Создание списка

Для создания нового списка необходимо выполнить следующие действия.

1. Выбрать адрес начала заголовка списка и записать в смежные ячейки имена полей.

2. Выделить и присвоить ячейкам, образующим поле данных, нужные параметры форматирования, например, текстовый, денежный, числовой и другие форматы, в зависимости от назначения столбца списка.

3. Заполнить поля записей списка, начиная со второй строки.

Ввод данных в ячейки и их редактирование можно осуществлять непосредственно в рабочем листе или с помощью формы данных. Более удобным считается второй метод.

Для этого необходимо активизировать любую ячейку списка и подать команду Данные/Форма…. В результате откроется диалоговое окно с названием рабочего листа, в котором автоматически отображаются поля создаваемого списка. Для перехода между отдельными полями формы данных целесообразно использовать клавишу Tab.

После ввода элементов записи необходимо нажать кнопку Добавить или клавишу Enter. В итоге Excel включит данные в список и предложит ввести новую запись в форму данных. Новая запись всегда будет отображаться в конце списка.

При добавлении новых записей в готовый список с применением формы данных предварительно осуществляется переход в конец списка с помощью полосы прокрутки или нажатия кнопки Добавить. В результате форма очищается и над кнопками в правой части окна появляется надпись Новая запись. Далее производится ввод новых записей.

!! Введите в список две новых записи с товарами того же ассортимента, используя форму данных.

Наряду с вводом новых записей форма данных используется для поиска, просмотра, редактирования и удаления записей. Выполнение этих операций можно задать с помощью кнопок, расположенных в правой части окна формы данных:

Добавить – добавление новой записи в список;

Удалить – удаление отображенной записи;

Вернуть – отмена внесенных изменений;

Назад, Далее – перемещение между записями списка;

Критерии – ввод критерия поиска записей списка;

Закрыть – закрытие окна формы данных.

Перемещаться между отдельными записями в форме данных можно также с помощью полосы прокрутки, клавиши Enter (вперед), Shift+Enter (назад).

!! Отредактируйте первую введенную запись, изменив название товара и его цену, затем удалите введенные записи с помощью формы данных.

Закройте форму данных.

Фильтрация

Фильтрация применяется в тех случаях, когда необходимо из общего списка выбрать и отобразить на экране только те записи, которые удовлетворяют заданным условиям отбора.

Excel представляет два способа фильтрации:

1. с помощью автофильтра;

2. с помощью расширенного фильтра.

Первый способ применяется в тех случаях, когда необходимо быстро отфильтровать данные с заданием одного или двух простых условий отбора. Эти условия накладываются на содержимое ячеек отдельного столбца.

Второй способ рекомендуется использовать в следующих случаях:

• когда условие отбора должно одновременно применяться к ячейкам двух и более столбцов;

• когда к ячейкам одного столбца необходимо применить три и более условия отбора;

• когда в условии отбора используется значение, полученное в результате вычисления заданной формулы.