Перевіряння наявності і стану документів

Фонд № ________

Назва ____________________________________________________________________

Перевіряння проводилось з _______________ по _______________

(дата) (дата)

Перевірянням встановлено:

1. Внесено до описів ____________________________ справ (документів).

(числом і словами)

2. Не виявлено в наявності ____________________________ справ (документів).

(числом і словами)

3. Мають літерні номери ____________________________ справ,

(числом і словами)

з них:

а) внесені до опису, але не враховані у підсумковому записі ___________ справ (документів),

(числом)

б) не внесені до опису, але враховані у підсумковому записі ___________ справ (документів).

(числом)

4. Пропущено номерів:

а) врахованих у підсумковому записі ___________ справ (документів),

(числом)

б) не врахованих у підсумковому записі ___________ справ (документів).

(числом)

5. Неправильно підкладених справ, що належать до інших фондів ___________ справ (документів).

(числом)

6. Разом з числа внесених до описів в наявності є ___________ справ (документів),

(числом)

з них:

а) потребують дезінфекції та дезінсекції ___________ справ (документів),

(числом)

б) невиправно пошкоджені ___________ справ (документів).

(числом)

в) потребують ремонту ___________ справ (документів).

(числом)

г) потребують оправлення або підшивки ___________ справ (документів).

(числом)

д) потребують відновлення згасаючих і слабоконтрастних текстів ___________ справ (документів).

(числом)

е) мають у зовнішньому оформленні коштовності ___________ справ (документів).

(числом)

7. не внесених до описів ___________ справ (документів).

(числом)

8. Разом у фонді з числа внесених і не внесених до описів у наявності є _____________ справ (документів).

(числом і словами)

9. Характеристика умов зберігання документів ____________________________________________________

Перевіряння проводили

_____________________________________________________________________________________________

(посада підпис розшифрування підпису)

_____________________________________________________________________________________________

(посада підпис розшифрування підпису)

_____________________________________________________________________________________________

(посада підпис розшифрування підпису)

Дата ________

Погоджено:

Завідувач відділу _____________________________________________________________________________

(посада підпис розшифрування підпису)

Завідувач архівосховища _______________________________________________________________________

(посада підпис розшифрування підпису)

Дата ________

Додаток 17

І. Види пошкоджень в залежності від причин, що їх викликають

Основні причини пошкоджень	Види пошкоджень
Природне старіння	Зменшення механічної міцності та значення pH, вицвітання та пожовтіння паперу, випадання стрічкових місць (під залізо-галовими чорнилами)
Вплив пилу	Забруднення аркушів
Вплив забруднень повітряного середовища, в тому числі оксидів сірки, азоту, вуглецю	Зменшення механічної міцності та значення pH паперу, знебарвлення тексту, змінювання кольору паперу
Вплив води	Розбухання паперу, зацементування аркушів, деформація аркушів та книжного блоку, затікання, розмивання неводостійкого тексту, пігментація (результат впливу плісняви)
Різкі коливання температури та відносної вологості повітря	Короблення, втрата міцності, порушення фарбного шару
Вплив вогню	Обвуглювання та деформація документа зменшення механічної міцності (крихкість паперу), забруднення кіптявою, сажею, втрати
Вплив світла	Зменшення механічної міцності (крихкість паперу), пожовтіння, вицвітання паперу і тексту (зображення)
Пліснява, комахи, гризуни	Плями, втрати
Неохайне читацьке поводження	Плями, розриви, втрати
Неправильна розстановка та транспортування	Деформація книжного блоку та оправлення, втрата корінця, пошкодження та потертість оправлення

ІІ. Можливість усунення деяких пошкоджень реставраційною обробкою

Види пошкоджень	Спосіб обробки
Пожовтіння	Промивання, відбілювання
Зменшення механічної міцності та значення pH	Нейтралізація кислотності; пластифікація; зміцнення насичуванням, нашаруванням плівки, реставраційного паперу; інкапсулювання
Знос, втрата міцності	Зміцнення насичуванням, нашаруванням плівки, реставраційного паперу
Забруднення, плями, пігментація	Сухе очищення; промивання; відбілювання; обробка розчинниками, розчинами ферментів
Зацементування аркушів	Розділення вручну (компресорами, органічними розчинниками, розчинами ферментів), розділення обробкою у полі напруги високої частоти
Розриви	З’єднання (скріплення) за допомогою клею та реставраційного паперу
Втрати	Доповнювання папером вручну, доповнювання паперовою масою
Деформація	Зволоження, віддалене зволоження, пресування, розтягання
Порушення фарбного шару	Обробка закріплюючими складниками, тонування
Випадання стрічкових місць	Нейтралізація кислотності, доповнювання втрат основи

1 Ідентифікація – визнання тотожності, ототожнення об’єктів, їх розпізнання.

2 Перелік нормативно-правових актів з архівної справи – див.: Дод. 1.

³ Текст закону – див.: Хрестоматія з архівознавства.- К., 2003.- С.149-183.

⁴ Положення про центральні державні архіви – див.: Хрестоматія з архівознавства.- К., 2003.- С.75-115.

3

4

5 “Положення про порядок зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду або порушують вимоги щодо їх державної реєстрації” - див.: Хрестоматія з архівознавства.- К., 2003.- С.230.

6 “Порядок доступу до приміщень і на територію державних архівних установ” – див.: Дод. 2.

7 Форму заяви-анкети користувача - див.: Дод. 3.

8 Уривок форми паспорта архівної установи – див.: Дод. 4.

9 Форму звіту про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях – див.: Дод. 5.

10 Текст “Кодексу…” - див.: Хрестоматія з архівознавства.-К., 2003.-С.398.

11 Текст “Положення ...” – див.: Хрестоматія з архівознавства.-К., 2003.-С.306.

12 Форму книги обліку надходжень страхового фонду та фонду користування – див.: Дод. 6.

13 Текст “Положення ...” – див.: Хрестоматія з архівознавства.-К., 2003.-С.262.

14 Реквізиція (від лат. reguisitio – вимога) - примусово відшкодоване вилучення майна у власність чи тимчасове користування держави.

15 Інкорпорація – від пізньолат. incorporation – включення до свого складу.

16 Юрисдикція – коло повноважень судового чи адміністративного органу з правового оцінювання конкретних фактів, у тому числі з вирішення спорів і застосування передбачених законом санкцій.

17 Результати систематичного опрацювання зарубіжних архівних зібрань – див. на офіційному web-сайті Державного комітету архівів України (http://www.archives.gov.ua) в розділі “Архівна україніка”.

18 Форму списку юридичних осіб – джерел комплектування документами Національного архівного фонду – див.: Дод. 7.

19 Деструкція - порушення, руйнування нормальної структури чого-небудь.

20 Номінальний (від лат. nominalis – іменний) – той, хто існує тільки за назвою, на папері, не виконує свого призначення.

21 Криптонім (від крипто... {грец. kryptos – таємний, прихований} – частина складних слів, що вказує на певну приховану дію чи стан) – літера чи літери, які замість підписів ставлять іноді автори під своїми творами.

22 Форму акта виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву – див.: Дод. 8.

23 Привілей (лат. privilegium, від лат. privus – особливий і lex – закон) – 1) особлива перевага, пільга, надана законом будь-кому; 2) грамота, якою за феодалізму надавали привілеї.

24 Хрисовул – урочиста грамота візантійського імператора. У формі хрисовул публікувалися закони, державні договори з іноземними країнами, найважливіші імператорські пожалування.

25 У середньовічному діловод­стві термін “метрика” відповідав термінові “реєстр” (“регест”).

26 Коронний (від корона) - у монархічних державах державний, казенний.

27 Див.: розділ “Нові видання” на web-сайті Державного комітету архівів України (http://www.archives.gov.ua).

28 Земство – місцеве (земське) управління.

29 Литовські статути 1529, 1566, 1588 рр. – кодекси феодального права Великого князівства Литовського, що включали право господарське, земельне, кримінальне, процесуальне, спадкове. Закріпили привілеї феодалів, посилили кріпосництво, певною мірою обмежили свавілля магнатів. Литовський статут остаточно відмінено 1840 року.

30 Нині в Центральному державному історичному архіві України в м. Києві зберігаються книги з канцелярій судів: Володимирських гродського і земського, Кременецьких гродського і земського, Луцьких гродського, земського і підкоморського, каптурового суду Волинського воєводства, а також із судово-адміністративних архівів Київщини та Брацлавщини.

31 Корогва, хорогва (пол. сhoragiew) – бойовий прапор українського козацтва і шляхетської Польщі у ХVI-XVIII ст.

32 Реляція (від лат. relatio - повідомлення) – повідомлення про військові дії, дипломатичні переговори.

33 Прикази – органи центрального управління в Росії XVI – початку XVIII ст.

34 Частина докумен­тального зібрання канцелярії генеральної артилерії зберігається в Центральному державному історичному архіві України, м. Київ, фонд 1641.

35 Архіваріус (нім. Archivarius, з лат. аrchivarius – охоронець архіву) – 1) працівник архіву; 2) застар. охоронець архівних матеріалів.

36 Казенна палата – губернський орган Міністерства фінансів у Російській імперії в 1775-1917 роках.

37 Універсали були найпоширенішою формою актових документів, що видавалися від імені гетьмана, генеральної старшини, полковників і зрідка – сотників. За своїм характером універсали поділялися на такі, що містять певні права та привілеї і мають разову або тривалу дію; розпорядження, що вимагають від урядовців виконання певної роботи; такі, що дозволяють або забороняють певні дії; повідомлення, тобто універсали, якими надавалися певні права, або в яких йдеться про реалізацію цих прав і привілеїв. Універсали як юридичні документи мали значення не лише для тих, хто їх отримав, але й для нащадків, з них виготовляли копії, вносили до актових чи ревізійних книг, тому один і той самий текст зберігався в кількох примірниках. Цим досягалася достатньо висока гарантія збереження тексту.

38 Наприклад, Універсал Івана Мазепи Київському Михайлівському монастиреві з підтвердженням всіх монастирських маєтностей від 22 серпня 1699 року.

39 Секуляризація – перетворення державою церковної власності (переважно землі) у світську.

40 Свідченням цього є публікування документів з фамільних архівів багатих старшинських родів Гетьманщини з метою збереження в такий спосіб змісту документа від загрози фізичного знищення з огляду на дроблення і занепад дворянських маєтностей внаслідок феодально-кріпосницької системи господарювання. Так, 1824 року О.М. Маркевич оприлюднив в „Украинском журнале” Харківського університету кілька приватно-правових актів із свого зібрання. Згодом він опублікував „Дневные записки малороссийского подскарбия генерального Якова Марковича”. У середині ХІХ ст. з’являються статті та замітки М.О. Максимовича, що грунтувалися на приватних документах і були, власне, хронікою його та інших старих полтавських родин. З 1850-х років почали з’являтися розвідки О.М. Лазаревського. Особливо сильним імпульсом до розшуку і видання сімейних архівів стала його праця „Очерки старейших дворянских родов Черниговской губернии”, а також грунтовне дослідження „Люди старой Малороссии”.

41 Кіш – 1) орган управління Війська Запорозького, уряд; 2) за визначенням самих козаків, тимчасове місцеперебування козаків, військового табору.

42 Документи архіву Коша Запорозької Січі – див.: Архів Коша Нової Зопорозької Січі. 1734-1775: Корпус документів: У 2-х т.-К.,1998.

43 Ретраншемент (фр. retranchement, букв. – відсікання) – військове укріплення, яке розміщувалося позаду головної позиції того, хто обороняється.

44 Вотчина – термін, що вживається в історичній літературі для позначення комплексу феодальної земельної власності будь-якого феодала та пов’язаних з нею прав на феодально-залежних селян. У межах вотчини їх власнику належала адміністративна та судова влада, право збирати податки.

45 “Правила ведення та зберігання діловодної документації в структурних підрозділах Чернігівської духовної консисторії” – див.: Дод. 9.

46 Люстрації – у Польщі та Західних регіонах Росії періодичне описування державного майна для визначення їх дохідності, враховувалось також податне населення та його повинності.

47 Комітат (від лат. comitatus – округ, графство) – найбільша адміністративно-територіальна одиниця в Угорщині.

48 Полетика – прізвище Григорія Андрійовича (1725-1784) (батько), українського громадського діяча, та Василя Григоровича (1765-1845) (син), збирача документальних матеріалів з історії України XVI-XVIII ст. О.М. Лазаревський вважав обох авторами “Історії Русів”.

49 Самоквасов Д.Я. Централизация государственних архивов Западной Европы в связи с архивной реформой в России.-М,1899.

50 Секвестр – у цивільному праві заборона або обмеження, що накладається державною владою в інтересах держави на користування будь-яким майном.

51 Принагідно зазначимо, що на 1 січня 1926 року в Українському національному музеї-архіві у Празі (що, як відомо, є найбільшим зібранням з історії української еміграції міжвоєнного періоду), утвореного на основі реорганізованого Музею-архіву визволення України, нараховувалось 31.826 одиниць зберігання, що передавалися переважно в дарунок та на переховування і лише в окремих випадках купувалися. Це, зокрема, лист Чернігівського полковника П. Полуботка до Війська Запорозького товариша С. Лизогуба від 9 грудня 1718 року, матеріали з історії українських політичних партій, документи з історії розвитку українського культурно-освітнього руху, у тому числі частина архіву М. К. Садовського, мемуари С. Русової за 1856-1925 роки, листи Є. Чикаленка, О. Саксаганського, П. Холодного та М. Стороженка до М. Садовського, матеріали про діяльність Українських січових стрільців, документи доби визвольних змагань українського народу, зокрема відозви та універсали Центральної Ради, протоколи економічного договору Української держави з Німеччиною та Австро-Угорщиною, прокламації Директорії Української Народної Республіки, плани боїв, архіви дипломатичних місій Української Народної Республіки. Найбільшу частину всіх зібраних матеріалів складають документи про життя української еміграції у Польщі та Чехословаччині, а також про діяльність еміграції в інших країнах Європи, Америки та Далекого Сходу.

52 Сателіт – держава, формально незалежна, однак фактично підпорядкована іншій, сильнішій державі.

53 Загальний міжнародний стандарт архівного описування ISAD (G) [1999]/ Українська версія Г. Папакіна, Держкомархів України; УНДІАСД. - К. -2001. - 48 с.

54 Текст “Основних правил …” – див.: розділ “Нові видання” на сайті – http://archives.gov.ua.

55 Форму книги обліку надходжень документів на постійне зберігання – див.: Дод. 10.

56 Форму списку фондів – див.: Дод. 11.

57 Форму переліку особливо цінних документів Національного архівного фонду – див.: Дод. 12.

58 Форму аркуша архівного фонду – див.: Дод. 13.

59 Форму інвентарної книги обліку надходжень документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності – див.: Дод. 14.

60 Форму картки централізованого державного обліку документів зарібіжної архівної україніки – див.: Дод. 15.

61 Форму акта перевіряння наявності і стану документів – див.: Дод. 16.

62 Тексти окремих путівників і довідників – див. розділ “Публікації на сайті” web-сайту Державного комітету архівів України (http://www.archives.gov.ua).

63 Конденсація (від пізньолат. condensation - ущільнення, згущування) – перехід речовини з газоподібного в рідкий чи твердий стан. Конденсація можлива лише при температурах нижче від критичної.

64 “Положення про умови зберігання архівних документів” – див.: Хрестоматія з архівознавства.-К., 2003.-С.314-325.

65 “Порядок невідкладної реставрації, ремонту і консервації унікальних документальних памяток” – див.: Хрестоматія з архівознавства.-К., 2003.-С.331-332.

66 Види пошкоджень в залежності від причин, що їх викликають, та можливість усунення деяких пошкоджень реставраційною обробкою – див.: Дод. 17.

67 Ретуш - виправлення зображень (малюнків, фотознімків і т.д.) за допомогою олівця чи фарб, вискоблення окремих ділянок чи хімічної обробки.

68 Імерсійний друк передбачає застосування імерсійного методу, сутність якого полягає у зміні показника n твердої речовини. Порошок занурюють у різні рідини з відомими n і добирають рідину, найбільш близьку за n до даної речовини (спостерігається рівномірно освітлене поле).

69 Фунгіциди (від лат. fungus - гриб і caedo – вбиваю) – хімічні препарати для знищення та попередження розвитку патогенних грибів і бактерій.

70 Дескриптор (від лат. descriptor - той, що описує) – лексична одиниця (слово, словосполучення) інформаційно-пошукової мови, що слугує для передавання основного смислового змісту документів.

71 Тематичні бази даних, створені державними архівами України – див. відповідний розділ на web-сайті Державного комітету архівів (http://www.archives.gov.ua).

72 Кодикологія – галузь вивчення давньої та середньовічної рукописної книги. Вивчає сучасний стан давньої книги, оправу (як правило, новішу), записи та бібліотекарські помітки, нумерацію зошитів й аркушів та інші надписи, що не стосуються тексту книги; розглядає книгу як об’єкт, що містить дані з її географії та історії.

73 Від лат. comparativus – порівняльний.

74 Гносеологія (від гр. gnόsis – пізнання і … логія) – те саме, що й теорія пізнання.

75 Евристика (від гр. heurisko – відшукую, відкриваю) – 1) спеціальні методи, що використовуються в процесі відкриття нового (евристичні методи); 2) наука, що вивчає продуктивне творче мислення (евристична діяльність).

76 Емпіризм (від грец. empeiria – досвід) – філософський напрям, що визнає чуттєвий досвід єдиним джерелом достовірного знання.

77 Результати таких досліджень протягом 1990-х років втілені в індивідуальних монографіях Г. Боряка, Л. Дубровіної, В. Шан­дри, С. Кулешова, І. Матяш та ін.; у колективних працях, зокрема: "Нариси історії архівної справи в Україні" (К., 2002), біобібліографічному довіднику "Архівісти України" (1998-2002), термінологічному словнику "Архівістика" (К., 1998) та ін. Докладніше див. - http://www.archives.gov.ua.

78 За результатами прикладних досліджень протягом 1996-2001 років на базі Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства підготовлено галузеві стандарти "Документи на паперових носіях: Правила зберігання. Технічні вимоги", "Фотодокументи: Правила зберігання. Технічні вимоги", "Кінодокументи: Правила зберігання. Технічні вимоги", міжархівний довідник "Національний архівний фонд України: засоби інтелектуального доступу до документів", розроблено та видано методичні посібники "Система планування і звітності державних архівних установ", "Основні положення організації науково-дослідної та методичної роботи в державних архівних установах України", "Використання архівно-слідчих справ гро­мадян, репресованих у 1920-1950-ті роки: методичні рекомендації" (спільно з Центральним державним архівом громадських об’єднань України), "Методичні рекомендації з розроб­ки та застосування примірних та типових номенклатур справ", "Організація комп'ютерного діловодства в установах: програм­но-апаратне забезпечення" та ін.

79 Моніторинг – спостереження, оцінювання, прогнозування будь-чого.

80 Протягом 1959-1965 років архівами видано 105 праць, 64 з яких – документальні збірники. Найбільше архівні установи створили методичних посібників протягом 1976-1980 років, коли їх було підготовлено 522, що відображали особливості складу, змісту фондів, упорядкування й описування документів, умови та організацію роботи архівних установ. 79 з них було присвячено забезпеченню збереженості документів, 82 – їх відбору на державне зберігання, експертизі цінності, фондуванню, 163 – створенню й удосконаленню науково-довідкового апарату, 67 – використанню документів, 22 – організації роботи і плануванню, здійсненню контролю за виконанням планових завдань, звітності тощо. Протягом 1991-1997 років державні архівні установи України підготували 82 методичні посіб­ники, зокрема 27 інструкцій, 28 пам'яток, 8 аналітичних оглядів, 13 номенклатур справ та інших науково-методичних видань з актуаль­них проблем архівістики.

81 Перший спеціальний архівний часопис в Україні – науковий (згодом – науково-популярний) жур­нал "Архівна справа" – було засновано 1925 року. До 1930 року він висвітлював питання теорії і практики архівного будівництва в Україні, друкував статті архівознавчого характеру, відомості з історії архівних установ в Україні та за кордоном, огляди доку­ментів центральних і місцевих архівів, рецензії на архівознавчу літературу. Одночасно робилися спроби видавати довідково-ін­формаційні бюлетені з питань поточного архівного будівництва на місцях: "Червоний архівіст" (Київський губернський архів, 1924), "Архівний робітник" (Луганський окружний архів, 1926-1927). На початку 1930-х років періодичні видання Українського центрального архіву (часопис "Радянський архів" у 1931-1932 роках замінив "Архівну справу") було реорганізовано і злито в єдиний орган наукової публікації документів з теорії і практики архівного будівництва – "Архів Радянської України" (1932-1933). Після тривалої перерви з вихо­дом 1947 року першого числа "Науково-інформаційного бюлетеня АУ УРСР" (з 1965 року – науково-інформаційний бюлетень "Архіви України", з 1991 року – науково-практичний журнал) архівну пе­ріодику відновлено. На початку 1970-х років Донецький обласний ви­конавчий комітет організував видання тематичного архівознавчого бюле­теня (1971-1973), присвяченого науковим і методичним пи­танням у галузі архівної справи. У 1980-х роках аналогічний інформаційно-методичний бюлетень започаткував архівний від­діл Кримського облвиконкому. У другій половині 1990-років по­ряд з єдиним галузевим науково-практичним журналом "Архі­ви України" було засновано (з 1996 року) науковий щорічник Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства "Студії з архівної справи та документознавства".

Публікації на сторінках сучасних галузевих періодичних видань - див. у розділі «Публікації на сайті» web-сайту Державного комітету архівів України (http://www.archives.gov.ua).

82 Генеалогічні дослідження в Україні здійснює Український центр генеалогічних досліджень.

83 Державний архів Чернігівської обл., ф. 679, оп. 9, спр. 6, арк. 5-5 зв.

392