Управление проектами на базе ms Project

1. Настройка среды ms Project.

• Команда Сервис, Настройка, Панели инструментов - настроить среду MS Project (выбор панелей инструментов, настройка панелей, задание параметров).

• Команда Сервис, Параметры. Команда выводит ряд окон. На вкладке Вид следует указать опции: Показывать номера задач, Показывать суммарную задачу проекта. На вкладке Календарь можно задать параметры календаря. .

2. Создание файла проекта.

Проект MS Project создается на базе выбранного шаблона, который содержит:

• представления проекта - совокупность форм, таблиц и диаграммы;

• календари проекта,

• настраиваемые поля БД (стандартная БД допускает расширение состава полей);

• схемы для импорта данных в проект;

• панели инструментов;

• поля группировки для формирования итогов;

• фильтры данных;

• таблицы проекта;

• отчеты проекта;

• модули.

Наличие шаблона проекта значительно сокращает трудозатраты на создание проекта. С помощью команды Файл, Создать выбирается шаблон для построения проекта. Далее работа с проектом может осуществляться либо с использованием команд меню, либо с помощью панели КОНСУЛЬТАНТ.

Для проекта должен быть определен календарь рабочих дней и часов. По умолчанию в MS Project имеется 3 календаря: Стандартный, 24 часа, Ночная смена.

Для создания и настройки календаря выполняется команда Сервис, Изменить рабочее время. Кнопка Создать позволяет создавать новые календари. Можно указать исключения из рабочего времени, изменить стандартные параметры настройки – кнопка Параметры.

Для проекта с помощью команды Проект, Сведения о проекте следует указать: дату начала, если планирование идет от начала, или дату окончания проекта в противном случае, выбрать календарь проекта.

3. Создание структурного плана работ проекта.

Для проекта используется определенное представление информации на экране – отображение данных о работах, ресурсах и их назначениях. Используются таблица, форма, диаграмма. MS Project поддерживает разнообразные представления, в том числе комбинированные представления, которые состоят из двух представлений – в нижней части экрана выводятся формы или диаграммы, содержащие подробные сведения о задачах или ресурсах, выбранных в верхней части экрана. Таблица составлены на основе полей БД MS Project, которые подразделяются на категории (поля Ресурсов, поля Работ), а также на стандартные и настраиваемые поля. Для настраиваемых полей можно задавать расчетные формулы.

Для представления можно заменять таблицу или форму. Команда Окно, Разделить окно делит экран по вертикали на две части:

• вверху выводится исходное представление проекта,

• внизу - форма, вид которой можно выбрать с помощью команды Формат, Подробности

Изменение вида представления осуществляется с помощью команды Вид (Диаграмма Ганта, Диаграмма Ганта с отслеживанием, Использование задач, Сетевой график, График ресурсов, Использование ресурсов, Лист ресурсов, Другие представления). Представление Диаграмма Ганта – наиболее традиционное представление проекта, экран содержит окно электронной таблицы для записи задач проекта и диаграмму, для отображения связи задач и их прохождения во времени. Для этого представление можно вывести следующие формы: Ресурсы и предшественники, Ресурсы и последователи, Предшественники и последователи, Календарный план ресурсов, Трудозатраты ресурсов, Затраты на ресурсы, Заметки, Объекты.

Представление Использование ресурсов показывает назначения ресурса задачам проекта, для каждого ресурса можно вывести формы:  Календарный план, Затраты, Трудозатраты, Заметки, Объекты и т.п.

Проект состоит из работ (задач) следующих типов:

1. Детальные – далее не структурированные действия

2. Составные или суммарные – иерархически подчиняют детальные или другие составные.

3. Работы–вехи, имеющие нулевую длительность.

Для каждой работы может быть выведена форма Сведения о задаче, содержащая набор вкладок с полями БД MS Project (рис. 1).

Рисунок 1

• Общие — название задачи, длительность, даты начала и окончания, % выполнения (заполняется при учете хода работ).

•  Предшественники — перечень задач, связанных с текущей задачей отношением порядка следования. Для отражения специфики связей задач указывается также запаздывание: положительное значение означает сдвиг вправо, отрицательное значение — сдвиг влево по временной оси отрезка на диаграмме Ганта задачи-последователя.

• Ресурсы — сведения о назначении ресурсов задачам проекта;

• Заметки — комментарии (произвольный текст) и ссылка на объекты, характеризующие и дополняющие описание задачи по технологии OLE (Object Linking and Embedded).

• Настраиваемые поля — для заполнения настраиваемых полей БД.

• Дополнительно — указание дополнительных характеристик задачи. Можно указать временные характеристики задач проекта:

• крайний срок завершения задачи (контролируемый менеджером проекта, но не влияющий на планирование задачи);

• тип задачи (определяет влияние изменения трудозатрат, единиц назначений или длительности на расчет двух других параметров:

  • Фиксированная длительность (сохраняется длительность задачи независимо от любых изменений единиц назначения или трудозатрат); при изменении единиц пересчитываются трудозатраты; при изменении длительности пересчитываются трудозатраты; при изменении трудозатрат пересчитывается число единиц назначенных ресурсов.

  • Фиксированный объем ресурсов (сохраняется постоянное число единиц назначения независимо от изменений длительности или трудозатрат на задачу); при изменении единиц пересчитывается длительность; при изменении длительности пересчитываются трудозатраты; при изменении количества трудозатрат пересчитывается длительность.

  • Фиксированные трудозатраты (сохраняется постоянный объем трудозатрат, независимо от изменений длительности или единиц назначения ресурсов для задачи). При изменении единиц пересчитывается длительность; при изменении длительности пересчитываются единицы; при изменении трудозатрат пересчитывается длительность.

•  фиксированный объем работ - сохраняется текущее значение общих трудозатрат задачи;

•  тип ограничения по времени начала или окончания задачи и дата ограничения (табл. 3);

Таблица 3

Тип ограничения	Воздействие на выравнивание загрузки ресурсов	Описание
Как можно раньше	Гибкое	Вычисляется от даты начала проекта
Как можно позже	Гибкое	Вычисляется от даты конца проекта
Закончить не позже, чем	Умеренное	Поздняя дата завершения задачи
Начать не позже, чем	Умеренное	Поздняя дата начала задачи
Закончить не раньше, чем	Умеренное	Ранняя дата завершения задачи
Начать не раньше, чем	Умеренное	Ранняя дата начала задачи
Должна начаться	Жесткое	Точная дата начала задачи
Должна закончиться	Жесткое	Точная дата окончания задачи

•      наличие календаря задачи (обеспечивает учет особого графика выполнения задачи).

Структурный план работ проекта – иерархическая совокупность детальных и составных (суммарных) работ. Для создания иерархии вложенности используются кнопки панели инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ (рис. 2): на уровень выше, на уровень ниже, можно выполнять структурные просмотры проекта – кнопка Показать.

Рисунок 2

Уровни иерархии обеспечивает формирование промежуточных итогов для суммарных задач проекта.

Для правильного представления структурного плана работ проекта следует выполнить команду Сервис, Параметры. На вкладке Вид выбрать флажки: Названия подзадач с отступом,  Символ структуры, Номера задач, Суммарные задачи, Суммарная задача проекта.