ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ОПИСАНИЕ ПЛАНА ПРОЕКТА

Часть 1. Общие сведения по проекту. Включает краткое описание проекта и структуру управления, обзор руководящих принципов и ограничений, общие требования к проекту и генеральной схеме этапов проекта. Схема должна показывать основные рубежи работ или ключевых событий плана проекта во времени.

Часть 2. Календарные графики к проекту. График составляет управляющий проектом с помощью исполнителей. Он должен давать общую картину основных рубежей работ, ключевых событий, которые являются жизненно важными для реализации проекта. Представляется лишь та информация, которая необходима участвующим в проекте организациям и учреждениям для определения сроков и дат, имеющих отношение к их деятельности. При необходимости иметь подробный календарный график можно воспользоваться методом ПЕРТ или диаграммой Ганта.

Часть 3. Управление проектом. Основное назначение раздела - обеспечить организации – исполнители кратким описанием структуры и принципов управления проектом.

Раздел включает: описание системы управления с деталями, позволяющими установить:

– что, кем и когда должно быть сделано по проекту;

• конкретное перечисление участников проекта с указанием их задач, полномочий и ответственности;

• перечень совещательных групп или комитетов, создаваемых в помощь управляющему проектом с указанием их задач, функций, областей деятельности и отношений (связей) к другим участникам проекта;

• копии меморандумов (что надо помнить), соглашений, заключенных для обеспечения работ проекта;

• перечень участников, привлекаемых к работам по контрактам и задач, которые они решают в управлении работами по отдельным подсистемам проекта;

• формы отчетной документации (информационная система управления), представляемой участниками и используемой управляющим проектом для наблюдения за ходом проекта;

• описание организационного положения и распределение функций среди участников проекта;

• сводки мероприятий по охране закрытой информации;

• любые специальные соглашения или условия, необходимые для обеспечения нормального хода работ;

• описание общих принципов и процедур контроля, используемых для завершения работ проекта в срок, в пределах заданной стоимости и с

соблюдением желаемых рабочих характеристик;

• положения о всех специальных группах, организуемых в рамках проекта;

• изложение руководящих принципов поведения при возникновении в ходе проекта непредвиденных обстоятельств или отказа исполнителей от участия в работах;

• процедуры периодических обзоров соисполнителями общего состояния работ проекта.

Раздел об управлении проектом является, по-видимому, самым важным, поскольку в нем заложены предпосылки всех действий, осуществляемых в рамках проекта. В этом разделе может быть предложен тот образ действия, которым надлежит руководствоваться в ходе работ проекта, и определены взаимоотношения всех участников. Составление его представляет наибольшие трудности. Для достижения взаимного понимания участниками проекта рсЬей, исполняемых ими в процессе достижения цели, требуется потратить много времени на переговоры. Если техническую сторону работ проекта можно показать сравнительно легко, то критическое значение может иметь схема межличностных отношений среди организаций, представляемых участниками работ. Хорошо продуманный план создания рабочей обстановки может иметь большое значение для предупреждения конфликтов, которые могут возникнуть, когда люди из разных организаций работают совместно над достижением общей цели.

Часть 4. Исследование рынка. В традиционном понимании рынок определяется как место, где покупатель и продавец обмениваются товарами. Рассматривая понятие рынка в связи с управлением проектом, мы должны толковать его более широко, чтобы сделать его плодотворным и совместимым с определением проекта. Поскольку мы установили, что проектом могут быть мероприятия, начиная от разработки продукции до изучения организации, получившейся в результате создания корпораций, то представление о рынке продукции или услуг также может изменяться в широких пределах. Другими словами, целью проекта может быть создание определенной услуги для организации. При этом предполагается, что организация — предполагаемый потребитель услуги — нуждается в ней или, лучше сказать, имеет спрос на нее. Если это так, то мы имеем основания заявить: рынок для проекта — это такая среда, в которой имеется спрос на создаваемый проектом продукт или услугу. Например, спрос на конкретные рекомендации, касающиеся образования корпораций, может стимулировать формирование групп проекта для изучения осуществимости такого слияния. Созданная группа проекта изучает проект и определяет затраты (объем денежных средств и возможные альтернативы их расходования), график работ (когда выгоднее всего произвести слияние и на какие этапы следует его разделить) и рабочие характеристики результата проекта (каковы будут характеристики будущей корпорации, ее прибыльность, организационное единство и т. д.).

В свете такого определения рынка раздел исследование рынка приобретает особое значение, поскольку управляющий проектом и его группа должны как можно лучше знать ту среду, в которой должен осуществляться проект.

Этот раздел содержит анализ условий среды, определяющих требования к проекту, а также разнообразные специальные сведения, которые могут оказывать влияние на структуру и функционирование проекта. При составлении этого раздела используется закрытая и конфиденциальная информация, которая должна тщательно охраняться. Данный раздел служит средством сигнализации о необходимости пересмотра или изменения требований к проекту при изменениях в окружающей среде.

Раздел должен содержать современный анализ конкурентной ситуации на рынке (т.е. конкуренцию, которую представит продукт другой компании) и оценку всех подобных потенциальных возможностей в будущем. В этом же разделе должен найти свое место прогноз состояния окружающей среды на какой-то период в будущем. Раздел, посвященный исследованию рынка, имеет первостепенное значение для проекта. Он содержит основной фонд сведений о предполагаемых условиях борьбы проекта за выживание.