2. Оформлення документів, що дають право доступу до приміщень державної архівної установи

2.1. Доступ до приміщень державної архівної установи здійснюєть­ся за відповідними документами.

2.2. Документ, що дає право на вхід до приміщень архіву, оформлюється на підставі документа, що посвідчує особу (паспорт, служ­бове посвідчення тощо).

2.3. Документами, що дають право на вхід (вихід) до приміщень архівів, є:

- членський квиток – для членів Спілки архівістів України;

- перепустка до читального залу – для користувачів документів, які працюють у читальному залі;

- разова перепустка – для осіб, які звертаються за отриманням довідок та з інших питань.

4. Відвідувачі державних архівних установ при вході до архіву зобов'язані показати черговому на посту охорони відповідний документ, що дає право на вхід.

5. Представники органів законодавчої і виконавчої влади, суду, прокуратури, юстиції, служби безпеки й міліції мають право проходити до приміщень архіву за своїми службовими посвідченнями.

6. Оформлення перепустки до читального залу здійснює співробітник, відповідальний за роботу читального залу. Перепустка підлягає поверненню співробітникові, відповідальному за роботу читального залу, після закінчення терміну її дії.

7. Разову перепустку замовляє директор архіву, його заступник або співробітник відповідного структурного підрозділу архіву. Перелік співробітників, які мають право замовляти разові перепустки, затверджується наказом директора архіву. Оформлення разової перепустки здійснює черговий на посту охорони.

8. Разова перепустка для групи осіб оформлюється на керівника групи із зазначенням кількості відвідувачів.

9. Разова перепустка, підписана особою, яка її замовляла, здається відвідувачем або керівником групи на пост охорони при виході з архіву.

10. В окремих випадках дозволяється відвідування приміщень архіву без оформлення разової перепустки. У цьому разі відвідувачів реєстру­ють в книзі обліку відвідувачів після пред'явлення документа, що посвід­чує особу. Книга обліку відвідувачів архіву ведеться на посту охорони.

11. Члени експертно-перевірних комісій і методичних рад (методичних комісій) архівів, студенти-практиканти, особи, які прибува­ють для участі в конференціях, нарадах, семінарах, інших заходах, допускаються до приміщень архіву за списком, підписаним директо­ром архіву або його заступником, після пред'явлення документа, що посвідчує особу. Список подається на пост охорони заздалегідь.

2.12. Громадяни іноземних держав допускаються до приміщень архіву на загальних підставах.

13. Кур'єри з поштою допускаються до приміщень архіву за службовими посвідченнями.

14. Пост охорони має бути забезпечений зразками документів, зазначених у п. 2.3, та підписів відповідальних посадових осіб архіву.

15. Вхід до приміщень архіву заборонений у таких випадках:

- за відсутності у відвідувача документа, що дає право на вхід до приміщень архіву;

- при неправильному оформленні перепустки, її невідповідності встановленим зразкам;

- при невідповідності підписів на перепустці зразкам.

16. Вхід до приміщень архіву відвідувачів з портфелями, господарськими та спортивними сумками, пакунками заборонений.

17. Внесення до приміщень архіву фотоапаратів, кінокамер, множильних апаратів і т.п. без погодження з директором архіву заборонене.

18. Користувачі документів, які працюють у читальному залі, мають право за погодженням із керівництвом архіву вносити власні технічні засоби (сканери, фотоапарати, цифрові та портативні копіювальні апарати, відеокамери) для виготовлення копій документів.

19. Адміністрація архівної установи зобов'язана створити умови для тимчасового зберігання верхнього одягу та предметів, вхід з якими до приміщень архіву заборонений.