9.2 Рациональное планирование времени и работы

Способность отделить главное от второстепенного в работе часто отсутствует у многих руководителей. Это приводит к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перегружены потоком неудобоваримой информации.

Эту проблему секретари решают путем выявления смысла работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того, чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот.

Главное в любом деле можно найти, только обладая критерием важности, то есть умение определять различные по значению цели: общие, частные. Поэтому необходимо выработать в себе способность как можно быстрее и точнее это сделать.

Большинство людей путают проблемы с затруднениями. Под проблемой понимают расхождение между "Должно" и "Есть", между планируемым и действительным.

Существуют три варианта решения проблемы:

1 "Должно" - требование, которое невозможно выполнить на данном этапе. Таким образом, то, что до сих пор представляло собой "Есть", превращается "Должно".

2 За счет энергичной деятельности происходит сокращение разрыва между планируемым и действительным, так как "Должно" реально достижимо.

3 Компромисс для сближения "Должно" и "Есть".

9.3 Организация эффективной работы в офисе.

Планирование - заранее принятое решение о том, что делать, как делать, когда делать и кто должен что-либо. планирование, использование и контроль являются взаимосвязанными элементами планирования

ТИПЫ ПЛАНОВ коммерческой фирмы:

а/ цели;

б/ политика;

в/ стратегия;

г/ процедуры;

д/ правила;

е/ программы;

ж/ бюджеты.

а/ Цели - начальные точки процесса планирования.

б/ Политика - связь между задуманным и действием.

в/ Стратегия - определение основных долгосрочных целей фирмы и принятие курса действий, а также распределение ресурсов, необходимых для выполнения этих целей.

г/ Процедуры - предписание руководства к действию / инструкция /.

д/ Правила - заранее определенные /правила / планы, характеризующие специфические действия в условиях данной фирмы. Не требуют разрешения со стороны руководства.

е/ Программы - детальные операционные планы организации. Совокупность целей, политики, правил, процедур, задач и ресурсов, подлежащих распределению, и, правило, они дополняются бюджетом /финансовой сметой/ и графиком выполнения.

ж/ Бюджет - документ, содержащий финансовые и/или количественные показатели, подготовленный и одобренный заранее для осуществления политики /плана/ в течение определенного периода времени для достижения поставленной цели.

Как составляется хороший план.

1. Цели четко определены, исключается неправильное их толкование

2. План прост для понимания

3. План соответствует возможностям данной организации и допускает разумную степень риска

4. План должен быть реально осуществимым

5. План охватывает все виды деятельности организации и отделов

6. План гибкий, учитывает незначительные изменения внешней Среды

7. План имеет график выполнения для его контроля во времени

8. План включает бюджет

9. План должен анализироваться, проходить опытную проверку

10. План облегчает контроль.

Организация управления

План и механизмы контроля требуют наличия определенной структуры,с помощью которой они могут быть сведены вместе и действовать. Процесс организации со стороны менеджера имеет следующие аспекты:

- анализ целей;

-анализ деятельности;

-анализ решений;

-анализ взаимосвязей;

- анализ выполнения;

анализ рабочего времени.

Вопросы для самопроверки.

1. Что понимается под правильнойорганизацией работы секретаря?.

2. Как планируется временя работы секретаря?

3. Как составляется хороший план?