6.8. Устные выступления.

Еще до составления речи ответьте самому себе на следующие вопросы:

1. По какому случаю выступаете?

2. К какой аудитории обращаетесь?

3. Какую цель перед собой ставите?

Проанализируйте свои ответы (дайте их в письменной форме). Оцените ситуацию. Разбейте аудиторию на подгруп­пы, выделите несколько подцелей. Так вы увидите предстоя­щее событие более масштабно и детально. А это поможет вам правильнее подойти к написанию речи.

Структура выступления.

Сначала составьте план выступления.

Начните его детализировать, исходя из набора пунктов:

1. Начало выступления.

2. Середина выступления.

3. Заключительная часть.

Разбейте каждый пункт на множество под- и подподпунктов. Получится разветвленный план-костяк. Теперь заполняйте этот план информацией, которую вы собираетесь сообщить. Ищите нужную информацию везде. Вам будет попадаться первичная и вторичная информация. Первичная - это та, которую вы включите в состав своей речи, а вторичная - это та информация, которую вам необходимо знать по этой теме, но необязательно озвучивать. Она может пригодиться при ответе на вопросы из зала, например. Проверьте логическую цепочку: каждый пункт должен ло­гически вытекать из предыдущего.

Написание речи.

Прежде всего, определитесь, что для вас удобнее: использова­ние карточек или развернутого плана? Все мы когда-либо писали шпаргалки, многим из нас они помогали. Так вот здесь идея очень похожая. Вы готовите кар­точки, в которые будете многозначительно подглядывать. Можно написать развернутый план выступления. Он отлича­ется от текста речи тем, что разбит на абзацы и подсказывает, после какой фразы какую иллюстрацию показать или какое действие выполнить. Развернутый план на кар­точках - самый лучший вариант, ведь это комбинированный подход.

Карточки.

Преимущества:

• карточки легче держать, чем большие листы А4, легче перебирать в руках;

• их труднее испортить: помять, порвать и т.д.

На карточках размещаются опорные пункты плана, ключе­вые фразы.

Пример карточек:

№1 Приветствие: - представиться - рассказать о цели выступления - слайде логотипом

№2 Структура выступления: - показать слайд со структурой - комментарий пунктов (о чем?)

№3 Вводная часть: - формулировка проблем - статистика - поставленные задачи

Развернутый план.

Как составить развернутый план? Возьмите план-костяк, на который вы нанизывали информацию, чтобы составить речь. Теперь перечитайте пункты плана и перенесите опорные пункты на отдельные листы бумаги: по одному на лист. Так, теперь вам нужно написать под каждым опорным пунктом комментарии к нему. После этого есть два пути: 1-й - вы можете распечатать на листах А4 (для солидности, например, хотя это спорный вопрос) все опорные пункты с комментариями, а можете превратить ваши шаблоны (2-й вариант) в карточки, перене­ся написанное на отдельных листочках на отдельные карточ­ки. Получатся карточки и развернутый план вместе.

Наглядные пособия.

Наглядным пособием в основном служат слайды, транслируе­мые через специальные проекторы во время выступления. Но может быть и такая ситуация, что проектора нет в наличии или необходима статичная иллюстрация, постоянно находящаяся в одном положении, месте и с одним текстом. Плакат, например.

Примерами использования наглядных пособий в Вузе яваляется демонстрация их при защите курсовой или дипломной работы.

В любом случае наглядные пособия необходимы. Аудито­рии важно «видеть» текст, который вы проговариваете. Иначе всем может стать просто неинтересно, а что обиднее - публика может не уловить ключевого смысла или искаженно предста­вить себе результаты статистических исследований.

Есть одно замечательное правило: если вы обращаетесь к статистике, необходимо показать диаграмму (рис. 6.1).

Рисунок 6.1.

Можно (и нужно) пользоваться разными видами диаграмм для описания одних и тех же результатов, для того чтобы по­смотреть на ситуацию с разных ракурсов, разных сторон.

Наглядными пособиями могут служить плакаты, но здесь нужно тщательно продумать, сколько рядов слушателей будет в зале, чтобы рассчитать размер букв и рисунков на плакате. В больших помещениях нужно проверять размер шрифта, отходя в разные углы зала и корректируя размер букв и ри­сунков.

Наиболее распространенные иллюстративные средства на выступлениях:

• плакаты;

• схемы;

• слайды;

• белые доски;

• видеоролики;

• отдельные предметы;

• действующие модели.

Плакаты

Плакаты используются очень часто. Многие стремятся поме­стить на плакат как можно больше информации, а это приво­дит к тому, что шрифт становится все меньше и аудитория не может рассмотреть все детали. Плакаты обладают еще одним свойством: они зачастую изготавливаются на глянцевой бума­ге, которая отражает солнечный свет, попадающий на нее, а значит, аудитории будут мешать подобные отсветы.

Схемы

Существует правило использования схем для выступающего: если вы правша, схема должна быть слева от вас, и наоборот, если левша, то справа. В первом случае на схему лучше указы­вать левой рукой, стоя лицом к аудитории. Прервитесь на не­сколько секунд, пока рисуете что-нибудь на схеме, - сидящие в зале не слышат вас, если вы стоите к ним спиной.

Слайды

Очень много казусов при использовании этого подхода. Во-первых, слайды очень часто показывают не вовремя: либо раньше положенного, либо позже. Это ведет к непониманию и даже может вызвать смех у собравшихся. Во-вторых, слайды, бывает, показывают вверх ногами, из-за неумения пользовать­ся техникой или неисправности аппаратуры. В третьих, поверх­ность, на которую проецируются слайды, часто не подходит для этого: слишком темная - и слайды плохо видны, или слишком текстурная - теряются детали рисунков слайда, слишком бугристая - искажается изображение. И в то же вре­мя слайды - это очень эффективный способ иллюстрации, так как при необходимости вы можете увеличить изображение, уменьшить, переместить выше, ниже, в сторону и т.д. Поэто­му важно предусмотреть все возможные помехи, а самое глав­ное - правильно подготовить человека, который будет слай­ды демонстрировать.

Белые доски

Часто используются в последнее время. Они не очень эффективны для больших помещений. Но в средней и маленькой комнате они очень удобны: всегда можно записать тезисы разговора, стереть, исправить что-то. Часто бывает, что выступающие пользуются стандартным набором марке­ров: черный, синий, зеленый и красный, но аудитории будут видны надписи, сделанные черным маркером.

Видеоролики

Если оборудование помещения позволяет транслировать ви­деоролики, то это замечательно. Труднее, когда вы подготав­ливаете все сами. Например, используете телевизор. Сложно­сти возникают самые разные: расположение сидячих мест в зале может не позволять всем увидеть ролик: мешают голо­вы, отсвечивает экран телевизора и т.д. При использовании видеороликов важно также помнить о времени показа: не за­тягивать его, но и не показывать слишком короткие ролики, в случае если эти показы требуют длительной подготовки. Это было бы нецелесообразно. В целом, это яркое и интересное средство визуализации.

Отдельные предметы и действующие модели

Если предметы, с помощью которых вы хотите проиллюст­рировать свой рассказ, небольшие, смело можно пускать их по рядам, если, конечно, нет риска, что их могут сломать или испортить (в случае, если это дорогостоящие предметы или очень хрупкие, лучше пригласить всех после выступления к презентационному столу для ознакомления). Действующие модели прекрасно привлекают внимание и освежают вос­приятие информации. Если модель носит развлекательный характер, есть риск, что дальнейшее выступление сорвется из-за повышенного интереса к ней. Не позволяйте аудито­рии слишком долго наслаждаться «игрой с моделью», про­должайте ненавязчиво вести беседу и комментировать дей­ствие модели.

Место выступления

Место выступления должно быть тщательно проверено-пере­проверено. Согласитесь сами, если не хватит места гостям или во время вашей речи откажет электрооборудование, эф­фект будет снижен. Скопируйте себе этот список и пользуйтесь им при проверке места выступления.

Что нужно предусмотреть?

Розетки и удлинители. Розетки должны находиться в удобных для подключения аппаратуры местах. Подготовьте запасные удлинители. Кроме того, розетка должна быть исправна. Не верьте никому на слово - проверяйте все сами.

Электрическое оборудование. Его нужно проверить заранее. Но не просто проверить у себя дома, а именно в том месте, где предполагается выступление. Зачем? Для того чтобы выявить недостатки звучания в очень большом помещении, например. Еще для того чтобы убе­диться, что ваши слайды видны аудитории, а не залиты сол­нечным светом. И еще: вам нужно будет взять с собой за­пасные лампочки, отвертки, скотч и ножницы, если, конечно, всего этого нет у техника, который обязательно будет там и которому вы доверяете как себе.

Аудиотехника. Проверьте звук. Звук микрофона легче все­го проверить, поговорив в него. Не нужно по нему стучать, чтобы не повредить.

Обеспечение безопасности. Не забудьте о мерах безопасно­сти при использовании технических средств. Проверьте, что­бы ни один прожектор не смог приземлиться на голову VIP-персоны, сидящей прямо под ним. Проследите, чтобы провода не натягивались и люди не падали, выходя или заходя в зал. И остальные меры безопасности предусмотрите.

Пожарные выходы. Должны быть доступны.

Туалет. Желательно, чтобы дверь, ведущая в туалетную комнату, не была за вашей спиной (это необходимо учесть при выборе места выступления, в противном случае отде­лить ширмой). Думаю, что все будут отвлекаться, провожая взглядом того, кто направляется в это помещение. А потом еще раз, когда он оттуда выйдет.

Перерывы. Здесь должно быть четко все продумано. Если чай или напитки разносятся прямо в зале, то можно подать сигнал тем, кто будет все это разносить. Или, если вы решили объявить перерыв, убедитесь, что все вас слышат, а также по­нимают, куда нужно пройти для чаепития. Для этого повесьте указатели и придумайте систему знаков для обслуживающего персонала.

Шумы. Шумов может быть много. Их нужно проверить за­ранее и постараться «обезвредить». Это может быть шум от проезжающих вблизи машин (трудно исправить). Шум, доно­сящийся из рядом находящейся туалетной комнаты (настоя­тельно советую не брать такой зал для выступлений). Бой ста­ринных часов, которые привинчены к полу. Шум чего угодно. И все нужно постараться предусмотреть.

Оформление. Даже если у вас приготовлены абсолютно все украшения для зала, включая цветные кнопочки, оглядитесь на месте: а куда развешивать украшения? Если нет, позаботь­тесь об этом заранее.

Поведение во время выступления

Если вы опытный оратор, все равно вы не застрахованы от волнения и его последствий. Поэтому эти советы пригодятся всем.

Как побороть волнение

Задайте себе перед выступлением следующие вопросы:

1. Чего я боюсь?

2. Какие шансы, что будет наихудший исход событий?

3. Что я смогу сделать, если случится то, чего я боюсь?

4. Я переживаю из-за своего произношения?

5. Я боюсь, что не смогу найти нужные слова, когда зада­дут вопрос?

6. Я боюсь, что меня перебьют?

Если вы побороли волнение, то поняли, что вас беспокоит больше всего. Поэтому заготовьте ответы на каверзные воп­росы и реплики на случай, если вас перебьют. Проиграйте свои страхи: прочувствуйте ситуацию несколь­ко раз, и вы перестанете бояться. Чтобы не забыть текст, воспользуйтесь карточками или развернутым планом. Не будьте скучными, разбавьте свой текст интересными фактами, в некоторых случаях - анекдотами. Но не перебор­щите, чтобы деловая встреча не превратилась в выступление комика. Еще ужаснее, если ваши анекдоты будут не смешны­ми, не к месту и кроме вас над ними смеяться никто не будет. Думайте. Говорите ясно. Если уж пустились в долгие рассуждения, договорите до конца, не тушуйтесь, вас все равно выслушают (присутствующим ничего больше не остается). Воспользуйтесь мнениями специалистов по своему вопро­су. Если таковые будут в зале, представьте их. Если вам задали вопрос, который поставил вас в тупик, вы можете пообещать дать ответ позднее, но не забудьте дей­ствительно ответить на него! Если вас перебили, ничего плохого не будет, если вы мяг­ко скажете, что намереваетесь закончить свою речь, а потом с удовольствием выслушаете замечания оппонентов. Если дрожат руки или пересохло во рту, дайте себе несколь­ко секунд, чтобы побороть дрожь или выпить глоток воды. Главное, все делать размеренно, а не хватать стакан с водой, чтобы с жадностью осушить его. Не бросайте на стол бумаги, чтобы не выдать дрожащих рук, не нужно трясти микрофон. Остановитесь на три секунды, передохните, обведите взгля­дом зал, - это, кстати, привлечет внимание тех, кто успел най­ти себе собеседника. Чтобы не срывалось дыхание, стойте или сидите с прямой спиной, старайтесь дышать носом.

И улыбайтесь - это дает заряд бодрости не только вам, но и всей аудитории.

Владейте своим голосом

У любого звука есть 4 характеристики:

• высота тона;

• громкость;

• тембр;

• продолжительность звучания.

Учитесь слушать себя. Запишите себя на пленку и прослу­шайте свою речь. Оцените свой голос по этим четырем пара­метрам. Тренируйтесь в исправлении недостатков: слишком высокий (визжащий) тон, слишком громкий или очень тихий голос. Убирайте из своей речи слова-паразиты (ну-у-у, э-э-э-э-э, во-о-о-от и т.д.). Для того чтобы овладеть своим голосом, нужно его узнать. А узнать его будет легче и быстрее, познакомившись с ним. Абсурдно? Вовсе нет! Все певцы распеваются перед выступ­лением. И вам нужно познакомиться со своим голосом, что­бы хорошо им владеть.Как это сделать? Очень легко. Имитируйте звуки и чужие голоса, пародируйте людей. За­писывайте себя на пленку. Оцените - похоже ли. Тренируй­тесь таким образом, и увидите, что у вас есть много шансов в конечном итоге стать знаменитым пародистом. Но у нас за­дача другая - овладеть голосом. Вы им овладеете и всегда будете знать, когда он может сорваться, когда нужно снизить темп речи и т.д.

Жестикуляция

Многие люди постоянно жестикулируют. Очень трудно спра­виться с желанием взмахнуть рукой, даже когда есть риск за­деть впереди сидящего собеседника. Но с этим необходимо справляться. Легкие жесты скрасят вашу речь (посмотрите программу передачи прогнозов на любом из каналов: дикто­ры не размахивают широко руками, но и не стоят как статуи, а жестикулируют легко). Резкие жесты могут оттолкнуть от вас собеседника.

Спросите своих близких: какие жесты вы чаще всего дела­ете при волнении, когда злитесь, когда смеетесь и т.д. Если они вызывают смех не только у вас, но и у ваших друзей, сроч­но работайте над собой и постарайтесь эти жесты больше не делать.

Если есть возможность, запишите себя на пленку и про­смотрите свое репетиционное выступление без звука: как вы стоите, сидите, что вы делаете руками, ногами, головой? Что вам из этого понравилось? Что нет? Жесты могут соответствовать речи, а могут и свести на нет все ухищрения, с помощью которых вы хотели произвести хо­рошее впечатление. Поэтому за жестами нужно следить.

Для таких встреч предусмотрены определенные правила, отступление от которых вы­зывает неправильное и негативное отношение.

Встречающийся с VIP-персоной человек должен быть:

• презентабельным, вежливым, терпеливым и коррект­ным;

• конкретным в своих предложениях;

• способным как к демонстрации материала, так и к ве­дению деловых переговоров;

• способным к логическому осмыслению и просчитыванию своего поведения и VIP-персоны;

• профессионалом в своем деле;

• готовым к использованию внутренних ресурсов.

Презентабельность предполагает опрятность в одежде и обуви, хорошую стрижку (прическа).

Терпеливость - умение выслушать собеседника и понять его намерения.

Корректность - не указывать на ошибки собеседника в грубой форме.

Логическое просчитывание своего и чужого поведения -отличительное свойство хорошего специалиста по связям с общественностью.

Принципы ведения переговоров

Для того чтобы успешно вести переговоры или участвовать в них, необходимо знать ряд принципов.

1. Наглядность и конкретность. Речь должна сопровож­даться примерами: таблицами, документами, графиками, любыми показателями вашей работы. Можно использо­вать такие демонстрационные материалы, как брошюры, электронные презентации, каталоги, презентационные фильмы. Позитивное влияние оказывают ссылки на мне­ние авторитетных источников. Конкретность предпола­гает то, что вы не позволяете себе ничего лишнего в сво­ей речи, не отвлекаетесь на незначительные детали, внятно отвечаете на поставленные вопросы.

2. Умение говорить и задавать вопросы. Для того чтобы получить развернутый ответ, вопрос необходимо зада­вать четко и с посылом на открытый ответ. Например: я жду ваших предложений. Или: какими будут ваши поже­лания? В случае, если вы хотите получить конкретный ответ в форме да/нет, следует задавать «закрывающие» вопросы. Например: «Если вас устраивают наши усло­вия, мы подпишем контракт?», «Наш товар отвечает ва­шим запросам?».

3. Использование мимики и жестов. Если вы сидите или стоите, то сначала постарайтесь расположиться под углом 45° по отношению к клиенту. По мере вов­лечения в беседу вы будете разворачиваться лицом друг к другу. Если клиент сразу садится напротив вас, у него серьезные намерения. Подтвердите их своей посадкой также прямо напротив него, но сначала не располагайтесь слишком близко к нему, пусть это бу­дет расстояние 3-4 метра. Затем можно постепенно уменьшать дистанцию до 1,5-2 метров. Постарайтесь сохранять открытое выражение лица - не надо мор­щить лоб или ухмыляться. Зевать, чесаться, смотреть в потолок крайне не рекомендуется. Постарайтесь из­бежать закрытых позиций во всех их видах: не держи­те руки за спиной, не скрещивайте их на груди, не дер­гайте ногами, не сжимайте кулаки, так как это выдаст ваше напряжение и неуверенность в себе, не поджи­майте губы.

4. Подведение к подписанию контракта. Подталкивать собеседника к выбору нужно тактично, ровно столько, сколько потребуется. Вот несколько вариантов, по­могающих клиенту сделать выбор и завершить пе­реговоры:

- альтернативное завершение: «Вы возьмете три упа­ковки или пять?», «Вам подвезти контракт сегодня или через неделю?»;

- предлагающее завершение: «Когда следует доставить наш товар?»;

- обостряющее завершение: «Вам действительно это нужно?», «Теперь вы уверены на 100 %?»;

- завершение на возражение: «Если я подберу для вас нужный цвет, вы купите этот товар?», «При условии бесплатной доставки вы переведете деньги на наш счет?»;

- завершение уступкой: «Хорошо, какую скидку вы хо­тели бы получить?»;

- пробное завершение: «Вы хотите приобрести пакет услуг прямо сейчас?»;

- завершение на опасение: «Я предполагаю, что цены могут подняться из-за подорожания бензина, а вы?».

Уяснив для себя несложные правила, вы всегда будете знать, как профессионально провести переговоры.