Приложение 6. Темы для самостоятельного изучения
Тема 1. Сущность проектной деятельности
Человечество имеет дело с проектами с древних времен. Строительство египетских пирамид, возведение Великой китайской стены – это те проекты, которые в свое время были не менее значительными, чем проект «Манхетген» для создания атомной бомбы или проект «Аполлон» для доставки астронавтов на Луну.
Проектная деятельность пронизывает сегодня все сферы функционирования традиционного промышленного предприятия: в маркетинге – это проекты маркетинговых исследований, рекламных акций, вывод на рынок новых продуктов, завоевание новых рынков сбыта; в опытно-конструкторских подразделах – это проекты разработки новых продуктов, технологий; в производстве – проекты освоения выпуска новой продукции, технического перевооружения, внедрение новых технологий; в сбыте – проекты построения торгово-сбытовой сети. С вхождением предприятий в рынок актуальными становятся комплексные проекты их реструктуризации с рядом субпроектов по изменению продуктового портфеля, организационной и производственной перестройки, внедрение финансового менеджмента, контроллингу и т.п.
Рядом с традиционными предприятиями динамично развиваются проектно-ориентированные области – строительство, научно- исследовательская деятельность, рекламный, консалтинговый бизнес, разработка программных продуктов и прочие.
Вместе с тем все мы постоянно осуществляем проекты в повседневной жизни: подготовка к пикнику, ремонт неисправного крана, уборка дома к приходу гостей или курсовая работа в университете. Проекты окружают нас, мы работаем с ними почти каждый день, но редко стараемся сознательно овладеть ими, другими словами, управлять ими.
И хотя проекты осуществлялись человечеством на протяжении тысячелетий, управление проектами как специфическая область менеджмента является достижением последних десятилетий. Большой мерой она оказалась побочным продуктом масштабных проектов времен Второй мировой войны, едва ли не известнейшим из которых является уже упомянутый выше «Манхетген». Руководители его сделали попытку сознательно, ответственно и эффективно скоординировать огромный бюджет, график и сложные ресурсы; они установили себе цель перенести управление проектами из сферы случайного к категории, по крайней мере, старательно обдуманных.
В последнее время управление проектами превратилось в неотъемлемую черту западного менеджмента. В то время как мировая экономика вступала в постиндустриальную фазу, американские менеджеры осознавали то, что основы управления, разработанные для традиционного предприятия, в условиях новой, так называемой информационной, экономики «не работают». В производственной сфере ударение, как правило, делается на предсказуемости и повторяемости действий, а руководители большей частью обеспокоены стандартизацией и рационализацией производственных процессов. С усилением конкуренции и развитием информационной экономики заведомо выходит уникальность, а не повторяемость событий, которые происходят. Неотъемлемым признаком информации является динамика и постоянные изменения. Гибкость стала девизом нашего времени, а управление проектами, или же проектный менеджмент, – ключом к достижению этой гибкости.
Слово проект очень часто употребляется в нашей жизни. Разработка средств борьбы со СПИДом, консервация Чернобыльской АЭС, проведение избирательной кампании, взятие в аренду и ремонт нового офиса, внедрение новой системы стимулирования персонала или подготовка к пикнику имеют ряд общих признаков, которые характеризуют их как проекты. Это, в частности, такие признаки:
-
направленность на достижение конкретной цели;
-
базирование на координированном выполнении связанных между собой действий;
-
ограниченность во времени исполнения, определенность конкретной даты начала и окончания;
-
наличие определенного бюджета (финансового, материального и
т.п.);
-
в определенной мере неповторимость, уникальность.
В общем, именно эти пять признаков, или характеристик, отличают проекты от других мероприятий, планов, программ, инициатив. Любая из перечисленных характеристик имеет важное внутреннее содержание. Рассмотрим их детальнее.
Направленность на достижение цели. Проекты направляются на достижение определенных результатов — другими словами, на достижение цели. Именно эта цель есть движущей силой проекта, и все усилия, которые прикладываются к его планированию и реализации, направлены на ее достижение.
Проекты имеют многочисленные иерархические цели. Основной целью, например, проекта, связанного с программным обеспечением для компьютера, может быть разработка сложной системы управления базами данных. Промежуточной целью может быть тестирование системы в процессе разработки для настройки программ, а целью низшего уровня — определение дат, когда работники, которые разрабатывают проект, будут отчитываться про свои результаты на оперативном совещании.
Ориентированность проектов на достижение цели предоставляет огромный внутренний потенциал для управления ними. Прежде всего это предусматривает необходимость точного определения и формулирования целей, от высшего уровня — к низшему, к простейшим вещам. Вместе с тем проект можно рассматривать как процесс достижения тщательно избранных целей, продвижение проекта на пути его реализации связанное с пошаговым достижением целей все более высшего уровня, пока, в конце концов, не будет достигнута конечная цель.
На протяжении последних десятилетий разработана методология содействия формулированию и достижению цели. Эту методологию называют управлением задачами (management by objectives — МВО), разрабатывалась она независимо от общего развития теории и практики управления проектами. Уверенное овладение основными принципами МВО может значительно облегчить жизнь проектного менеджера — руководителя проекта.
Координированное выполнение связанных между собой действий. Сама сущность проектов определяет сложность их воплощения в жизнь. Проекты требуют выполнения многочисленных задач, жестко или гибко взаимосвязанных: некоторые промежуточные задачи не могут реализовываться, пока не завершены другие задачи; другие задачи должны выполняться параллельно и т.п. Если нарушается синхронизация выполнения разных задач, весь проект может оказаться под угрозой невыполнения.
Если поразмышлять над этой характеристикой проекта, становится понятной, что он есть системой, т. е. единым целым, которое состоит из связанных между собою частей. На протяжении последних десятилетий специалистами по управлению проектами разработаны специальные методики работы с системами. Сведенные вместе, эти методики составляют системный анализ. Руководитель проекта, который овладел основными методами системного анализа, может эффективно использовать эти знания для реализации проектов.
Временные рамки проекта. Проекты выполняются на протяжении определенного промежутка времени (хотя иногда руководителям проектов, которые отстаивают выполнение начальных графиков, кажется, что проект не завершен никогда) и имеют более или менее четко очерченные начало и конец. Проект считается завершенным, если достигнуты его основные цели. Во время выполнения проекта значительные усилия направлены именно на то, чтобы завершить его в намечеиые сроки. В этом помогают графики, где отмечается время начала и окончания работ, которые предполагаются проектом.
Следует обратить внимание на то, как это отличается от циклов производства продукции. Выпуск товаров не является ограниченным во времени и зависит лишь от наличия и уровня спроса. Если спрос исчезает, заканчивается и производственный цикл, поэтому традиционные процессы изготовления продукции не могут быть отнесены к проектам.
Наличие бюджета. Проектная деятельность, направленная на получение определенного результата в заданный промежуток времени, не может состояться без использования определенных ресурсов (материальных, человеческих, финансовых). Поэтому неотъемлемой чертой проекта есть наличие бюджета, который выделяется на обеспечение ресурсных потребностей финансирования проекта, которые отвечают его масштабам, содержанию и срокам выполнения.
Уникальность. Проекты – это определенной мерой неповторимые и одноразовые мероприятия. Вместе с тем уровень уникальности может значительно колебаться в зависимости от особенностей проекта. Скажем, если речь идет о возведении пятидесятого дома в стиле «стандарт» за программой жилой застройки, то уровень уникальности этого проекта довольно скромный. Базовые элементы такого дома идентичные элементам тех сорока девяти домов, которые были построены раньше. Тем не менее основные элементы уникальности могут отражаться в специфике земельного участка, где располагается дом, в решении наладить новую систему отопления и вентиляции или в необходимости работать с новой бригадой специалистов и др.
С другой стороны, если специалисты разрабатывают операционную систему компьютера нового поколения, они, конечно же, имеют дело с довольно уникальной задачей, так как работают над тем, что никогда раньше не делалось. Поскольку опыт минувших разработок может лишь в общих чертах подсказать им, чего надо ожидать от этого проекта, то в этом случае речь идет о риске и неопределенности.
Обобщая, можно сделать вывод, что проект – это деятельность, при которой материальные, финансовые и человеческие ресурсы организованно, новаторским путем используются для выполнения уникальной работы при ограничении во времени и затратах, чтобы достичь положительных изменений, определенных количественными и качественными параметрами.
Связь между главной целью и основными задачами проекта показана на рис. 1.
Цель (положительные изменения)
Объем работ
Организация
Качество
Расходы
Время
Рис. 1. Связь между целью и задачами проекта
Час