сотрудникам ,ответственным является тот. Чья фамилия указана в резолюции первой. Ответственный исполнитель обязан ознакомить с содержанием документа всех соисполнителей, указанных в резолюции, в течении суток. При этом допускается одновременная рассылка в копиях. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа несут в равной мере все исполнители, указанные в резолюции.}

12.1 Течение срока исполнения документа ^{исчисляется с момента поступления его в организацию. Срок может быть продлен только лицом или организацией его установившим. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу же по получении документа исполнителем или не менее чем за три дня до истечения срока исполнения. Документ считается исполненным только после окончательного решения всех поставленных вопросов и ответа корреспонденту. Копия исполненного документа вместе с инициативным подшивается в соответствующее дело. Отметка об исполнении документа делается в регистрационно-контрольной карточке. При увольнении, переходе в отпуск или отъезде в командировку каждый сотрудник обязан передать через ответственного за документационное обеспечение, с обязательной отметкой в регистрационно-контрольной карточке, другому должностному лицу все неисполненные документы, находящиеся в его ведении.}