Фильтрация с использованием формы данных

В простейшем случае для фильтрации записей списка может быть использована форма данных. Для этого после подачи команды Данные/Форма… в диалоговом окне Список следует выбрать кнопку Критерии. В результате экранная форма переходит в форму критериев: поля очищаются для ввода условий поиска, название кнопки Критерии заменяется на название Правка, а кнопки Удалить – на Очистить.

После ввода критериев сравнения нажимается кнопка Назад или Далее для просмотра отфильтрованных записей, т.е. просмотр осуществляется, не выходя из формы данных. При просмотре можно удалять и корректировать отфильтрованные записи списка.

!! Проведите фильтрацию списка с использованием формы данных по одному из вышеприведенных критериев расширенного фильтра.

Сортировка данных в списке

Под сортировкой списка понимается упорядочение его записей в алфавитном, числовом, хронологическом или другом заданном пользователем порядке.

Сортировка данных является базовой операцией. Она может производиться по содержимому одного, двух или трех полей одновременно. Причем в каждом поле может быть указан свой (убывающий или возрастающий) порядок сортировки.

Сортировка по одному полю проще всего производится с помощью кнопок панели инструментов Стандартная: Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию. Для этого необходимо:

1. активизировать любую ячейку столбца, по содержанию которого требуется осуществить сортировку;

2. щелкнуть на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

!! Произведите сортировку списка по полю Товар, расположив содержимое в алфавитном порядке.

При необходимости сортировки по двум или трем полям подается команда Данные/Сортировка…. В результате откроется диалоговое окно Сортировка диапазона, в котором модно задать до трех уровней сортировки (порядок сортировки полей) по возрастанию или по убыванию. Сначала в раскрывающемся списке Сортировать по выбирается столбец, по которому нужно выполнять сортировку списка в первую очередь. Далее в раскрывающихся списках Затем по и В последнюю очередь по выбираются имена столбцов для очередного этапа сортировки. В этом случае сортировка подчиняется следующему правилу:

1. вначале сортируются в заданном порядке записи по содержимому первого поля;

2. затем выполняется дополнительная сортировка записей, у которых оказались одинаковыми элементы по первому полю;

3. в последнюю очередь осуществляется сортировка тех записей, у которых оказались одинаковыми элементы по первому и второму полю соответственно.

Для исключения имен полей (первой строки списка) из области, подлежащей сортировке, необходимо в окне Сортировка диапазона установить переключатель Идентифицировать поля по в состояние подписям (первая строка диапазона).

!! Отсортируйте список по двум полям: Месяц и Объем продаж.

Замечания

1. При сортировке в любом порядке записи с пустыми полями размещаются в конце отсортированного списка.

2. Перед сортировкой части списка необходимо убедиться, что выделены все поля списка; в противном случае информация может оказаться перемешанной: выделенные поля отсортируются, а остальные останутся на месте.

Параметры сортировки можно уточнить, нажав в диалоговом окне Сортировка диапазона кнопку Параметры…. В результате открывается диалоговое окно Параметры сортировки, в котором можно:

• установить флажок Учитывать регистр для учета при сортировке регистра букв;

• в поле Сортировать установить переключатель строки диапазона или столбцы диапазона. Сортировку по столбцам можно производить, только если поля списка не содержат формул или формулы содержат только абсолютные ссылки на ячейки вне диапазона списка;

• в раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу (по первому полю) выбрать пользовательский порядок сортировки столбцов. Он создается предварительно на вкладке Списки диалогового окна Параметры, которое открывается с помощью команды Сервис/Параметры… (см. лабораторная работа "Основы работы с табличным процессором MS Excel").

!! Отсортируйте список с применением пользовательского ряда для поля Товар.