Определение промежуточных и общих итогов

Промежуточными итогами называют результаты вычисления по определенной функции значений одного или нескольких столбцов записей, предварительно разбитых на несколько групп с помощью сортировки.

Определение промежуточных итогов осуществляется следующим образом.

1. Произвести сортировку списка по полю, по которому намечено осуществить группировку записей.

2. Выполнить команду Данные/Итоги…. В результате открывается диалоговое окно Промежуточные итоги, в котором необходимо:

• из списка При каждом изменении в выбрать поле, по которому произведена сортировка;

• из списка Операция выбрать функцию для вычисления промежуточных итогов (Сумма, Среднее, Максимум и др.);

• в поле Добавить итоги по указать поля, по которым следует определять итоги;

• установить при необходимости флажки:

• заменить текущие итоги (устанавливается в том случае, если итоги были определены ранее и теперь их требуется заменить);

• конец страницы между группами (используется при необходимости вывода на печать каждой группы данных на отдельной странице);

• итоги под данными (если флажок сброшен, то итоги размещаются над данными, если установлен, то под данными);

• нажать ОК или Enter.

После этого под каждой группой записей появится строка с промежуточными итогами для выбранных столбцов, а в конце списка – строка с общим итогом для всех записей списка.

!! Определите за каждый месяц промежуточные итоги: суммарное количество проданных единиц товара и общую сумму объема продаж.

Слева от таблицы на служебном поле (левее адресного столбца) появляются символы структуры (иерархического типа):

• линии уровней структуры;

• кнопка "+" показа групп;

• кнопка "–" скрытия групп;

• кнопки уровней структуры (1, 2, 3 …).

Они используются для сворачивания/разворачивания групп списка.

!! Проверьте действие символов структуры, щелкая по ним мышью. В заключение полностью раскройте список.

Команда Данные/Итоги… для одного и того же списка может выполняться многократно. Промежуточные итоги могут заменяться (при установке флажка Заменить текущие итоги) или дополняться новыми итогами (при сбросе флажка Заменить текущие итоги). При этом значение поля При каждом изменении в остается без изменения, а в двух других (Операция и Добавить итоги по) устанавливаются требуемые параметры.

!! Подведите дополнительно итоги по количеству наименований проданных товаров, используя операцию Кол-во значений.

Для удаления итогов необходимо выполнить команду Данные/Итоги… и в диалоговом окне Промежуточные итоги нажать кнопку Убрать все.

!! Удалите из списка все итоги.

Сводные таблицы

В сводной таблице подводятся итоги по различным полям. Она строится следующим образом.

1. Подать команду Данные/Сводная таблица… для активизации Мастера сводных таблиц и диаграмм.

2. В открывшемся диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 1 из 3 указать происхождение данных для сводной таблицы и нажать кнопку Далее.

3. В следующем окне Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 2 из 3 задать в поле ввода ссылку на диапазон ячеек таблицы вместе с заголовком, содержащий исходные данные, и нажать кнопку Далее.

4. В третьем окне Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 3 из 3 необходимо:

1. определить структуру сводной таблицы. Для этого требуется нажать кнопку Макет… для открытия окна Мастер сводных таблиц и диаграмм – макет. В центре этого окна представлены области сводной таблицы: страница, строка, столбец, данные. В правой части окна отображены кнопки с именами отдельных полей списка.

Размещение полей выполняется путем перетаскивания соответствующих кнопок в определенную область макета сводной таблицы. При помещении имени поля в область страницы будет создана многостраничная сводная таблица. В область данных помещают числовые (количественные) поля, по которым определяют итоги.

При подведении итогов программа автоматически использует функцию Сумма. Для использования другой функции следует дважды щелкнуть на кнопке Сумма по полю<имя поля> в области данных. Это приведет к открытию диалогового окна Вычисление поля сводной таблицы, в котором можно выбрать из списка Операция требуемую функцию для подведения итогов, а также изменить имя выбранного поля в поле Имя.

После создания структуры сводной таблицы необходимо нажать кнопку ОК для возвращения в окно Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 3 из 3.

2. определить позицию вставки сводной таблицы с помощью установки переключателя Новый лист или Существующий лист. В последнем случае в поле ввода следует ввести (указать) адрес верхней левой ячейки сводной таблицы. В заключение нажать кнопку Готово.

В результате на рабочем листе появится сводная таблица, а также панель инструментов Сводные таблицы с окном Список полей сводной таблицы, которые дают возможность внесения дополнений и изменений в полученную сводную таблицу.

!! Постройте сводную таблицу по списку, в которой определяется объем продаж по месяцам для каждого наименования товара. Для этого в макете сводной таблицы в область Строка целесообразно поместить имя поля Товар, в область Столбец – Месяц, в область Данные – Объем продаж. Область Страница в данной задаче не используется. Поместите сводную таблицу на текущий лист рядом со списком.

!! Проанализируйте полученный результат. Задайте для ячеек области данных денежный формат.